Ang pagbili ay isang departamento sa loob ng pinansiyal na dibisyon ng isang kumpanya na nagsisiguro na ang mga supply at materyales na kinakailangan ng iba pang mga kagawaran ay mabibili nang mahusay. Ang lahat ng iniutos para sa bawat departamento ay dapat dumaan sa departamento ng pagbili. Kahit na ang mga kumpanya ay may iba't ibang mga alituntunin sa pagbili, ang lahat ng mga kumpanya ay may mga karaniwang pamamaraan sa pagbili.
Mga Order ng Pagbili
Ang bawat serbisyo, materyal o panustos na hinihiling ng bawat kagawaran ay dapat isumite bilang isang utos ng pagbili. Ang order sa pagbili ay isang numero ng accounting upang matiyak na ang tamang halaga ay binabayaran sa vendor o supplier. Sinusubaybayan din ng numero ang order upang matiyak na natatanggap ito sa isang napapanahong paraan pati na rin sa nais na kalidad at dami na kinakailangan. Ang pagbili order ay ginagamit din ng vendor o supplier kapag nag-charge ang kumpanya pagkatapos ng paghahatid ng order.
Pagbili ng Mga Quote
Ang departamento ng pagbili ay may pananagutan sa paghahanap ng hiniling ng produkto, serbisyo o supplies. Hinahanap ng isang ahente ng pagbili ang iba't ibang mga supplier, hiniling ang mga quote at nagpasiya kung aling vendor ang nakakatugon sa mga pangangailangan ng mga kahilingan ng departamento. Ang pamamaraan ng pagbili ay binabalangkas ang proseso kung saan ang kagawaran ng pagbili ay gumagawa ng mga kahilingan ng quote mula sa mga supplier at vendor. Ang bawat tagapamahala ng departamento ay dapat ipagbigay-alam ang departamento sa pagbili tungkol sa eksaktong kinakailangang bagay, ang mga detalye ng mga bagay na ninanais at ang dami na kinakailangan upang patakbuhin ang kani-kanilang departamento.
Pamamaraan sa Pagsubaybay
Kapag binigyan ng departamento ang departamento ng pagbili ang impormasyon tungkol sa serbisyo, suplay o materyal na kinakailangan, sinusubaybayan ng ahente ng pagbili ang order sa buong proseso. Ang ahente ng pagbili na itinalaga sa pagkakasunud-sunod ay dapat mag-follow up sa vendor kung may pagbabago o mag-update at subaybayan ang pagkakasunud-sunod hanggang natanggap ito. Matapos matanggap ang item, tinitiyak ng departamento ng pagbili ang tamang order at sa loob ng mga kinontratang detalye.
