Inirerekomenda ng mga pinakamahuhusay na kasanayan sa pamamahala ng kontrata ang regular na pagsusuri sa pagsunod sa kontrata Gayunpaman, hindi katulad ng mga audit statement sa pananalapi, na karaniwan ay nangyayari taun-taon, mas madalas ang mga review ng kontrata. Halimbawa, ang isang iskedyul ng pag-audit para sa mga kontrata ng engineering at konstruksiyon ay kadalasang kinabibilangan ng mga buwanang pag-audit ng pagbabayad, pati na rin ng isang quarterly, semi-taunang o taunang pagsusuri para sa mga mas mahabang proyekto. Ang ganap na pag-unawa sa mga pamamaraan sa pag-audit sa pagsunod ay nagdaragdag ng pagkakataon na makukuha mo ang mga pagkakamali na kung hindi man ay maaaring magresulta sa wasteful na paggastos at sobrang gastos.
Magtatag ng Mga Layunin sa Audit
Kung saan ang pagsusuri ay nangyayari sa loob ng ikot ng buhay ng kontrata ay tutukoy sa mga layunin ng pag-audit. Ang isang kontrol sa pag-audit - isang nagaganap nang maaga sa ikot ng buhay ng kontrata - ay karaniwang tumutuon sa pagsusuri sa mga proseso ng kontratista at mga panloob na kontrol. Ang layunin ay upang mapagbuti ang mga komunikasyon at kilalanin at i-streamline ang mga proseso sa panganib para sa overspending. Ang isang pag-audit sa pagbawi - ang nagaganap sa buwan o bago ang huling pagbabayad ng kontrata ay dapat maghanap ng mga pagkakaiba sa pagsingil, tulad ng di-wastong, sobrang sobra at duplicate na singil. Ang layunin ay upang maiwasan ang mga error sa pagsingil at mabawi ang mga overpayment.
Magtipon ng Koponan ng Audit
Sa pagpapasya sa laki at komposisyon ng koponan ng audit, tingnan ang sukat at pagiging kumplikado ng kontrata. Sa pinakamaliit, ang parehong mga koponan sa pag-kontrol at pagbawi ng audit ay dapat kabilang ang tagapamahala ng kontrata, isang kinatawan mula sa departamento ng accounting at isang neutral na third party. Gayunpaman, ang mga malalaking o komplikadong kontrata ay maaaring mangailangan ng mga karagdagang miyembro ng koponan na pamilyar sa mga pamamahala ng kontrata at mga pamamaraan sa pag-audit. Kung ang pag-iiskedyul ng pag-iiskedyul ng mga mapanlinlang na gawain, maaaring kailanganin na dalhin ang isang nakaranas ng forensic accountant o imbestigador ng pandaraya.
Control Audit Procedures
Ang pag-audit ng control ay mukhang pangunahin sa mga pamamaraan sa pagsingil at pagbabayad at mga kontrol sa pag-iwas. Kasama sa mga pamamaraan ang isang masinsinang pagrepaso sa kontrata at pareho ng mga kontratista at mga account na pwedeng bayaran sa pagsingil at mga pamamaraan sa pagpasok ng data sa pagbabayad. Ang pagsusuri ay naghahanap ng sapat na mga panloob na kontrol tulad ng paghihiwalay ng mga tungkulin, isang awtorisasyon at seguridad ng impormasyon. Maaaring kabilang sa mga pagsusulit ang paglikha, pagproseso at pagbabayad ng isang sample na invoice, kadalasang nagpapakilala ng mga error sa sinadyang upang makita kung ang umiiral na mga kontrol ay epektibo.
Mga Pamamaraan sa Pag-audit ng Pagbawi
Ang pag-audit sa bawing buwanang nag-uumpisa sa huling ulat ng gastos sa trabaho ng kontratista sa mga halagang sisingilin sa kasalukuyang panahon. Nagsisimula ang mga auditor sa pagrepaso sa ulat ng gastos sa trabaho at paghahambing nito sa kontrata sa pagsingil at pagbabayad. Batay sa pagkakaroon ng anumang mga pulang bandila, ang mga auditor ay maaaring pumili at subukan ang ilan o maraming mga transaksyon ng sample para sa iba't ibang mga uri ng mga gastos tulad ng paggawa, mga materyales, mga gastos sa administrasyon at sa itaas. Ang mga pagsusuri sa transaksyon ay karaniwang binubuo ng mga pagkalkula at pagtatayo ng mga trail ng pag-audit. Ayon sa KPMG, isang audit, buwis at advisory firm na serbisyo, ang mga auditor ay naghahanap ng mga pagkakaiba tulad ng makabuluhang overtime, cost reclassifications, cost accruals, hindi pangkaraniwang o nawawalang paglalarawan ng gastos, malalaking o hindi pangkaraniwang halaga ng dolyar, mga gastos na natamo bago ang kontrata ay nagsimula at overhead ng home office mga gastos.
Lumikha ng isang Ulat ng Follow-up
Kasunod ng pag-audit, ang koponan ay naghahanda at nagsusumite ng pangwakas na ulat sa may-ari ng negosyo at sa kontratista, kadalasan sa isang pulong sa harap-harapan. Kahit na natuklasan ng mga natuklasan kung gaano karaming impormasyon ang naglalaman ng ulat, ang focus ay ang pagkilala, pagpapaliwanag at pagbibigay ng mga rekomendasyon para sa pagwawasto ng mga pagkakaiba o di-epektibong pamamaraan. Sinasabi rin ng mga auditor ang mga layunin, pati na rin ipaliwanag ang mga pagsusuri sa kontrata at mga pamamaraan sa pagsusuri ng pagsusuri.
