Ang riding ride sa iyong imbentaryo ay isa sa mga pinakamahihirap na bagay tungkol sa operating ng isang negosyo. Mula sa pagpapatakbo na bahagi ng mga bagay, laging nais mong malaman kung magkano ang produkto ay magagamit upang ibenta, at kung kailan upang makakuha ng higit pa. Kailangan din ng iyong mga accountant ang tumpak na mga inventories, upang mapapanatili nila ang iyong mga libro at magbibigay sa iyo ng impormasyon na kailangan mo upang gumawa ng mga pagpapasya sa negosyo. Sa karamihan, ngunit hindi lahat, mga kaso, malamang na gusto mong gawin iyon sa pamamagitan ng isang panghabang-buhay sistema ng imbentaryo.
Periodic Inventory System
Mayroong dalawang paraan upang mahawakan ang kontrol ng iyong imbentaryo. Ang isa ay sa pamamagitan ng tinatawag na periodic imbentaryo system, na nangangahulugan na sa katapusan ng isang naibigay na panahon - isang buwan, isang isang-kapat, isang taon o anumang gumagana sa iyong sitwasyon - isara mo ang iyong mga pinto, at pisikal na bilangin ang anumang imbentaryo na mayroon ka sa kamay. Para sa mga layunin ng accounting, tatawagan mo ito sa pagsasara ng imbentaryo para sa iyong panahon. Ang iyong nakaraang bilang ng imbentaryo ay ang panimulang imbentaryo para sa panahong ito. Mapapalawak mo ang lahat ng iyong mga pagbili sa simula ng imbentaryo, ibawas ang lahat ng mga benta at sa isang perpektong mundo, ang resulta ay magmukhang halos tulad ng iyong pagsasara ng imbentaryo. Siyempre, hindi kami nakatira sa isang perpektong mundo, at sa pagsasagawa, kung mas mahaba ka sa pagitan ng mga inventories, mas magkakamali ang mga pagkakamali. Sa ilalim ng periodic system ng imbentaryo, ang halaga ng imbentaryo ay tumpak lamang pagkatapos na ito ay mabibilang, na ay isang pangunahing abala.
Perpetual Inventory System
Ang panghabang-buhay na sistema ng imbentaryo ay nangangailangan ng mas maraming pag-setup, ngunit sa sandaling ito ay nasa lugar, ito ay mas madali upang gumana. Ang bawat piraso ng imbentaryo na pagmamay-ari mo ay ipinasok sa iyong computer system bilang binili nito. Kapag nanggagaling sa imbentaryo, kapag ito ay ibinebenta o ginagamit, awtomatiko itong ibinawas mula sa in-hand na imbentaryo sa iyong computer system. Kung ang iyong modelo ng negosyo ay umiikot sa pag-alam kung ano ang mayroon ka at kung kailangan mong mag-order nang higit pa, na nalalapat sa halos bawat negosyo, ang paggamit ng walang hanggang paraan ng imbentaryo ay nag-aalok ng maraming pakinabang.
Panaka-nakang Kumpara sa Perpetual Inventory
Alin ang iyong diskarte sa pamamahala ng iyong imbentaryo ay depende sa iyong sitwasyon. Kung ikaw ay kontento upang gumana sa isang "ina at pop" na batayan, pinapanatili ang iyong negosyo na maliit at ang iyong imbentaryo ay mababa, ang isang panaka-nakang sistema ng imbentaryo ay maaaring ang lahat ng kailangan mo. Ang setup ay minimal, at maaari mong bilangin ang iyong imbentaryo nang madalas hangga't sa tingin mo ay kinakailangan. Kung ang iyong mga plano para sa iyong kumpanya ay kasangkot ng maraming pag-unlad, gugustuhin mong ipatupad ang panghabang-buhay na paraan ng imbentaryo sa pinakamaagang pagkakataon, perpekto mula sa araw ng isa.
Ang downside ay ang panghabang-buhay na pamamaraan ng imbentaryo ay kumplikado upang i-set up, at nangangailangan ng isang makabuluhang pamumuhunan sa mga computer, software at kadalubhasaan. Kung tumatakbo ka sa isang masikip na badyet, na kadalasan ay ang kaso sa mga startup, ang paunang puhunan na ito ay maaaring higit pa sa maaari mong maayos na pamahalaan. Minsan, kakailanganin mong tumira para sa isang imbentaryo at accounting system na nagbibigay ng pangunahing walang hanggang pamamahala ng imbentaryo sa panandaliang, ngunit maaaring ma-upgrade sa isang mas ganap na tampok na alok habang lumalaki ang iyong negosyo at kita.
Hindi Perpekto
Ang buong punto ng isang panghabang-buhay na imbentaryo sistema ay na laging may isang tumpak, up-to-date na bilang ng kung ano ang mga item ay nasa kamay. Iyon ay malawak na totoo, ngunit sa tunay na mundo, palaging may puwang sa pagitan ng teorya at kasanayan. Mawawala mo ang produkto sa pagbasag at pagnanakaw; ang mga supplier ay mag-invoice nang hindi tama, makakatanggap ka ng mga order na higit sa o maikli sa pamamagitan ng ilang mga piraso, ang mga tauhan ng mga benta ay magre-ring sa mga benta o refund ng hindi tama at iba pa. Ang mahusay na pagsasanay, seguridad at mga kasanayan sa paghawak ng imbentaryo ay maaaring makatulong na panatilihin ito sa isang minimum, ngunit kailangan mo pa ring gawin ang isang tunay na bilang bawat madalas upang i-verify ang mga numero na nagtatrabaho ka.
Maaari kang magpasyang gumawa ng buong pisikal na imbentaryo nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon, o maaari kang mag-opt para sa patuloy na "mga bilang ng cycle." Ang ibig sabihin nito ay pipili ka ng ilang bahagi ng iyong imbentaryo upang mabilang nang regular sa paghahanap ng mga pagkakaiba. Maaari kang mag-focus sa mga pinakamataas na halaga o mga pinakamataas na volume na item, dahil ang mga ito ay ang pinaka-malamang na magbigay sa iyo ng mga problema, o maaari mong bilangin ang iyong buong imbentaryo nang kaunti sa isang oras sa pamamagitan ng taon at ayusin ang iyong imbentaryo kapag nakakita ka ng mga error.
Perpetual Inventory sa Retail / Wholesale Environments
Ang pinakamahusay na kaso para sa panghabang-buhay na sistema ng imbentaryo ay nasa tingian. Kapag ang iyong mga customer ay nagdadala ng isang produkto hanggang sa counter, ikaw ay tumawag ito sa may isang form ng isang scanner, o marahil sa pamamagitan ng manu-manong pagpasok ng isang bahagi na numero. Ang pag-scan ay mas mahusay, hangga't maaari dahil binabawasan nito ang pagkakataon para sa mga pagkakamali. Kapag nakumpleto na ang pagbenta, ang iyong system ay magbabawas ng magagamit na imbentaryo sa kamay upang payagan ang kung ano ang paglalakad sa pinto sa kamay ng iyong customer.
Kung ang isa sa iyong ibang mga salespeople ay tumitingin sa produktong iyon mula sa isang computer sa ibang departamento, ang bagong binagong kabuuan ay kung ano ang ipapakita sa screen. Maaari ka ring mag-prompt ng iyong system na mag-order ng higit pa kapag ang iyong mga supply ay bumaba o kahit na awtomatikong ilagay ang order. Sinusubaybayan ng mga pinakamahusay na system ang mga diskwento ng iyong mga supplier at mga minimum na order pati na rin, kaya maitakda mo ang mga ito na huwag mag-order ng 950 piraso kung may diskwento sa 1,000. Gumagana ang mga mamamakyaw sa parehong paraan, maliban kung bumili sila mula sa mga tagagawa at distributor at ibenta sa mga tagatingi.
Perpetual Inventory sa Manufacturing / Production Environments
Kung ikaw ay nasa negosyo ng paggawa ng mga produkto, kaysa sa pagbebenta lamang sa mga ito, gagamitin mo ang isang panghabang-buhay na sistema ng imbentaryo nang kaunti nang naiiba. Sa kasong ito, ang mga item sa iyong imbentaryo ay mga hilaw na materyales o sub-assemblies, at sa huli ay magiging tapos na ang mga ito. Kakailanganin mo ring subaybayan ang iyong mga hilaw na materyales habang nasa kanilang paglalakbay patungo sa pagiging tapos na mga kalakal, na maaaring tumagal nang kaunti sa isang segundo o dalawa o hangga't maraming taon depende sa produkto. Sa ganitong estado, binibilang ang mga ito bilang work-in-process. Sa isang mahusay na sistema ng tuluy-tuloy na imbentaryo, hindi ka dapat tumakbo sa mga hilaw na materyales, at malalaman mo kung gaano karaming mga natapos na mga kalakal na magagamit mo para sa pagbebenta. Higit sa lahat, malalaman mo rin kung ano ang gastos ng iyong manufacturing, kahit na ang iyong mga materyales ay nagbago sa gastos.
LIFO at FIFO Accounting
Ang iyong pisikal na pamamahala ng imbentaryo ay dapat palaging tiyakin na ang pinakalumang produkto sa iyong mga istante ay makakabenta muna, kahit na ito ay hindi lalong kasiraan. Ang packaging ay napupunta sa paglipas ng panahon, ang mga kahon ay napinsala at kahit na ang mga kuko ng bakal ay malaon sa wakas. Gayunman, para sa mga layunin ng tuluy-tuloy na accounting, makakakuha ka ng pagpapasya kung isaalang-alang mo ang bawat piraso ng imbentaryo bilang ang pinakalumang isa na kasalukuyang nasa kamay o ang pinakabagong isa sa kamay. Ang mga sistemang ito ay tinatawag na first-in-first-out at last-in-first-out, o FIFO at LIFO para sa maikli.Kung ang mga presyo ay tumataas, ang pinakalumang produkto ay palaging magiging ang cheapest at ang pinakabagong produkto ay palaging ang costliest. Kung ang mga presyo ay bumabagsak, ang kabaligtaran ay totoo. Iyan ay may ilang mahahalagang implikasyon sa kung paano mo isinasaalang-alang ang iyong mga gastos.
LIFO, FIFO at COGS
Ipagpalagay, para sa mga layunin ng pagpapakita, na ang pinakalumang item sa iyong imbentaryo ay binili sa $ 85, ang pinakabago ay nagkakahalaga ng $ 95, at nagbebenta ka ng $ 110. Kung nagtatrabaho ka sa isang batayan ng FIFO, ang iyong kita ay $ 110 na minus ang halaga ng $ 85 o $ 25. Kung nagtatrabaho ka sa isang LIFO na batayan, kakailanganin mo lamang ang $ 15 na kita sa parehong pagbebenta. Kung ang iyong layunin ay iulat ang pinakamataas na posibleng mga kita, marahil upang mapabilib o impluwensiyahan ang mga potensyal na mamumuhunan, maaari mong makita itong kapaki-pakinabang na gamitin ang paraan ng FIFO. Kung nais mong panatilihin ang iyong mga natala na kita sa check upang mabawasan ang iyong bill ng buwis, ang LIFO paraan ay maaaring - sa ganitong hypothetical halimbawa - mas maraming kahulugan. Maaari mong gamitin ang alinman sa paraan, hangga't ikaw ay pare-pareho. Para sa pagsubaybay sa iyong aktwal na halaga ng mga kalakal na ibinebenta sa tingian, o gastos ng produksyon sa pagmamanupaktura, maaari kang magpasyang sumali sa isang timbang na average na paraan na sinusubaybayan ang iyong mga aktwal na gastos habang bumaba at bumaba.
