Ang mga minuto ng pulong ng Simbahan ay nagbibigay ng opisyal at legal na rekord ng mga aksyon ng lupon o komite. Ang mga ito ay mahalaga sa loob para sa makasaysayang katumpakan at ginagamit din ng mga partido sa labas; halimbawa, sa pamamagitan ng mga institusyong nagpapautang na itatag ang simbahan na inaprubahan ang isang proyekto sa pagtatayo bago magbayad para dito. Mga auditor at tinitingnan din ng IRS ang mga minuto bilang patunay na ang ilang mga transaksyong pinansyal ay pinahintulutan. Sa karamihan ng mga organisasyon, ang sekretarya o kalihim ng pag-record ay tumatagal ng ilang minuto.
Nilalaman
Habang ang tiyak na nilalaman ay nag-iiba ayon sa komite, sa pangkalahatan, ang mga minuto para sa lahat ng mga samahan ng simbahan ay kinabibilangan ng
- Mga detalye ng pulong, tulad ng oras, petsa, lugar, na dumalo at sino ang namumuno.
- Kung ang pulong ay regular na naka-iskedyul o isang espesyal na pulong at, kung espesyal, na tinatawag na pulong at para sa kung anong layunin - ang paglakip ng isang kopya ng paunawa ng pulong.
- Iniutos na rekord kung ano ang nangyari sa pulong.
- Pangasiwaan at oras.
- Lagda ng sekretarya at, kapag ang mga minuto ay naaprubahan, ang namumunong opisyal.
Isa sa mga pinaka-mapaghamong aspeto ng minuto-pagkuha ay upang matukoy kung magkano ang detalye upang i-record. Ang Mennonite Brethren Historical Commission ay nagmumungkahi na itala ang mga pangunahing punto ng mga talakayan na humahantong sa mga desisyon, pati na rin ang mga alternatibo na isinasaalang-alang at isang buod kung bakit pinili ng komite ang isang alternatibo sa iba. Ang Ebanghelikal na Konseho para sa Pananagutan sa Pananalapi ay nagpapahiwatig na ang lupon ay nagtatatag ng isang patakaran tungkol sa mga detalye na pare-pareho anuman ang indibidwal na kalihim. Nagmumungkahi ito ng sapat na detalye upang maipakita na ang board ay maingat, ngunit hindi napakarami na bumabasa ang mga minuto tulad ng isang nobela.
Pagkuha ng Minuto
Bago magsimula ang pulong, kumuha ng isang kopya ng adyenda. Habang nagpapatuloy ang pulong, kumuha ng mga detalyadong tala na may kaugnayan sa mga detalye ng pagpupulong, mga ulat sa board, mga talakayan at mga aksyon habang nagpapatuloy ang board sa bawat item ng agenda. Magrekord ng mga galaw, resolusyon at desisyon na magsalita, ngunit ipahayag ang mga talakayan. Siguraduhing isama ang pangalan ng bawat tao na gumagawa ng paggalaw o sino ang nagpapasimula ng pagkilos, at sinabing mga salungatan ng interes. Sa sandaling makumpleto ang pulong, isulat at palayain ang iyong mga tala upang isama ang naaangkop na detalye at ilagay ang mga ito sa tamang format, simula sa mga detalye ng pagpupulong, pagkatapos ay magpatuloy sa pagkakasunud-sunod ng agenda.
Pagpapanatili ng Mga Minuto
Kapag natapos mo na ang draft ng mga minuto, ipalipat ang dokumento sa mga miyembro. Ang mga minuto na iyong isinulat para sa pulong na ito ay maaprubahan, mayroon o walang mga pagwawasto, sa susunod na pagpupulong. Sa sandaling ang mga minuto ay naaprubahan, maghanda ng huling kopya, pagkatapos ay lagdaan ang dokumento at hilingin sa punong opisyal na lagdaan din ito. I-imbak ang mga minuto nang magkakasunod sa isang liblib na libro, kasama ang agenda ng pulong. Ang aklat ng maluwag na dahon ay dapat na maglaman ng isang talaan ng mga nilalaman, at mga kopya ng mga batas sa simbahan at konstitusyon. Sa ilang mga punto, marahil taun-taon, ang mga minuto ay maaaring nakagapos sa propesyon.
