Ang pagpapanatili ng wastong gawaing papel upang matulungan ang iyong negosyo ay maayos na makatutulong sa iyo na maiwasan ang pag-audit ng kita sa katapusan ng taon. Kung ikaw ay nakaharap sa isang pag-audit ng kita bagaman, ang maayos na filed paperwork ay maaaring gawing mas madali ang proseso. Ang pagpapanatiling lahat ng iyong mga resibo para sa mga pagbili, gastusin, donasyon at mga pahayag sa bank account kasama ang anumang mga extension ng buwis na inihain ay makakatulong sa iyo sa proseso ng pag-audit.
Mga Gross Resibo
Ang mga natitirang resibo ay nagmula sa pagbebenta ng iyong mga produkto o serbisyo. Kabilang dito ang iyong mga cash register tape, mga deposito sa deposito sa bangko, mga resibo, mga invoice, mga resibo ng credit card at anumang 1099-MISC na iyong binayaran sa mga kontratista ng freelance. Ang pagpapanatili ng mga dokumentong ito ay kinakailangan upang matulungan kang mag-file ng iyong mga buwis sa ibang pagkakataon upang ipakita ang kita para sa iyong negosyo. Ang mga katanggap-tanggap na alternatibo para sa Internal Revenue Service (IRS) sa panahon ng isang pag-audit kung wala kang resibo, tulad ng isang kinansela na tseke, ay isang pahayag ng institusyon sa pananalapi na may numero ng tseke, halaga ng tseke, pangalan ng nagbabayad at ang petsa na ang halaga ay nai-post ng institusyong pinansyal. Kung ang pagbabayad ay ginawa sa pamamagitan ng isang electronic funds transfer (EBT), ang pahayag ay dapat ipakita ang pangalan ng nagbabayad, halaga at ang petsa na inilipat ang halaga ng iyong institusyong pinansyal. Para sa mga credit card, dapat ipakita ng pahayag ang halagang sisingilin, pangalan ng nagbabayad at petsa na naiproseso ang transaksyon.
Mga Pagbili at Mga Gastusin
Ang anumang pagbili ng negosyo ay dapat na may kasamang isang resibo sa anyo ng mga slip ng credit card, bayad na mga invoice, mga kanseladong pag-check at cash register slips. Ang gastos ay isang pagbili ng iyong negosyo na hindi ibinebenta bilang isang mahusay o serbisyo, tulad ng mga kasangkapan sa opisina o mga computer. Panatilihin ang lahat ng mga resibo na ito sa isang lugar kung saan maaari mong ma-access ang mga ito kaagad.
Mga Pahayag ng Bank Account
Ang mga pahayag ng account sa bangko para sa taon ng buwis sa pananalapi ay dapat na isampa sa iyong mga gross receipt, pagbili at gastos. Ang mga pahayag ay na-back up kung ano ang binabayaran ng negosyo at kinuha para sa taon ng buwis. Ang isang taon ng buwis sa pananalapi ay 12 magkakasunod na buwan na nagtatapos sa huling araw ng anumang buwan maliban sa Disyembre.
Pagbabalik ng Buwis sa Payroll
Ang halaga na iyong binayaran sa iyong mga empleyado bilang mga tseke o direktang deposito ay kinakailangan din. Ang pagbabalik sa buwis sa payroll ay dapat kabilang ang anumang mga pederal at lokal na mga buwis pati na rin ang isang accounting ng anumang mga pagreretiro ng retirement account. Ang mga buwis sa payroll ng empleyado ay dapat manatili ng hindi bababa sa apat na taon, na kung saan ay ang kinakailangang haba ng panahon ng IRS.
Pagpapanatiling Record
Ang pag-record ng pag-record na iminungkahi ng IRS ay kinabibilangan ng pagpapanatiling isang checkbook ng negosyo, araw-araw at buwanang buod ng iyong mga resibo ng salapi, isang log o journal ng anumang mga pagbabayad ng tseke, anumang mga bayad sa empleyado at isang worksheet ng pamumura. Ang isa pang IRS tip ay upang mapanatiling hiwalay ang iyong checkbook sa negosyo mula sa iyong personal checkbook. Ginagawa ito upang mapanatili ang mga personal na gastusin na hiwalay sa mga gastusin sa negosyo. Panatilihin ang lahat ng mga rekord para sa iyong negosyo ng hindi bababa sa pinakamaliit na halaga na iniaatas ng IRS at lahat ng iyong naunang nai-file na tax return.
Mga empleyado
Ang pagpapanatili ng isang rekord ng lahat ng iyong mga empleyado, parehong nakaraan at kasalukuyan, kasama ang kanilang mga numero ng Social Security, impormasyon sa pakikipag-ugnay at ang kanilang mga I-9 at W-4 form ay kinakailangan ng IRS. Napatunayan ng form I-9 na ang empleyado ay legal na makakapagtrabaho sa Estados Unidos. Ang form na W-4 ay napunan para sa Certificate Allowance Allowance ng Employee, na nagbibigay-daan sa iyo upang tantiyahin kung magkano ang magbawas mula sa sahod ng empleyado mula sa chart sa form.
