Ang mga timeheets ng empleyado ay kritikal para sa pagtatala ng sahod dahil, oras ng mga accrual at absent sa empleyado. Maraming mga tagapag-empleyo ang nag-iimbak ng mga oras at payroll na talaan ng kanilang mga empleyado bilang isang backup sa kanilang pamamaraan sa pagpoproseso ng payroll. Nakatutulong ang mga tala ng kasaysayan kung kailangan mong i-double-check ang sahod ng mga empleyado, pagbawas ng buwis at mga pagbabawas sa payroll. Gayunpaman, ipinag-utos ng mga pederal na batas kung gaano katagal dapat ipagpatuloy ng mga employer ang isang rekord sa trabaho, na kinabibilangan ng panahon kung saan dapat ding panatilihin ng mga employer ang mga rekord ng oras. Ayon sa mga pederal na batas, ang mga tagapag-empleyo ay dapat panatilihin ang timesheets para sa isang minimum na dalawang taon.
Ang mga talaan ng trabaho ay binubuo ng impormasyon tungkol sa mga takdang-trabaho, pagganap, disiplina o pagwawasto ng empleyado, at anumang mga kontrata o kasunduan, tulad ng isang kasunduan sa kolektibong kasunduan o kontrata sa trabaho. Ang impormasyon sa kompensasyon ay bahagi rin ng rekord ng empleyado, kasama ang mga tala ng oras na karaniwang naglalaman ng personal na impormasyon tulad ng numero ng Social Security ng empleyado, rate ng sahod, exempt o nonexempt na klasipikasyon, bakasyon o bayad na oras mula sa accrual rate, at sa ilang mga kaso, overtime o kaugalian na bayad rate.
Ang Mga Timesheet ay Mga Rekord sa Pagtatrabaho
Depende sa recordkeeping practices ng employer, ang timesheets ay bahagi ng rekord ng trabaho o naka-imbak nang hiwalay bilang mga talaan ng payroll. Sa alinmang paraan, ang mga rekord ng oras at mga timeheets ay itinuturing na isang talaan ng empleyo at samakatuwid ay napapailalim sa mga tiyak na batas na nag-uutos ng mga obligasyon sa pagtatala ng mga tagapag-empleyo.
Batas sa Batas sa Pamantayan sa Paggawa
Ang mga employer na napapailalim sa Fair Labor Standards Act ay dapat sumunod sa mga regulasyon na namamahala sa minimum wage, overtime pay, exempt at nonexempt classification, at recordkeeping na tumutukoy sa lahat ng bagay na may babayaran sa empleyado. Ang FLSA ay hindi nangangailangan ng isang tiyak na format para sa pagpapanatili ng timesheets ng empleyado, ngunit ang ahensiya ay nangangailangan ng mga tagapag-empleyo na mapanatili ang ilang detalyadong impormasyon tungkol sa walang takdang oras ng empleyado at magbayad.
Pagpapanatili ng Record
Ang pagpapanatili ng rekord para sa mga talaan ng payroll at kontrata ng unyon ng manggagawa ay tatlong taon. Para sa mga timeheet at talaan na naglalaman ng partikular na impormasyon tulad ng mga araw na nagtrabaho, pagbabawas, paghawak at iba pang mga detalye, ang pangangailangan ay dalawang taon. Ang mga pinakamahuhusay na gawi para sa mga mapagkukunan ng tao ay malamang na inirerekomenda ang pagpapanatili ng lahat ng mga rekord tungkol sa empleyado na bayad at kompensasyon sa loob ng tatlong taon, dahil may makabuluhang pagsasapawan sa pagitan ng mga rekord ng mga tagapag-empleyo ay dapat manatili sa loob ng dalawang taon at mga rekord na kailangang ipagpatuloy ng mga employer para sa tatlong taon
May mga hiwalay na kinakailangan para sa mga uri ng rekord ng mga tagapag-empleyo na dapat panatilihin para sa mga exempt na manggagawa; gayunpaman, ito ay sa mga pinakamahusay na interes ng mga employer upang mapanatili ang mga talaan sa parehong paraan at para sa isang pantay na tagal ng panahon. Ang paggawa nito ay mga benepisyo sa mga employer kung may mga katanungan na may kaugnayan sa mga paghahambing sa pagitan ng mga exempt at nonexempt worker. Kapag ang mga tagapag-empleyo ay nagpapanatili ng mga exempt na talaan ng empleyado batay sa isang ganap na naiibang proseso kaysa sa mga walang empleyado, mahirap na bigyang-katwiran ang mga gawi ng HR na may kabayaran sa exempt vs. nonexempt pay kung ang mga rekord ay hindi pinanatili sa isang pare-parehong paraan para sa parehong haba ng oras.
Mga Panuntunan sa Recordkeeping ng EEOC
Ginagawang madali ng pederal na gobyerno para sa mga tagapag-empleyo upang pag-uri-uriin kung ano ang kailangan nila upang mapanatili at kung gaano katagal ang pagtatatag ng magkatulad na mga patakaran sa pag-record ng cross-agency. Ipinapatupad ng UPR Equal Employment Opportunity Commission ang mga batas na antidiscrimination at bilang bahagi ng awtoridad sa pagpapatupad nito, ito ay nangangailangan ng mga employer na mapanatili ang payroll at iba pang mga rekord sa trabaho para sa tatlong taon. Sa katunayan, ang EEOC ay nagsabi na ang mga talaan na maaaring maging bahagi ng isang paghahabol sa ilalim ng Pantay na Bayad na Batas ay dapat panatiliing hindi bababa sa tatlong taon. Ang mga rekord ng trabaho, kabilang ang mga rekord ng oras na bahagi ng isang opisyal na singil ng diskriminasyon, ay dapat panatilihin hanggang sa huling resolusyon.
