Ang mga ulat sa pag-aabot ay isang pangunahing tool na ginagamit ng isang papalabas na empleyado upang ipaalam ang isang bagong upa ng nakaraang trabaho at kung ano ang kailangang mangyari upang matiyak ang isang tuluy-tuloy na paglipat ng empleyado. Maaaring gamitin ang ganitong uri ng ulat sa iba't ibang paraan. Maaari itong isama ang impormasyon para sa isang simpleng shift shift o para sa permanenteng kapalit na empleyado. Ang ulat ay dapat isama ang lahat ng mahahalagang impormasyon na kinukuha ng tao para sa iyo ay kailangang malaman upang matiyak na walang mga hindi kinakailangang at hindi inaasahang mga problema na lumabas pagkatapos mong iwan ang iyong posisyon.
Paghahanda ng Ulat sa Pag-aanyaya ng Empleyado
Bago mo simulan ang pagtatayo ng iyong tala sa pagdalo, gumawa ng isang listahan ng lahat ng impormasyon na kailangang malaman ng papasok na empleyado. Isaalang-alang ang ginagawa mo araw-araw, pati na rin ang mga bagay na ginagawa mo lingguhan, buwanan o taon-taon. Isama ang impormasyon bukod sa iyong mga pangunahing responsibilidad at tungkulin, tulad ng mga mahahalagang contact, protocol, chain of command, mga password, key, mahalagang petsa, mga programa sa pagsasanay at anumang iba pang impormasyon sa trabaho.
Isipin ang Tungkol sa mga Pagkakasunod-sunod at Mga Prayoridad
Kapag nararamdaman mo na kumpleto ang iyong listahan, magsimulang hatiin ang listahan sa pamamagitan ng mga prayoridad, dalas, uri ng impormasyon at pagkakasunud-sunod. Ilista ang mga kasalukuyang proyekto, ang mga petsa o oras na kanilang sinimulan, kung paano dapat silang umusad at ang kanilang inaasahang petsa o oras ng pagkumpleto. Ang mga papasok na empleyado ay kailangang malaman kung aling mga gawain ang kailangan nilang i-prioritize pagkatapos ng handover.
Magsimula Sa Mga Pangunahing Layunin
Magsimula sa pamamagitan ng pagsulat ng isang buod ng mga layunin para sa posisyon - sa iyo at sa kumpanya - upang ang iyong kapalit ay alam kung saan sila dapat magsimula. Ang sumusunod ay depende sa layunin ng ulat. Para sa isang ulat ng pagbabago sa paglilipat ng shift, halimbawa, magsisimula ka sa kung ano ang nagsimula sa iyong shift at kailangang makumpleto sa susunod. Gayundin, tandaan ang mga nakumpletong gawain, kaya ang papasok na shift ay hindi dobleng kung ano ang iyong ginawa. Para sa isang bagong, permanenteng empleyado, magsulat ng isang listahan ng parehong mga maikling- at pangmatagalang mga proyektong kasalukuyan mong ginagawa, pati na rin ang mga proyektong kapansin-pansin na iyong natapos sa nakaraan. Isama ang lahat ng mga petsa at mga deadline na kailangang malaman ng bagong tao.
Magdagdag ng Mga Tip at Mga Mapagkukunan
Nakatutulong din na isama ang mga tip upang matagumpay na makumpleto ang mga gawain sa kamay. Halimbawa, maaari kang gumawa ng isang detalyadong direktoryo ng lokasyon ng mga dokumento at item na tukoy sa trabaho para sa iyong kapalit, bilang karagdagan sa pag-angkat ng impormasyon ng contact para sa mga taong may kinalaman sa trabaho sa kamay. Kung maaari, isama ang mga paraan upang mapabuti ang pagiging produktibo at pagganap ng trabaho. Bibigyan nito ang iyong kapalit ng mga tool upang ipagpatuloy ang sinimulan mo nang walang pagkaantala sa daloy ng proseso at pinatataas ang posibilidad ng isang matagumpay na kinalabasan.
Gumamit ng isang Template
Upang gawing simple ang proseso ng paggawa ng isang ulat sa pag-alis ng empleyado, likhain ang iyong ulat gamit ang isang programa sa computer na opisina. Gumamit ng isang umiiral na ulat ng ulat ng pag-aalay o lumikha ng iyong sariling batay sa mga item na partikular sa trabaho - i-type ang "template ng ulat ng handover" sa isang search engine ay dapat magbabalik ng maraming halimbawa. At huwag kalimutang i-proofread ang ulat ng handover bago lumabas sa iyong posisyon upang matiyak na ang lahat ng mahalagang impormasyon ay magagamit sa bagong empleyado.
