Ang mga kuwenta na babayaran ay isang kritikal na bahagi ng iyong mga rekord sa pananalapi at maaaring mapailalim sa pandaraya nang walang maingat na pagkakasundo at pangangasiwa. Ang mga malalakas na mga account na pwedeng bayaran ang mga pamamaraan ng pag-audit ay maaaring matiyak ang katumpakan at pagiging maagap ng iyong mga pagbabayad sa bill. Ang mga pinakamahuhusay na account na pwedeng bayaran ang mga pamamaraan ng pag-audit ay nagbibigay-daan sa isang halo ng mga pang-araw-araw na tseke, nakagawiang mga panloob na kontrol at panlabas na mga pamamaraan sa pag-audit
Mga Paraan ng Pag-uugali
Dapat bayaran ang mga account na dapat bayaran araw-araw upang i-reconcile ang mga pagbabayad sa naitala na mga entry. Ang anumang pagkakaiba sa pagitan ng kabuuang halaga na binayaran at ang kabuuang naitala ay dapat suriin at makipagkasundo kaagad. Ang pangangasiwa ng pangangasiwa sa bawat indibidwal na kasangkot sa mga account na dapat bayaran ay dapat mahigpit at dapat isama ang regular na pagsubaybay sa mga aktibidad. Ang mga tagapamahala ay dapat na sanayin upang panoorin ang anumang mga palatandaan ng maling pag-uugali ng mga tauhan na pwedeng bayaran.
Ang mga pamamaraan sa pag-sign-off na makakatulong na magtatag ng isang trail ng pag-audit ay dapat na isasabatas. Ang mga pag-sign na ito ay dapat isama ang pagsusuri sa pamamahala sa araw-araw na mga pagkakasundo, mga ulat sa buwanang pagkakaiba at mga indibidwal na pag-sign para sa mga malalaking transaksyon upang matiyak na ang lahat ng impormasyon ay tama.
Panloob na Mga Kontrol
Ang mga panloob na kontrol para sa mga dapat bayaran ay dapat isama ang mga kinakailangan sa lagda ayon sa mga halaga ng pagbabayad. Isaalang-alang ang pagpapatupad ng ilang mga tier ng mga kinakailangan sa lagda. Halimbawa, maaari mong hilingin ang lagda ng isang tagapamahala ng accounting para sa mga item na higit sa $ 5,000, isang executive sign-off para sa mga item na higit sa $ 10,000 at dalawahan na lagda na kinakailangan para sa mga pagbabayad na higit sa $ 25,000. Itugma ang iyong mga kinakailangan sa lagda sa iyong mga kabuuan ng kita at ang pagkamaramdamin ng iyong negosyo sa pandaraya para sa pinakamataas na benepisyo.
Magtatag ng mga karaniwang pamamaraan ng pagkontrol para sa mga account na pwedeng bayaran. Isama ang mga pagsusuri sa lugar sa mga indibidwal na pagbabayad upang matiyak ang katumpakan. Halimbawa, suriin ang limang mga payutang araw-araw at suriin ang halaga ng pagbayad at impormasyon ng nagbabayad at tiyakin na ang mga talaan ng accounting ay nakumpleto ng tama.
Sa panahon ng mga pamamaraan ng pagsasara ng libro sa katapusan ng isang buwan o panahon ng pananalapi, isama ang mga pamamaraan sa pag-sign-off para sa lahat ng gawaing maaaring bayaran na may bayad na kabuuan at mga pagkakasundo ng account. Bukod pa rito, panatilihin ang isang tumatakbo na ulat na sinusubaybayan ang mga antas ng pagbabayad mula sa mga account na pwedeng bayaran sa pagpoproseso. Kung ang mga antas ng pagbabayad ay biglang tumaas o bumaba, ang isang awtomatikong pagsisiyasat sa mga sanhi ay maaaring magtungo sa mga potensyal na problema.
Panlabas na Pag-audit
Karamihan sa mga panlabas na pag-audit ay kinabibilangan ng mga account na pwedeng bayaran bilang lugar ng pagsubok. Ang mga panlabas na pagsusuri ay dapat na kumuha ng detalyadong mga account na pwedeng bayaran na listahan at sumunod na mga kabuuan mula sa mga detalye sa pamamagitan ng lahat ng mga talaan ng accounting sa kabuuang buod at dapat isama ang withdrawals ng bangko. Piliin ang mga item na dapat piliin para sa malalim na pagsubok. Pumili ng mga payee ay dapat makipag-ugnay upang i-verify ang resibo ng mga pagbabayad. Bukod pa rito, dapat na masuri ang mga karaniwang rekonsiliyasyon para sa katumpakan at lohikal na pagproseso. Anumang reconciliations na may malaking pagkakaiba ay dapat na sinisiyasat ganap.
Ang panlabas na pagsusuri ay dapat subukan para sa mga hindi nakatalang pananagutan. Isaalang-alang ang pagpili ng lahat ng mga invoice sa isang tinukoy na threshold at isang random na seleksyon ng mga regular na mga invoice para sa malalim na pagsusuri. Tingnan ang mga rekord ng pagbabayad, mga kredito para sa mga pagbalik, mga natanggap na kalakal ngunit hindi invoice, at anumang mga invoice-specific account. Tiyakin na ang bawat invoice ay maayos na naitala sa wastong tagal ng panahon. Suriin ang account para makita kung ito ay naitala bilang isang pananagutan o kung ito ay maayos na hindi kasama mula sa tagal ng panahon.
