Ang iyong sistema ng pagsingil ay maaaring hindi kasing-dali bilang isang pen at ledger o bilang sopistikadong bilang isang computer at software program na dinisenyo upang pamahalaan ang lahat ng bagay mula sa pagkalkula ng mga singil sa pagpapadala ng mga pahayag. Ang pagiging sopistikado, ang mga pangunahing konsepto sa pagsingil ay hindi nagbago simula sa bibliya. Mayroon pa ring isang service provider, isang user ng serbisyo at ang bayad na nagbubuklod sa relasyon.
Nagsisimula ang Pagsingil sa Mga Tao
Ang iyong kawani ay bumuo ng isang profile ng bawat customer bilang unang hakbang sa pagdisenyo ng isang indibidwal na billing system sa iyong enterprise. Kinokolekta ng kawani ng data ang mga pangalan, mga address ng pagsingil at mga tuntunin sa ilalim kung saan nakolekta ang iyong mga bayarin. Kung ang isang ikatlong partido tulad ng isang kompanya ng seguro ay kasangkot, ang impormasyon na iyon ay sinigurado rin. Maaaring hilingin sa iyo ng mga kostumer na direktang singilin ang mga ito o mag-charge sa isang credit card.
Data Input and Verification
Ang impormasyong ibinibigay ng mga customer ay input sa isang program ng software o manu-manong naitala sa isang ledger. Ang pag-verify ng mga marka ng credit at coverage ng kompanya ng seguro ay maaaring maganap sa pamamagitan ng pag-access sa telepono o website. Ang iyong kawani ay maaaring ma-access ang sensitibong impormasyon tulad ng mga marka ng credit upang bumuo ng isang kumpletong profile para sa iyong sistema ng pagsingil na maaaring gusto ng ilang mga customer na bayaran ang kanilang utang sa mga installment.
Coding Accounts
Kung ang iyong negosyo ay nag-charge ng isang serbisyo (isang konsultasyon) o isang katakut-takot na serbisyo (konsultasyon, mga bayarin sa lab, materyales at iba pa), pag-set up ng isang coding system upang bigyan ng kategorya ang bawat serbisyo at produkto ay mahalaga para sa pagsubaybay ng pera. Halimbawa, ang isang pasyente ng ngipin ay maaaring singilin para sa isang paglilinis, ngunit ang bayad ay sisingilin kung ang dentista ay ang pamamaraan sa halip na ang hygienist ay hindi pareho, kaya ang dalawang mga code ay ginagamit para sa mga layunin sa pagsingil. Ang isang code ay maaaring magpahiwatig ng isang korona ng ginto habang ang isa ay kumakatawan sa mas murang porselana na cap. Ang mga code ay may dobleng tungkulin, na nagpapahintulot sa iyo na subaybayan ang mga gastos at mga kategorya upang lagi mong malaman kung paano ginugol ang oras at mga mapagkukunan.
Binabayaran ang mga Batas
Mayroon kang ilang mga paraan upang i-set up ang iyong dating sistema ng pagsingil. Ang ilang mga may-ari ng negosyo ay sumisingil sa bawat customer sa parehong araw bawat buwan. Kung hindi ka gumagamit ng isang computer upang mahawakan ang trabaho na ito, ang pagsunod sa suit ay may katuturan. Kung hindi, maaari kang pahintulutan ng iyong elektronikong billing system na pag-uri-uriin ang mga customer sa pamamagitan ng "petsa ng serbisyo." Ang isang serbisyo ng Hulyo 10, halimbawa, ay awtomatikong bubuo ng pahayag sa Agosto 10 gamit ang standard, 30-day billing cycle. Ang iyong daloy ng salapi ay maaaring mas mahusay na paglingkuran sa pamamagitan ng pagpapadala ng mga pahayag sa loob ng mga araw ng isang serbisyo na ginanap. Maaari mong gamitin ang parehong snail mail at elektronikong pagsingil sa mga customer na invoice.
Sinusubaybayan ang mga Invoice
Ang pag-flag ng mga account sa sandaling natapos na ang mga petsa at nawala ay isang mahalagang bahagi ng sistema ng pagsingil ng bawat kumpanya. Ang mga paalaala sa pagbabayad na nakikipagtulungan sa kalakip ng mga "nakaraang-angkop na bayad" ay isa pang benepisyo sa pagpapanatili ng sistema ng pagsingil batay sa computer. Kung hindi naman, ang mga miyembro ng iyong kawani ng accounting ay maaaring gumamit ng isang "hot file" system na nagtatampok ng rolling list ng mga takdang petsa na nag-udyok sa mga tawag sa telepono na nagpapaalala sa mga customer na magbayad ng mga invoice sa sandaling lumipas ang takdang petsa.
Mga Serbisyo sa Koleksyon, Mga Pag-audit at Mga Middleman
Maaaring mas gusto mong pangasiwaan ang iyong sariling mga serbisyo sa pagkolekta sa halip na gumamit ng isang ahensya sa labas upang mamahala sa mga hindi nababayaran na mga isyu. Ang mga periodic, self-auditing practices ay nakakuha ng maraming mga uri ng iregularidad sa sistema ng pagsingil. Maaari ka ring kaakibat sa isang clearinghouse na itinatag upang alagaan ang bawat aspeto ng iyong sistema ng pagsingil, mula sa mga tseke ng kredito sa kostumer papunta sa mga singil. Ang mga serbisyong ito ay hindi mura, ngunit kung mas gusto mong magsagawa ng pagsingil, ang pagkalugi ay maaaring nagkakahalaga ng gastos.
