Sa maraming pahayag ng patakaran na may mga organisasyon na gumawa ng mga ito, ang mga pahayag na ito ay naglilinaw ng layunin, ilarawan ang mga paraan kung saan pinamamahalaan ng isang kumpanya ang patakaran at tumutukoy sa mga detalye nito. Ang mga pahayag ng patakaran ay nagsisilbing protektahan ang isang organisasyon mula sa mga di-pagkakaunawaan na maaaring humantong sa hindi awtorisadong pag-uugali o mga pag-uusig. Ang bawat pahayag ng patakaran ay dapat isama ang layunin nito, mga kahulugan sa terminolohiya, ang pahayag mismo at ang mga hakbang upang ipatupad ito.
Layunin ng Patakaran
Ang unang bahagi ng isang statement ng patakaran ay nagsasaad ng layunin nito. Ang isang organisasyon ay maaaring magkaroon ng maraming pahayag sa patakaran. Halimbawa, sa mga mapagkukunan ng tao, ang isang pahayag ng patakaran ay maaaring sumaklaw sa saloobin ng kumpanya patungo sa angkop na damit dahil nais ng kumpanya na mag-project ng isang larawan sa mga customer nito. Ang isa pang pahayag sa patakaran ng HR ay maaaring detalye ng patakaran sa paglalakbay ng empleyado ng kumpanya. Maaaring maglaman ito kung ano ang binabayaran ng kumpanya at kung ano ang hindi nito. Sa parehong kumpanya, ang isang pahayag sa patakaran sa pagmemerkado sa departamento ay maaaring maglarawan ng patakaran ng kumpanya sa pag-order ng graphic na sining at photography.
Tinukoy ang Terminolohiya
Ang ikalawang bahagi ng pahayag ng patakaran ay nagbibigay ng mga kahulugan ng mga pangunahing salita o interpretasyon ng terminolohiya sa patakaran. Pagkatapos nito ay maaaring isama ng patakaran ang isang listahan ng mga tao na naaangkop sa patakaran sa, ang tao sa loob ng kumpanya na may pananagutan na subaybayan ang pagsunod sa patakaran at kung paano at kung kanino ang mga apela ay maaaring ituro kung may mga di-pagkakasundo. Sa panloob na mga patakaran ng kumpanya, madalas mong mahanap ang mga pamamaraan o ang mga hakbang para sa pamamahala ng patakaran kasunod ng ikatlong bahagi ng patakaran.
Ang Pahayag ng Patakaran
Ang ikatlong bahagi ng isang patakaran sa patakaran ay naglalarawan sa buong patakaran, kung paano ang kumpanya ay nalalapat ito, sino o kung ano ang exempt mula sa mga probisyon ng pahayag ng patakaran, ang paraan kung saan ang mga hindi pagkakaunawaan at mga paglabag ay lutasin, at kung gaano katagal ang patakaran ay nananatili sa epekto. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga pahayag ng patakaran sa isang handbook ng empleyado, halimbawa, ang isang kumpanya ay maaaring maiwasan ang pagkalito sa gitna ng mga empleyado nito sa pamamagitan ng malinaw na detalye kung ano ang inaasahan ng mga empleyado sa mga partikular na sitwasyon.
Mga Function ng Patakaran
Ang mga pahayag ng patakaran ay nagsisilbing gatekeepers. Kung nais ng isang tao na pintura ang kanyang opisina orange, halimbawa, isang pahayag ng patakaran na nagpapahiwatig ng mga kulay ng logo ng kumpanya bilang pinahihintulutan ng mga karaniwang kulay ng opisina ang kanyang superbisor upang maiwasan ang isang bastos na paghaharap sa pamamagitan lamang ng paghahatid ng isang kopya ng pahayag ng patakaran na tumutukoy dito. Ang mga malinaw na pahayag ng patakaran ay maaaring mabawasan ang panganib ng kontrahan at alisin ang pagkakataon para sa hindi patas na mapipiling aplikasyon ng mga patakaran.
Pamamaraan ng Patakaran
Higit pa sa mga handbook ng empleyado ng kumpanya, ang mga indibidwal na departamento ay maaaring magkaroon ng kanilang sariling mga pahayag sa patakaran na nagpapakita ng pagsunod sa mga alituntunin o mga legal na kinakailangan. Sa mga kagawaran ng accounting ng mga kumpanya na nagbebenta ng stock, ang departamento ng accounting ay dapat sumunod sa pangkalahatang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting na itinatag ng pamahalaan kapag naghahanda ng mga financial statement para sa pampublikong pagsusuri. Ang isang paraan upang matiyak na sinusunod ng mga tauhan ng accounting ang mga patakarang ito at mga batas ay isang hanay ng mga pahayag ng patakaran na naglalarawan sa paraan kung saan sumusunod ang departamento sa mga patakarang ito.
