Kung nag-order ka ng merchandise, nag-aaplay para sa isang posisyon, humihiling ng mga pondo, pagpapahayag ng pagpapahalaga o pagrereklamo, tuwing nakikitungo ka sa isang samahan, dapat kang magsulat ng isang sulat ng negosyo. Dapat mong sundin ang mga itinakdang pamamaraan at isama ang mga kinakailangang sangkap sa bawat liham na isulat mo. Magsimula sa isang sheet ng letterhead na papel na naglalaman ng address ng iyong organisasyon. Bilang kahalili, maaari kang lumikha ng iyong sariling personal na header na kasama ang iyong buong pangalan, address, postal code, numero ng telepono at email address.
Petsa
Mag-iwan ng hindi bababa sa isang blangko na linya sa pagitan ng letterhead o header at ang petsa. Gamitin ang format ng petsa ng Amerikano, halimbawa, Mayo 23, 2011, kapag nagsusulat sa mga organisasyon sa loob ng Estados Unidos. Huwag gumamit ng subscripts tulad ng 2nd. Maaari mong iwanang bigyang-katwiran ang petsa o tab sa puntong gitna at i-type ang petsa.
Inside Address
Ang address sa loob o address ng tatanggap ay nagsisimula ng isang pulgada (tatlong blangko na linya) sa ibaba ng petsa. Ito ay palaging natitira. I-double check ang pagbaybay ng pangalan ng tatanggap at ang mailing address. Isama ang isang personal na pamagat, tulad ng Mr, Mrs, Dr., Ms o Miss, at isang pamagat ng negosyo tulad ng Marketing Director. Kung hindi ka sigurado tungkol sa alinman sa pamagat, tawagan ang receptionist sa samahan.
Pagbati
Mag-iwan ng blangko na linya pagkatapos ng address sa loob. Kung alam mo ang tatanggap, maaari mong gamitin ang kanyang unang pangalan, halimbawa, Mahal na Maria. Sa ibang mga kaso, gamitin ang kanyang personal na pamagat at apelyido, halimbawa: Mahal na Mrs Johnson. Kung hindi ka sigurado tungkol sa kasarian ng tatanggap, gamitin ang buong pangalan. Maaari kang magsama ng kuwit o colon pagkatapos ng pagbati o alisin ang anumang bantas.
Katawan
Mag-iwan ng blangko na linya pagkatapos ng pagbati. Isang puwang at pakaliwa ay bigyang-katwiran ang mga talata sa katawan ng liham. Ang karamihan sa mga titik ay naglalaman ng hindi bababa sa tatlong talata. Sa unang talata, ipakilala ang layunin ng sulat. Kung tumutugon ka sa isang advertisement ng trabaho, pangalanan ang posisyon at tukuyin ang pinagmulan nito. Halimbawa, maaari mong isulat ang "Ang posisyon ng Marketing Director na na-advertise sa online ay tumpak na naglalarawan sa aking mga kakayahan at kakayahan."
Ang pangalawa at pangatlong talata ay naglalaman ng mga tiyak na detalye na sumusuporta sa layuning ito. Halimbawa, kung nagrereklamo ka tungkol sa isang produkto o serbisyo, isama ang petsa ng pagbili, numero ng invoice at ang dahilan para sa iyong kawalang kasiyahan.
Gamitin ang pangwakas na talata upang isulat ang layunin at ang inaasahang tugon. Halimbawa, writie "Mangyaring makipag-ugnay sa akin mismo kung mayroon kang anumang mga katanungan o mga komento tungkol sa aming bagong linya ng produkto. Inaasahan ko ang paghahatid ng mga pangangailangan sa iyong negosyo para sa maraming taon na dumating." Mag-iwan ng blankong linya sa pagitan ng bawat talata.
Pagsasara
Mag-iwan ng blankong linya pagkatapos ng huling talata ng liham. Tapusin ang sulat na may naaangkop na komplimentaryong pagsasara tulad ng Taos-puso, Iyo ayon sa iyo o sa iyo. Kung ang isang colon o comma ay sumunod sa pagbati, magsama ng kuwit matapos ang pagsasara. Mag-iwan ng tatlo hanggang apat na blangko para sa iyong lagda. Tapusin ang iyong makipot na pirma at pamagat, halimbawa, John Stewart, Sales Manager.
