Binago ng mga sistema ng impormasyon sa accounting (AIS) ang paraan ng negosyo sa isang pandaigdigang pananaw. Kapag ang pinansyal na impormasyon ay ipinasok sa AIS, ang mga ulat sa pananalapi at mga pahayag ay maaaring mabuo sa maraming antas ng negosyo upang matiyak ang kakayahang kumita.
Para sa AIS software upang maipakita ang tumpak na ulat sa pananalapi at mga pahayag, ang impormasyon ng accounting ay dapat na maipasok sa AIS nang tama at mahusay.
Ang mga katotohanan
Ang mga sistema ng impormasyon sa accounting (AIS) ay kasing ganda lamang ng impormasyon na ipinasok sa sistema. Habang ang nakakompyuter na software ng AIS ay lubos na nabawasan ang mga oras ng oras na kinakailangan upang i-record at i-tabulate ang impormasyon sa accounting, ang software ay dapat pa rin sinusuri at pinananatili araw-araw para sa pagtatala ng mga transaksyong pinansyal.
Ang lahat ng mga transaksyong pinansyal ay may tatlong pangunahing kinakailangan upang matiyak ang tamang accounting ng mga pagpapatakbo ng negosyo: pagiging maagap, katumpakan, at bisa. Kung nabigo ang mga transaksyong pinansyal na matugunan ang mga alituntuning ito, ang impormasyong ipinasok sa software ng AIS ay humantong sa hindi wastong paghahanda ng mga pahayag sa pananalapi at pagkabigo ng AIS.
Kapanahunan
Ang lahat ng transaksyong pinansyal ay dapat na napapanahon; Ang mga kita at mga kaugnay na gastusin ay nangyayari sa parehong panahon, ang mga invoice ay naitala sa buwan na natatanggap nila, at ang mga buwanang pagsasara ng pagsasara ay ginawa bago isara ang panahon ng accounting sa AIS.
Ang pagpapaalam sa impormasyong pinansyal na ipinasok sa AIS sa iba't ibang mga panahon ng accounting o mga buwan ng kalendaryo ay papangitin ang mga ulat sa pananalapi na ginawa ng AIS. Gumagawa rin ito ng mga pinansiyal na pahayag na hindi maayos na sumasalamin sa kita at mga gastos na naganap sa panahon ng accounting.
Katumpakan
Kapag ang mga transaksyon sa pananalapi ay natanggap sa isang napapanahong paraan, dapat silang pag-usisa para sa katumpakan. Ang mga ulat sa gastos sa trabaho, cash disbursement, at cash resibo ay kailangang repasuhin upang matiyak na ang mga halaga na nakalista sa papeles ay tumpak. Ang pagsuri sa mga transaksyong pinansyal ay maaaring humantong sa pagsusuri ng iba pang mga tungkulin sa accounting kung ang mga pare-parehong pagkakamali ay ginawa.
Kung ang hindi tumpak na impormasyon ay nai-post sa AIS, kailangang maisagawa ang mga pagkakasundo ng account upang makahanap ng mga pagkakamali sa mga transaksyong pinansyal.
Bisa
Ang pagsukat ng mga transaksyong pinansyal para sa bisa ay isang mahalagang hakbang kapag nagre-record ng impormasyon sa AIS. Ang mga kinakailangan sa bisa ay nasiyahan kapag ang isang transaksyon ay tinutukoy na tumpak, maaasahan, at may kaugnayan sa mga pagpapatakbo ng negosyo. Ang mga pagsusuri mula sa mga kumpanya sa labas ng accounting ay karaniwang nakatuon sa pagiging wasto ng impormasyon sa pananalapi na ipinasok sa AIS; Ang pagtatala ng di-wastong impormasyon ay isang kritikal na pagkakamali at ililista bilang kakulangan ng accounting sa mga ulat sa pag-audit.
Accounting Workflow
Dapat sundin ng impormasyon sa pananalapi ang mga tamang hakbang upang matugunan ang mga kinakailangan ng pagiging maagap, kawastuhan, at bisa. Ang bawat opisina ng accounting ay dapat magkaroon ng isang daloy ng trabaho upang matiyak na ang lahat ng transaksyong pinansyal ay maaaring maipasok sa AIS at mga ulat sa pananalapi na tatakbo bago matapos ang panahon ng accounting. Ang mga mahusay na daloy ng trabaho ay magkakaroon din ng bawat dokumento na hawakan ng isang beses lamang sa bawat proseso, aalisin ang mas mataas na trabaho sa pamamagitan ng sobrang paghawak ng mga transaksyong pinansyal.
Tapat na Pandaraya
Kahit na ang mga transaksyong pinansyal ay maaaring matugunan ang mga kinakailangan sa accounting ng pagiging maagap, kawastuhan, at bisa, ang ilang mga negosyo ay nakikibahagi sa sinasadyang panloloko upang itaguyod ang pinansiyal na kalusugan ng kanilang kumpanya. Ang AIS software ay sinadya bilang isang computerized record na mahirap manipulahin, ngunit maaari pa rin itong gawin. Ang paggamit ng mga espesyal na account na nagtatago ng mga transaksyon, paglikha ng mga hiwalay na entidad upang itago ang utang, at paggamit ng mga dating auditor upang mag-disenyo ng isang kumpanya AIS ay lahat ng mga paraan upang lumikha ng mapanlinlang na impormasyon sa isang AIS.
