Ang pag-host ng pulong ng negosyo para sa mga Hapon ay kapareho ng anumang iba pang pulong ng negosyo: sumangguni sa mga kalahok sa pamamagitan ng kanilang mga huling pangalan (pamilya) (at kung nagsasalita ka sa wikang Hapon, sundin ang pangalan ng pamilya na may parangal -san); abisuhan ang mga kalahok ng panimulang oras na maaga bago; magbigay ng pagpili ng kape, tsaa o tubig; magsimula sa oras; huwag matakpan ang mga tao kapag nagsasalita sila; manatili sa paksa; maiwasan ang paggamit ng katatawanan; at maging handa para sa direktang, personal na mga tanong.
Paghahanda
Ipaalam sa lahat ng mga kalahok sa oras ng pagsisimula nang maaga, at tiyakin na ang bawat isa-Hapon at di-Hapon magkakaisa-nauunawaan na ang pulong ay magsisimula sa oras na ito. Ang kultura ng Hapon ay may mataas na diin sa pagsasaalang-alang para sa iba, at ang pagiging maagap ay isang tanda ng paggalang.
Pumili ng isang tahimik na lokasyon kung maaari. Maraming Hapon ang nagsasalita ng Ingles, o nag-aral ng Ingles, ngunit ang mga background noises ay maaaring maging mahirap na sundin ang mga pag-uusap. Ang pagkakaroon ng pulong sa isang tahimik na lokasyon ay titiyakin ang isang komportableng pakikinig na kapaligiran.
Magbigay ng isang pagpipilian ng mga inumin. Taliwas sa mga sikat na stereotypes, hindi lahat ng mga Hapon ay umiinom ng tsaang Hapon, lalo na hindi sa mga pulong sa negosyo sa mga di-Hapones na tao. Ito ay pinakamahusay, kung maaari, upang magbigay ng mga kalahok na may isang kapilian ng kape, tsaa, Japanese tea at tubig.
Siguraduhing may sapat na espasyo sa talahanayan para sa mga tao na mag-ipon ng mga papel at, kung kailangan nila, isang elektronikong diksyunaryo. Muli, maraming Hapon ang nagsasalita ng Ingles, ngunit maaaring gusto nila, paminsan-minsan, upang suriin ang kahulugan ng mga hindi nakakubli o hindi kilalang mga salita na ginamit sa pulong.
Pahintulutan ang oras bago magsimula ang pulong para sa mga tao upang makipagpalitan ng mga business card at impormal na ipakilala ang kanilang sarili sa isa't isa. Ang pagpapalitan ng mga business card ay isang makabuluhang at sapilitan na batas para sa mga tao sa negosyo ng Hapon.
Pagsisimula ng Pagpupulong
Signal na ang pulong ay magsisimula, na nagpapahintulot sa mga tao na isaayos ang kanilang sarili at maghanda.
Ipakilala ang mga kalahok. Kung ikaw ay nagsasagawa ng pagpupulong sa wikang Hapones, gamitin ang estilong Hapon ng pagpapakilala: unang organisasyon, pangalawang pangalan ng pamilya na sinundan ng "-san." huling pangalan. Maaari mong piliin na hayaan ang mga kalahok na ipakilala ang kanilang sarili; ito ay ganap na katanggap-tanggap, at, kung sa wikang Ingles, ang Japanese na tao ay maaaring tamasahin ang hamon sa pagpapakita ng kanilang kakayahan sa Ingles sa harap ng grupo.
Ulitin muli ang layunin at mga layunin ng pulong. Ito ay dapat na inihayag muna, ngunit ito ay makakatulong sa mga tao kung sila ay mapaalalahanan. Ang pananatili sa paksa ay isang tanda ng konsiderasyon sa Japan.
Pagsasagawa ng Pagpupulong
Huwag matakpan ang mga tao kapag nagsasalita sila. Payagan ang mga nagsasalita ng oras upang gawin ang kanilang punto. Sa bansang Hapon, ang mga tao ay may posibilidad na ipaliwanag ang mga punto sa pamamagitan ng unang pagbibigay ng mga dahilan at pagkatapos ay nagpapahiwatig ng punto, samantalang ang mga tao sa kultura ng Western ay unang nagsasabi ng punto at pagkatapos ay magbigay ng mga dahilan. Ang iba't ibang estilo ng komunikasyon na ito ay maaaring maging isang mapagkukunan ng pagkainip sa bahagi ng mga taga-Kanluran, at ang pinakamagaling na paghawak sa pamamagitan ng hindi nakakaabala.
Manatili sa paksa. Panatilihin ang anumang mga tulong o anecdotes para sa pagtatapos o sa pagpupulong.
Iwasan ang paggamit ng katatawanan. Kahit na ang kultura ng Hapon ay nagbabago, at ang katatawanan ay karaniwan sa bansang Hapon, pinakamahusay pa rin ang maiwasan ang katatawanan sa mga pulong sa negosyo. Ang katatawanan ay maaaring maging isang palatandaan ng pagkakaibigan para sa mga Amerikano, ngunit para sa mga tao sa negosyo ng Hapon ito ay maaaring maging tanda ng kawalang-hanggan, at nagpapatakbo din ng panganib na hindi pagsira sa pamamagitan ng wika- o hadlang sa kultura.
Maging handa para sa direktang mga tanong. Ang website na "Foreign Translations" ay nagbababala sa mga mambabasa na ang mga Hapon ay may posibilidad na maging direktang sa kanilang mga katanungan kapag nakikilala ang mga bagong tao (tingnan ang Reference 1). Mga tanong tulad ng "Gaano karaming pera ang iyong ginagawa?" "Nag-iisa ka ba?" o "Ilang taon ka na?" maaring mangyari. Kung hindi ka komportable sa pagsagot sa mga naturang katanungan, maghanap ng isang magalang na paraan upang paliitin ang tanong at huwag ipakita ang pagkakasala.
