Magtatag ng Buy-In
Ang proseso ng proyekto portfolio ay isang paraan na maaaring mapakinabangan ang potensyal na output ng lahat ng mga proyekto na isinagawa ng iyong samahan sa isang naibigay na oras, na napapailalim sa limitadong mapagkukunan na limitasyon. Bago simulan ang iyong mga pagsusumikap sa pamamahala ng portfolio ng proyekto, itaguyod ang isang kapaligiran ng pag-unawa at kooperasyon sa mga pangunahing gumagawa ng desisyon sa iyong samahan. Maaaring kabilang sa proseso ng proyekto portfolio ang pagtatapos ng kasalukuyang mga proyekto na maaaring maging matagumpay at napapanahon sa pabor ng mga proyekto na may mas malaking pang-ekonomiya o strategic na epekto sa iyong mga operasyon. Mahalaga na maunawaan ng mga tagapamahala ang konsepto na ito upang maiwasan ang anumang damdamin ng pagkagalit kapag nangyari ito. Pasiglahin ang isang saloobin batay sa koponan sa pagpili ng proyekto sa halip na makilala ang mga maliliit na grupo ng mga empleyado na may mga partikular na proyekto. Ito ay maiiwasan ang mga damdamin ng pagtanggi na nagmumula sa mga pangkat ng proyekto na muling nakatalaga o nahati sa pagitan ng mga bagong proyekto.
Prioritize
Sa panahon ng proseso ng pamamahala ng portfolio ng proyekto, ikaw ay maglalaan ng mga mapagkukunan kabilang ang oras, pera, produktibo ng empleyado, at teknolohiya sa mga proyektong iyon na pinakamalakas sa profitability ng iyong kumpanya. Bago isaalang-alang ang anumang mga tiyak na proyekto, bumuo ng isang listahan ng mga prayoridad kung saan upang hatulan ang bawat isa. Patuloy na subaybayan ang iyong listahan ng priyoridad at iakma ito sa pagbabago ng mga istratehikong layunin at umuusbong na klima ng negosyo. Ang mga bagay na dapat bigyan ng prioridad ang iyong mga proyekto ay maaaring magsama ng gastos, kontribusyon sa kita, epekto sa marketing, mga frame ng oras, at tagumpay ng mga tukoy na layunin.
Tukuyin ang Kapasidad at Demand
Ang lahat ng mga organisasyon ay nahaharap sa problema ng paggamit ng limitadong mga mapagkukunan sa pinakamabisang paraan. Ipunin ang impormasyon sa iyong kapasidad sa mapagkukunan at mga hiniling na mapagkukunan ng bawat proyekto bago gamitin ang iyong listahan ng prayoridad upang matukoy kung aling mga proyekto ang gagawin. Ang kabuuang demand na mapagkukunan ng lahat ng mga napiling proyekto ay hindi maaaring lumampas sa kakayahan ng mapagkukunan ng iyong kumpanya. Halimbawa, kung ang iyong kompanya ay may sampung computer at dalawampung empleyado na magagamit para sa proyekto, hindi ka maaaring pumili ng isang portfolio ng mga proyekto na nangangailangan ng dalawampu't tatlong mga empleyado at labing-isang computer. Ang mga hadlang sa badyet ay isa ring malaking kadahilanan kapag tinutukoy ang pinakamainam na pagsasama ng proyekto.
I-optimize ang Portfolio ng Proyekto
Gamit ang iyong listahan ng mga prayoridad at impormasyon na may kaugnayan sa kapasidad ng mapagkukunan at mga mapagkukunang hinihingi ng mga indibidwal na proyekto, ikaw ay handa na ngayong pumili ng isang set ng mga proyekto upang magsagawa na mapalaki ang strategic na kaugnayan para sa iyong kumpanya. Tandaan na ang mga proyekto na hindi pinili sa simula ay hindi kinakailangang alisin; Ang mga mas mababang proyekto sa priyoridad ay maaaring isagawa kapag ang mga mapagkukunan ay napalaya sa pamamagitan ng pagkumpleto ng mga mas mataas na proyekto ng priyoridad.
Maraming mga pakete ng software na umiiral upang tulungan ka sa proseso ng proyekto portfolio, ngunit para sa mas simpleng mga portfolio ng proyekto ang isang puno ng desisyon ay maaaring gamitin upang ilatag ang lahat ng mga posibilidad na may kaugnayan sa kumbinasyon ng mga napiling proyekto. Sundin ang link sa dulo ng artikulong ito para sa isang halimbawa ng puno ng desisyon ng proyekto.
Una, ilista ang bawat proyekto, kasama ang kabuuang gastos at mga kinakailangan para sa mga empleyado, teknolohiya, at iba pang mga mapagkukunan. Pagkatapos, iisa ang mga proyekto na pinakamataas na marka ayon sa iyong mga priyoridad sa proyekto, at pagkatapos ay pumili ng isang portfolio ng mga proyekto upang sumailalim. Tandaan, ang kabuuang pangangailangan ng mapagkukunan ng lahat ng mga napiling proyekto ay dapat na mas mababa kaysa sa iyong kabuuang kapasidad na mapagkukunan. Habang ang mga bagong potensyal na proyekto ay ipinakilala sa iyong samahan, at habang ang mga kasalukuyang proyekto ay nakumpleto, muling bisitahin ang proseso ng proyekto portfolio upang magpasya kung aling mga bagong proyekto ang karapat-dapat sa mga bagong magagamit na mapagkukunan batay sa iyong na-update na priyoridad listahan at mga mapagkukunang kapasidad.
