Ang pagpapanatiling mabuti sa iyong mga tagapangasiwa, kapantay at subordinates ay mahalaga sa isang maayos na tanggapan ng pagtakbo. Habang ang isang pulutong ng mga pang-araw-araw na impormasyon ay ipinagpapalit sa tao, sa pamamagitan ng email, o sa telepono, kung minsan ay kinakailangan na magsulat ng isang memo ng opisina na nagpupuri ng mga talakayan at mga aksyon na naganap (kabilang ang mga pagsusuri ng empleyado) at / o nagbibigay ang bawat isa ay "namumuno" tungkol sa nagbabantang pagbabago. Narito kung ano ang kailangan mong malaman upang mangolekta ng iyong mga saloobin at magsulat ng isang epektibong memo.
Kilalanin ang layunin ng memo na nais mong isulat. Subukang ibuod ito sa isang maikling pangungusap. Mga Halimbawa: Pagsasaayos para sa Mga Bagong Empleyado; Mga Bagong Pamamaraan Para sa Pagproseso sa Mga Claim sa Paglalakbay; Holiday Potluck. Ang pangungusap na ito ay bumubuo sa linya ng "Paksa" sa tuktok ng iyong memo nang direkta sa ibaba ng mga addressee.
Kilalanin ang mga indibidwal na ang memo ay pupunta sa. Kung ito ay lamang sa ilang mga tao, ang memo ay makikilala ang bawat isa sa pamamagitan ng pangalan, pamagat, at kagawaran. Kung, gayunman, ito ay pagpunta sa isang malaking grupo, sila ay makikilala ng isang kolektibong pamagat. Mga halimbawa: Lahat ng mga empleyado; Division 4 Managers; Clerical Support Staff. Ang impormasyong ito ay ilalagay sa linya ng "To" ng memo.
Tukuyin ang iyong sarili at ang iyong pamagat sa "Mula" na linya. Kahit na alam ka ng lahat bilang "Bob," dapat mong kilalanin ang iyong sarili sa pamamagitan ng iyong unang at huling pangalan.
Sundin ang "Rule of 3" sa pagtatayo ng nilalaman ng iyong memo; partikular na, sabihin sa iyong mga mambabasa kung ano ang sasabihin mo sa kanila, sabihin sa kanila kung ano ito, at tapusin sa pamamagitan ng pag-ulit ng kung ano ang sinabi mo sa kanila. Halimbawa, marahil ang iyong memo ay tungkol sa pagpapaalala sa iyong mga empleyado na ang mga pagkaantala ng panahon ng kapaskuhan ay nagiging popular na oras para sa mga magnanakaw na magnakaw ng mga bagay tulad ng mga pitaka at mga personal na bagay na natitira sa paningin. Ang unang talata ay magpapayo sa kanila ng pangangailangan na maging maingat. Ang ikalawang talata ay naghahatid ng mga tip tungkol sa pag-lock ng mga mesa at mga pintuan at pagiging mas may kamalayan sa mga bisita. Ang ikatlong talata ay nagrerekomenda ng mga pagkilos na gagawin kung kanilang obserbahan ang kahina-hinalang pag-uugali o biktima ng isang pagnanakaw sa opisina.
Gumamit ng mga puntos ng bullet para sa mga memo na nagbibigay ng nilalaman ng pamamaraan o anumang uri ng checklist. Ang mga ito ay mas madaling sundin at maunawaan kaysa sa pag-embed ng mga ito sa isang talata ng salaysay.
Obserbahan ang panuntunan ng 1-inch margin sa kaliwa at kanang panig at sa ibaba ng pahina. Ang tuktok ng iyong pahina ay marahil ang ilang mga form ng letterhead o isang template na drop ang iyong pinakamataas na margin down ilang mga pulgada. Kung wala kang letterhead, maaari kang lumikha ng magandang larawan sa iyong sarili sa pamamagitan ng pagsasentro sa salitang "Memo" sa naka-bold na 2 o 3 pulgada pababa mula sa tuktok ng pahina. Ang "To:", "From:" at "Subject:" ay i-type sa kaliwang margin. Ang katawan ng memo ay nag-iisa.
Gumamit ng 12 pt. font na magiging madali para sa iyong mga tatanggap na magbasa. Ang pamantayan ng Times New Roman at Courier ay karaniwan; Ang Bookman at Palatino ay katanggap-tanggap din.
Tiyak na pinatunayan ang iyong nilalaman bago i-print ito.
Photocopy ng maraming mga kopya na kailangan mo at ipamahagi ang mga ito sa mga tatanggap.
Mga Tip
-
Hangga't maaari, panatilihin ang iyong memo sa isang pahina. Sa kasing dami ng dapat gawin ng bawat isa sa isang opisina, ang anumang memo na napupunta sa maramihang mga pahina ay malamang na ilaan para sa pagbabasa sa ibang pagkakataon at sa huli ay papunta sa ilalim ng stack. Kung ang nilalaman ay isang kagyat na kalikasan o tungkol sa isang paparating na pagpupulong na kailangan nilang ilagay sa kanilang mga kalendaryo, siguraduhin na ito ay nakasalalay sa linya ng paksa upang ang iyong mga mambabasa ay hindi makaligtaan ito.
Babala
Kung ang nilalaman ng iyong memo ay negatibo o marahil ay nakasulat sa diwa ng isang nakakagulat na sandali, itakda ito para sa ilang oras o hanggang sa susunod na araw at basahin ito muli.
