Bilang isang maliit na may-ari ng negosyo, nais mong lumikha ng isang produktibong kapaligiran sa trabaho na nagsusulong ng pagkamalikhain at pagbabago. Ang isang maliit na puwang na may mga lumang kasangkapan at mga lumang computer ay maaaring makaapekto sa moral na empleyado at pangkalahatang pagganap. Samakatuwid, mahalaga na mag-set up ng isang modernong sistema ng opisina na nagpapanatili sa iyong koponan na nakatuon at motivated. Isipin ito bilang isang pamumuhunan sa iyong negosyo.
Mga Tip
-
Ang sistema ng opisina ay isang interconnected network ng mga mapagkukunan na nagsisiguro ng isang makinis na kapaligiran sa trabaho.
Ano ang Sistema ng Tanggapan?
Ang terminong sistema ng opisina ay may iba't ibang kahulugan sa iba't ibang tao. Sa pangkalahatan, tumutukoy ito sa iba't ibang mga sangkap at elemento ng isang tanggapan, mula sa mga computer at kagamitan sa trabaho sa pisikal na layout at ambiance nito. Sinasaklaw din nito ang paraan ng pakikipag-ugnay ng mga empleyado at ang pangkalahatang kultura ng opisina.
Kung wala ang mga sangkap na ito, ang opisina ay isang silid o walang laman na lugar. Ito ang mga tao at mga kagamitan na bumubuo sa espasyo na ito sa isang nakakaakit na visual na produktibong kapaligiran na nakahanay sa kanilang paningin at layunin. Sa katunayan, sinasabi ng ilang mga pinagmumulan na ang pagiging produktibo ay hanggang sa 20 porsiyento mas mataas sa mga kumpanya na may mahusay na dinisenyo puwang sa opisina _._ Ang mga empleyado ay kailangang pakiramdam na ligtas at komportable sa lugar ng trabaho at magkaroon ng access sa mga kagamitan sa kalidad upang makamit nila ang peak performance.
Ang pisikal na workspace ay may direktang epekto sa pagiging produktibo ng iyong koponan at kasiyahan sa trabaho. Ang kagalingan ng empleyado at ang pagganap ng lugar ng trabaho ay malakas na konektado. Ang mga masayang empleyado ay madarama ng higit na motivated at gagrabaho nang mas mahirap upang matulungan ang organisasyon na lumago at magawa ang mga layunin nito. Ito ay magreresulta sa mas maligayang mga customer at mas mataas na kalidad ng mga serbisyo.
Pagbutihin ang Daloy ng Impormasyon
Ang isang functional na sistema ng opisina ay matiyak na ang iyong mga empleyado ay may access sa kaalaman na kailangan nila kapag kailangan nila ito. Samakatuwid, mahalaga na bigyan mo sila ng mga modernong sistema ng kompyuter, software at kagamitan na tumutulong sa pagpapakilos ng daloy ng impormasyon. Isaalang-alang ang pamumuhunan sa mga tool ng pakikipagtulungan ng koponan tulad ng Slack at Asana, mga sistema ng VOIP, software ng opisina, ethernet at software ng pamamahala ng proyekto.
Gamit ang mga mapagkukunang ito, ang iyong koponan ay magkakaroon ng real-time na pag-access sa data at maaaring makipag-usap nang mas epektibo. Ang mga empleyado na naglalakbay o nagtatrabaho sa malayo ay maaaring magbahagi ng mga file habang naglalakbay, makipag-chat sa kanilang mga kasamahan sa web at makipagpalitan ng impormasyon nang mabilis. Ang ilang mga tool tulad ng software sa pamamahala ng proyekto ay maaaring mapadali ang mga gawain sa pag-ubos sa oras, mapabuti ang pakikipagtulungan at bumuo ng mga ulat na may mahalagang mga pananaw tungkol sa mga proyektong pinagtatrabahuhan mo.
Isaalang-alang ang Pag-hire ng Tagapangasiwa ng Tanggapan
Bilang isang may-ari ng negosyo, hindi ka maaaring magkaroon ng oras o kadalubhasaan na kinakailangan upang matiyak ang tamang paggana ng isang sistema ng opisina. Mas gusto mong tumuon sa mga pangunahing aspeto ng iyong negosyo, tulad ng pagkuha ng mga bagong kliyente o pagpapalawak ng iyong mga operasyon. Sa kasong ito, isaalang-alang ang pagkuha ng isang tagapangasiwa ng opisina. Sisiguraduhin niya na ang iyong opisina ay tumatakbo nang maayos, ayusin ang layout nito, iskedyul ng mga pagpupulong at tukuyin kung anong uri ng software at iba pang kagamitan ang kailangan ng iyong koponan.
Ang mga function ng isang manager ng opisina ay nakasalalay sa industriya at uri ng negosyo. Ang isa na nagtatrabaho para sa isang tanggapan ng batas, halimbawa, ay magkakaroon ng iba't ibang mga responsibilidad kaysa sa isang nagtatrabaho sa isang creative agency o isang kumpanya sa pananaliksik. Sa pangkalahatan, ang mga tagapangasiwa ng opisina ay may pananagutan sa:
- Pagkumpleto ng mga gawain sa pamamahala
- Nagtitinda ng mga empleyado
- Pagsasaayos ng mga kaganapan, mga pulong at kumperensya
- Pagbili ng software ng negosyo, mga kagamitan sa opisina at kagamitan
- Pamamahala ng mga badyet ng opisina
- Tinitiyak ang pagsunod ng empleyado sa mga patakaran sa kalusugan at kaligtasan
- Paghahanda ng mga ulat
- Pag-aaral ng pagkonsumo ng enerhiya
- Pagpapanatili ng mga suplay sa stock
- Pagpapanatili ng kondisyon sa opisina
- Pagtukoy ng mga walang kabuluhan at mga lugar ng pagpapabuti
- Paglutas ng mga kontrahan at pagtatalaga ng mga gawain
Higit pa rito, maaaring ipaliwanag ng mga propesyonal na ito ang teknolohiya ng teknolohiya at mga kasanayan sa pamamahala sa iyong koponan, magbigay ng pagsasanay at magsagawa ng mga pangkalahatang gawain sa IT. Ang ilan ay maaaring humawak ng payroll at accounting. Ang kanilang pangunahing papel ay upang masiguro ang makinis na paggana ng iyong opisina.
Lumikha ng Positibong Kultura sa Opisina
Bukod sa pamumuhunan sa mga kagamitan sa kalidad at pagsunod sa mga kasanayan sa kalusugan at kaligtasan, mahalaga na lumikha ka ng isang positibong kultura ng opisina. Ang iyong mga empleyado ay ang iyong pinakamahalagang mga ari-arian, kaya kailangan mong magbigay ng isang kapaligiran sa trabaho kung saan nasiyahan sila sa paggastos ng oras. Ang kultura ng kumpanya ay isang mahalagang bahagi ng isang epektibong sistema ng tanggapan.
Tumutok sa paglikha ng isang ambiance kung saan ang mga tao pakiramdam nakatuon at motivated. Maglaan ng oras upang makinig sa kung ano ang kanilang sasabihin at hilingin ang kanilang feedback nang regular. Maaari silang makabuo ng mga bagong ideya at mungkahi kung paano mabawasan ang mga gastos sa pagpapatakbo, maakit ang mas maraming kliyente o makakuha ng mga bagay na mas mahusay at mas mabilis. Hikayatin silang ipahayag ang kanilang mga opinyon at sabihin sa iyo kung ano ang kailangan nila upang gumana nang mas mahusay.
Ang simpleng mga bagay tulad ng pagbibigay ng libreng kape, paglipat sa mga ergonomic desk at pagdiriwang ng maliliit na kabutihan magkasama ay maaaring maging isang mahabang paraan patungo sa kasiyahan ng empleyado at pagiging produktibo. Sa katunayan, ang mga organisasyon na may mga nag-aatas na empleyado ay nag-ulat ng pagsuray sa 202 porsiyentong mas mataas na pagganap kaysa sa mga wala sa kanila. Ang isang mahusay na dinisenyo na opisina ng sistema ay maaaring maging eksakto kung ano ang kailangan mo upang mapalago ang iyong negosyo at makakuha ng isang competitive na bentahe.
