Huwag umasa sa mga tawag sa telepono upang makuha mo ang mga resulta na kailangan mo. Kapag nagsasalita sa telepono na may serbisyo sa customer, mga kompanya ng seguro, mga negosyo, o sinumang iba pa tungkol sa isang mahalagang paksa, kailangan mong sundan ang isang kumpirmasyon na sulat upang lumikha ng nakasulat na rekord para magamit sa hinaharap.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
word processor
-
papel
-
sobre
-
stamp
Ang isang liham ng kumpirmasyon ay isang paraan upang gumawa ng isang nakasulat na tala ng isang pag-uusap sa telepono na maaaring magamit sa ibang pagkakataon upang patunayan kung ano ang tinalakay. Ang pagkumpirma ng titik ay nagagawa ng tatlong bagay: 1) tumutulong sa mga partido na subaybayan ang mga pananagutan; 2) ay nagsasabi sa addressee na ang pag-uusap ay hindi nakalimutan; at 3) ay maaaring gamitin bilang katibayan sa mga pamamaraan ng hukuman upang patunayan ang iyong bersyon ng mga kaganapan.
Planuhin ang iyong sulat bago makipag-usap sa iyong telepono sa pamamagitan ng paggawa ng checklist ng mga bagay upang talakayin. Para sa bawat item na talakayan, matukoy kung sino ang may pananagutan at kailan matatapos ang item. Kung mayroong anumang mga contingencies, kilalanin ang mga ito.
Pagkatapos ng pag-uusap ng iyong telepono, simulang isulat ang iyong sulat. Isama ang isang petsa, ang addressee at isang linya ng paksa. Isulat ang sulat nang malinaw at maikli. Ang sulat ay dapat na tunay at tumpak. Iwanan ang komentaryo, haka-haka at emosyon. Bilang isang patakaran, huwag gumamit ng mga tandang pananaw. Huwag subukang panakot o manakot. Tandaan, ang sulat ay maaaring mabasa sa isang hukom o hurado, at ayaw mong makilala bilang kasuklam-suklam o hindi makatwiran.
Simulan ang sulat na may "Ang sulat na ito ay upang kumpirmahin ang pag-uusap ng telepono sa petsa tungkol ___. "Pagkatapos ay tumpak na ilarawan kung ano ang tinalakay sa pagtukoy kung sino ang nagsabi. Siguraduhing isama mo ang lahat ng mahalagang impormasyon, kasama na ang may pananagutan para sa item na aksyon, kapag ito ay dapat makumpleto, at anumang mga contingencies. ipaalam sa akin sa sulat sa lalong madaling panahon kung ang anumang bagay na inilarawan sa itaas ay hindi tumpak. "Pagkatapos ay lagdaan ang sulat.
Siguraduhin na gumawa ka at panatilihin ang isang kopya ng naka-sign na sulat, pagkatapos ay i-mail ito. Kung ang paksa ng sulat ay kritikal at mayroon kang dahilan upang maniwala na ang addressee ay maaaring tumanggi pagtanggap ng sulat, pagkatapos ay ipadala ang sulat sa pamamagitan ng sertipikadong mail. Kung mayroon kang email address ng addressee, ang email ay okay lang.
