Kung nagtatrabaho ka para sa isang bangko, kompanya ng kredito, ahensiya sa pagkolekta ng utang o pasilidad ng medikal, o pagmamay-ari ng negosyo, malamang na kailangan mong mangolekta ng mga utang. May mga batas sa lugar na kumokontrol sa proseso ng pagkolekta ng utang, na nagpoprotekta sa mga karapatan ng kapwa ang may utang at ang pinagkakautangan. Bilang karagdagan, ang isang propesyonal at naaangkop na sample na sulat para sa pagkolekta ng utang ay isang mahalagang tool sa pagkamit ng kasunduan sa utang. Maaaring mag-iba ang mga titik na ito depende sa uri ng koleksyon, pati na rin ang time frame na kailangang maabot ng isang may utang. Ngunit ang lahat ng naturang mga titik ay dapat na malinaw at simpleng makipag-usap sa nais na proseso ng pag-areglo habang iniiwasan ang hitsura ng pagiging abusado o mapanlinlang.
I-type ang iyong pangalan at / o pangalan ng negosyo o kumpanya sa tuktok ng pahina, na sinundan sa ibaba ng iyong address. Double-space at i-type ang kasalukuyang petsa.
I-double-space at i-type ang impormasyon ng may utang, kasama ang kanyang pangalan at ang pangalan ng kanyang negosyo (kung ito ay isang koleksyon ng utang sa negosyo) at ang kaukulang address. Double-space at i-type ang iyong pormal na pagbati, tulad ng "Dear Mr./Mrs." at ang apelyido ng may utang.
Double-space muli at i-type ang iyong unang talata. Ang nilalaman ng talataang ito ay mag-iiba depende sa maraming mga kadahilanan, kabilang ang kung ito ay isang una o pangwakas na abiso, ang relasyon (kung mayroon) sa pagitan mo ang pinagkakautangan at ang may utang, at ang uri ng utang na iyong tinutukoy. Gayunpaman, malinaw na ipaliwanag ng talata na ikaw ay nakikipag-ugnay sa may utang para sa layunin ng pagkolekta ng isang partikular na utang na utang at malamang na overdue. Tiyaking sumangguni sa alinman sa numero ng account na nauugnay sa utang o banggitin ang serbisyong natanggap na hindi pa binabayaran.
I-double-space at i-type ang ikalawang talata, kung saan ikaw ay nag-aalok ng anumang posibleng mga plano sa pagbabayad o pagbawas. Hayaang malaman ng may utang na handa kang makipagtulungan sa kanya upang malutas ang utang. Kung ito ay isang pangwakas na abiso, paalalahanan ang may utang sa iyong mga nakaraang pagtatangka sa pag-areglo at sabihin sa kanya na siya ay tumatanggap ng pangwakas na abiso.
Double-space muli at i-type ang iyong talata ng pagsasara. Ipahayag ang iyong pagnanais na makatanggap ng ilang paraan ng pagbabalik ng komunikasyon at / o pagbabayad, karaniwang isang tawag sa telepono o liham. Maaari kang humiling ng isang partikular na time frame kung saan matanggap ang komunikasyon at / o pagbabayad na ito. Kung sa palagay mo ay kinakailangan, ipagbigay-alam sa may utang ang susunod na hakbang sa proseso kung hindi siya makipag-usap o gumawa ng pagbabayad, ngunit maiwasan ang pagiging bastos.
Double-puwang; i-type ang iyong pormal na pagsasara, tulad ng "taos-puso"; at i-type ang iyong buong pangalan, pamagat at numero ng telepono. Pagkatapos ng pag-print, maaari kang mag-sign sa dokumento, bagaman hindi kinakailangan para sa mga layuning legal.
