Ang wastong paghahanda ng mga komersyal na mga invoice ay mas malamang na mabayaran ang iyong negosyo para sa mga produkto o serbisyo nito sa oras. Ang isang masusing diskarte sa pagsingil ay maaari ring makatulong sa iyo na mapanatili ang mas mahusay na mga tala at panatilihin ang iyong pagbabadyet sa track.
Lumikha ng isang Standardized Form
Gumawa ng template ng komersyal na invoice na kasama ang mga kategorya para sa lahat ng may-katuturang impormasyon. Dapat na isama ang fillable form na letterhead o logo ng iyong kumpanya at impormasyon ng contact, kabilang ang mga numero ng telepono at fax at email at mga address ng website. Isama ang mga spot upang mapunan ang petsa ng order at petsa ng invoice, pangalan ng isang ahente o numero ng kumpanya at ang numero ng lisensya ng iyong kontratista o ID ng buwis, kung naaangkop. Gumawa ng mga haligi na nagpapahintulot sa iyo upang punan ang mga dami, mga paglalarawan at mga presyo para sa mga item na ibinebenta at isang line item para sa pagdaragdag ng buwis sa pagbebenta at pagkalkula ng kabuuan. Mag-iwan ng espasyo para sa mga tala.
Maging tiyak
Kapag ang pag-ayos ng mga serbisyo o mga item na nabili, maging tiyak. Isama ang mga numero ng bahagi, mga reference code o mga paglalarawan na nagpapaliwanag sa iyo at sa iyong mamimili kung ano ang tinutukoy ng invoice. Buwagin ang oras-oras na trabaho, at isama ang mga paglalarawan ng mga serbisyong ginanap. Tinutulungan ka nitong subaybayan ang imbentaryo at produkto ng trabaho at pinapayagan ang customer na makita ang isang detalyadong listahan ng kung ano ang sinisingil niya. Sa kaso ng isang hindi pagkakaunawaan, maaaring i-clear ng invoice ang mga hindi pagkakaunawaan at tulungan kang maiwasan ang mga pagkaantala sa pagbabayad. Kung ang isang order sa pagbili ng order o code ng awtorisasyon mula sa mamimili ay kasangkot sa transaksyon, isama rin ito.
Mag-online
Gumawa ng isang electronic na bersyon ng iyong komersyal na invoice upang gawing mas mabilis at mas mahusay ang mga proseso ng pagsingil. Ang mga invoice na binubuo ng elektroniko at ipinadala sa pamamagitan ng email ay maaaring epektibong masubaybayan, lalo na kung humiling ka ng "read receipt" upang masubaybayan kung natanggap at binuksan ng tatanggap ang dokumento. Naiwasan nito ang mga potensyal na claim ng isang invoice na nawawala sa koreo. Kung nag-isyu ka ng mga invoice sa papel, isama ang sobre na binabayaran ng selyo upang hikayatin ang agad na pagbabayad.
Magbigay ng Mga Pagpipilian sa Pagbabayad
Tandaan sa invoice kapag ang bayad ay dapat bayaran, at ilista ang mga parusa o singil para sa mga late payment. Isama ang mga direksyon kung paano mababayaran ang invoice, tulad ng mga online na pagpipilian, check ng korporasyon, tseke ng cashier, money order o corporate credit card. Ibigay ang direktang numero sa iyong departamento ng accounting kung ang isang customer ay nais na magbayad sa anyo ng isang bank transfer o debit card sa pamamagitan ng telepono.
