Ang layunin ng isang sistema ng pagkontrol ng dokumento ay upang matiyak na ang mga dokumento na ginagamit ng iyong organisasyon ay epektibo at kasalukuyang. Maaari itong makamit gamit ang isang simpleng listahan ng mga dokumento na kilala bilang isang master list.
Mano-manong Patakaran at Pamamaraan
Ang pagkontrol ng pagkontrol ng dokumento sa loob ng iyong manu-manong patakaran at pamamaraan ay dapat na ang unang hakbang. Bilang karagdagan, dapat kilalanin ng iyong samahan ang isang administrator upang mamahala sa pagkontrol ng dokumento sa pamamagitan ng pagiging responsable para sa listahan ng mga dokumento.
Listahan ng mga Master ng Dokumento
Gumawa ng isang master list na nagpapakilala sa mga dokumentong ginamit sa loob ng iyong organisasyon upang epektibong gumana. Kasama sa mga halimbawa ng mga dokumento ang mga manual ng pamamaraan, mga manual na kalidad, mga tagubilin at mga form sa trabaho. Gamit ang isang spread sheet format, isama ang pangalan ng dokumento at ang bersyon. Kung ikaw ay tumutukoy sa isang ipinag-uutos na pamamaraan mula sa isang panlabas na pinagmulan, ang sanggunian sa pamantayan sa listahan ng master ay makakatulong sa traceability.
Proseso ng Pagbabago
Ang mga dokumentong binago ay dapat isaalang-alang sa master list. Halimbawa, ang Patakaran sa Pamantayan ng Pagkakatiwalaan at Mga Pamamaraan, bersyon B. Maaari kang lumikha ng iyong sariling sistema ng pagkakakilanlan. Ang ilang mga organisasyon ay gumagamit ng mga petsa ng rebisyon. Kapag ang isang pamamaraan ay binagong, dapat mo ring repasuhin ang anumang mga anyo o tagubilin na binanggit mo sa loob ng pamamaraan.
