Ang mga minuto ay isang detalyadong tala ng isang pulong. Ang mga minuto ay nagtatala ng mga paksa ng pag-uusap, mga pagkilos na kinakailangan at mga desisyon na ginawa. Ang mga minuto ay tinitiyak na mayroong isang opisyal na rekord ng pulong, din dokumentasyon kung sino ang nasa isang pulong at kung sino ang wala. Karaniwan, ang isang tao ay inihalal upang panatilihin ang mga minuto, karaniwang isang sekretarya o treasurer. Kung bibigyan ka ng pagkakataon upang mapanatili ang mga minuto para sa isang pagpupulong, may ilang mga bagay na dapat tandaan upang matiyak mong i-record mo ang mga ito nang propesyonal.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Panulat o lapis
-
Kuwaderno
-
Pagre-record ng device
-
Computer
Tandaan ang oras, petsa at lugar na nangyari ang pulong sa tuktok ng pahina sa notebook.
Gumamit ng isang recording device na maaari mong i-play muli sa ibang pagkakataon upang tulungan ka sa pagsusulat ng kumpletong minuto.
Ilista ang mga pangalan ng mga dadalo. Isulat din ang mga pangalan ng mga taong inaasahang nasa pulong ngunit wala. Maaaring kailanganin mong pansinin na ang dahilan ay hindi pinahihintulutan. Kung gayon, maaari mong tandaan ang "excused" sa panaklong sa tabi ng pangalan ng tao.
Sumunod sa agenda ng pagpupulong. Ang mga pangunahing tagapangasiwa ay karaniwang tumatanggap ng agenda bago ang pulong, at makakatulong ito sa iyo na i-record ang bawat tinalakay na paksa sa pagkakasunud-sunod.
Tandaan ang mga pangunahing puntos na ginawa para sa bawat paksa sa agenda. Ang mga minuto ay dapat tandaan ang anumang mga desisyon na ginawa o follow-up na kinakailangan para sa bawat item sa agenda.
Idagdag ang salitang "Action" sa ilalim ng anumang item sa agenda na may kinakailangang aksyon mula sa isang miyembro ng board o isang dadalo. Kapag nag-type ka ng iyong mga tala, gawin ang salitang "aksyon" na naka-bold at sa italics, at ilagay ito ng isang linya ng sarili nitong; ito ay ginagawang madali upang mahanap at tumutulong upang masubaybayan kung sino ang dapat gawin kung ano.
Isulat o i-type ang anumang "Iba Pang Negosyo" upang lagyan ng label ang anumang mga paksang tinalakay na lampas sa mga nakalista sa agenda at ipahiwatig kung sino ang may pananagutan sa pagpapalaki ng mga bagay na ito sa pulong.
Ipahiwatig sa iyong mga minuto ang napagkasunduang oras, petsa at lugar ng susunod na pagpupulong.
Mag-sign off sa iyong mga minuto. Ang huling linya ng iyong na-type na mga minuto ay dapat isama ang iyong pangalan at pamagat, na nauna sa isang parirala tulad ng "Mga Minuto na naitala ni."
Mga Tip
-
Siguraduhing naka-plug in ang iyong aparato sa pag-record, ganap na sisingilin o may dagdag na mga baterya.
