Kung ikaw ay isang tagapagsalita, consultant o tagapagturo, ang mga seminar ay maaaring ang iyong negosyo. Kung ikaw ay isa pang may-ari ng negosyo, ang mga seminar ay maaaring isa sa mga pinakamahusay na pamamaraan para sa iyo upang i-market ang iyong negosyo. Anuman ang iyong mga dahilan para sa pag-aayos ng isang pantas-aral, ang mga pangunahing hakbang ay dapat sundin upang lumikha ng isang kaganapan na tumatakbo nang maayos at impresses ang iyong mga kalahok.
Piliin ang iyong paksa. Kung ikaw ay isang tagapayo o tagapagsalita, malamang na hinilingan ka na makipag-usap sa isang grupo tungkol sa isang partikular na paksa. Kung ikaw ay isang may-ari ng negosyo na nag-aayos ng isang pantas-aral upang itaguyod ang iyong negosyo, dapat kang pumili ng isang paksa na mag-apela sa iyong target na kostumer. Halimbawa, ang isang abugado ay maaaring mag-ayos ng libreng seminar para sa publiko sa pagpaplano ng ari-arian.
Piliin ang iyong lugar. Subukan upang tantyahin ang bilang ng mga kalahok na mayroon ka at pumili ng isang lugar na magkakaroon ng sapat na puwang para sa lahat upang umupo nang kumportable. Kailangan mo ring isaalang-alang ang presyo kapag pumipili ka ng isang lugar. Ang ilang mga venue ay maaaring magkaroon ng bayad sa pag-upa ng kuwarto ng ilang daan o kahit libu-libong dolyar, habang ang iba ay mas makatwirang. Ang mga hotel ay madalas na may mga kuwartong piging kung saan ang mga negosyo ay madalas humawak ng mga kombensiyon, kaya maaaring maging isang magandang lugar upang magsimula sa iyong paghahanap para sa isang lokasyon.
Lumikha at imbitasyon sa mail. Depende sa laki at pormalidad ng iyong kaganapan, ang iyong mga imbitasyon ay maaaring mula sa isang simpleng dokumento na nilikha sa Microsoft Word sa isang magarbong disenyo na nilikha ng isang propesyonal na taga-disenyo. Ipadala ang iyong mga imbitasyon nang ilang linggo nang maaga upang payagan ang mga kalahok na oras na magplano na dumalo. Huwag ipadala ang mga imbitasyon sa ngayon nang maaga upang makalimutan nila bago dumating ang aktwal na petsa ng seminar, gayunpaman. Maaari mo ring i-email ang iyong mga imbitasyon, ngunit tandaan na maaaring magtapos sa ilang folder ng spam ng mga tatanggap.
Magpasya kung mag-aalok ka ng tanghalian o light refreshments. Kung ang iyong seminar ay tumatakbo nang ilang oras, ito ay isang magandang ugnay na magkaroon ng liwanag na pampalamig na magagamit. Kung ang iyong seminar ay nagsisimula nang maaga sa umaga o tumatakbo sa oras ng tanghalian, ang pagbibigay ng tanghalian ay inirerekomenda. Ang ilang mga venue ay may kinakailangan na gamitin mo ang mga serbisyo ng kanilang in-house caterer kapag may hawak na isang kaganapan sa pasilidad. Tiyaking alam mo ang mga patakaran ng iyong kontrata bago ka mag-order ng mga pampalamig.
Lumikha ng iyong mga materyales sa pagtatanghal. Gumawa ng mga kopya ng mga handout, o ipa-print ito sa isang propesyonal na printer. Marahil ay nais mong lumikha ng isang pagtatanghal ng PowerPoint kaya mayroon kang isang visual reference kung ikaw o ang iyong tagapagsalita ay nagtatanghal ng materyal. Maaari mong madaling lumikha ng isang handout para sa iyong mga kalahok sa pamamagitan ng pagpili ng "handouts" sa ilalim ng mga pagpipilian sa pag-print. Siguraduhin na pumili ka ng tatlong bawat pahina, at ang iyong mga kalahok ay makakapagsulat nang direkta sa kanilang mga handout.
Ilang araw bago ang kaganapan, tapusin ang iyong bilang ng mga dadalo batay sa iyong mga RSVP. Kung pinili mo, maaari kang tumawag sa ibang mga tao na naimbitahan mong ipaalala sa kanila ang iyong kaganapan at bigyan sila ng isang huling pagkakataong magparehistro. Mag-iwan ng mensahe para sa sinumang hindi mo maaabot, kung maaari, at turuan silang tawagin ka sa lalong madaling panahon kung plano nilang dumalo.
Lumikha ng isang sign-in sheet at nametags. Maganda para sa mga kalahok sa seminar na makatagpo ng ibang mga tao at agad na makita ang kanilang pangalan at kung saan sila naroroon. Inaalis nito ang ilan sa mga hindi komportable na damdamin ng mga tao kapag nagpapakilala sa kanilang sarili sa mga bagong tao. Ang isang pirma ng pag-sign ay mapapakinabangan kung plano mong mag-alok ng anumang uri ng patuloy na kredito sa pag-aaral sa iyong mga kalahok, o kung nais mo lamang na makipag-ugnay sa iyong mga kalahok pagkatapos ng seminar. Maaari kang humingi ng kanilang mga pangalan, address, numero ng telepono at mga email address. Mahalagang mag-alok ng isang kahon na maaari nilang suriin kung hindi nila nais na makatanggap ng karagdagang komunikasyon mula sa iyo.
Lumikha ng mga packet para sa bawat setting ng talahanayan. Maaari mong isama ang mga polyeto at iba pang materyal na pang-promosyon tungkol sa iyong negosyo. Gusto mo ring magbigay ng isang bagay para sa iyong mga kalahok na magsulat at isang panulat para sa kanila na magsulat. Kung wala kang mga item na ito sa iyong logo ng negosyo, ang lugar kung saan ikaw ay may hawak na iyong kaganapan ay maaaring magkaroon ng mga pens at mga pad na gusto nilang ibigay.
Kumpirmahin ang mga detalye sa iyong contact person sa iyong lugar ng ilang araw bago ang iyong kaganapan. Dapat mo ring kumpirmahin ang isang pangwakas na bilang ng ulo sa iyong tagapagkaloob kung ikaw ay nagkakaloob ng pagkain. Tiyaking alamin ng iyong tagapagkaloob kung kakailanganin mo ang mga ito upang matustusan ang mga produktong papel, tulad ng mga plato, mga panyo o tasa. Gumawa ng anumang mga kaayusan sa pagbabayad na kinakailangan. Ang ilang mga venue at caterers ay nangangailangan ng upfront pagbabayad, habang ang iba ay masaya na mangolekta ng pera sa araw ng iyong kaganapan.
I-set up ang iyong lugar sa araw bago o umaga ng iyong kaganapan. Gusto mong siguraduhin na ang iyong mga kawani ng lugar ay nagtatakda ng kuwarto sa paraan na iyong hiniling. Gusto mo ring ilagay ang iyong mga packet at iba pang mga materyales sa bawat setting ng lugar bago dumating ang iyong mga bisita. Maglakad sa paligid ng kuwarto at siguraduhing lahat ay may malinaw na pagtingin sa iyo o sa iyong speaker sa harap ng silid.
Magplano para sa iyong sarili o sa isang kinatawan mula sa iyong kumpanya na dumalo kapag ang mga unang bisita ay magsisimula pagdating sa araw ng iyong kaganapan. Gusto mong batiin ang mga tao at idirekta ang mga ito sa sheet ng pag-sign in, ang lokasyon ng mga banyo at mga pampalamig.
Mga Tip
-
Sikaping manatiling organisado hangga't maaari sa pagpaplano ng iyong seminar. Ang mga maliliit na detalye ay maaaring may posibilidad na mapabagsak ka, at ang mas organisadong humahantong sa kaganapan, mas maayos na tatakbo ito sa malaking araw.
Babala
Palagi kang magkakaroon ng ilang kalahok na naka-imbak ng isang upuan sa iyong seminar na hindi nagpapakita ng araw ng kaganapan. Ang mga emerhensiya ay lumitaw o iba pang mga problema na nangyari na maiwasan ang ilang mga tao mula sa tunay na darating. Huwag mo itong abala. Ang mga pagkakataon, magkakaroon ng isa o dalawang tao na nagpapakita sa huling minuto at tanungin kung maaari pa silang dumalo.
