Kadalasan kapag ang isang organisasyon ay naghahanap ng tulong sa labas para sa isang proyekto, ito ay nag-isyu ng isang RFP, o isang kahilingan para sa panukala. Pagkatapos ay tutugon ang mga kontratista sa RFP, na binabalangkas kung paano sila makakatulong sa proyekto at kung bakit ang kanilang kumpanya o pangkat ay ang pinakamahusay na pagpipilian para sa trabaho. Upang matanggap ang mga pinaka-kumpletong tugon at gawin ang tamang pagpipilian, kailangang isama ng mga RFP ang ilang pangunahing impormasyon.
Ang isang RFP ay dapat palaging magsimula sa pagpapakilala at pangkalahatang ideya ng organisasyon na nagbigay ng kahilingan at ang problema o proyekto kung saan kailangan ang tulong. Ang pambungad ay karaniwang hindi hihigit sa isang talata o dalawa, at dapat din isama ang takdang petsa para sa proyekto at ang iminungkahing badyet. Kabilang ang impormasyon na ito ay tumutulong sa mga kumpanya na gumawa ng isang desisyon tungkol sa kung upang tumugon sa RFP.
Mga Detalye ng Proyekto
Ang ikalawang bahagi ng isang RFP ay dapat magbigay ng mga detalye tungkol sa partikular na proyekto o programa. Magbigay ng mga detalye tungkol sa layunin at istruktura ng proyekto pati na rin ang mga detalye tungkol sa koponan na nagtatrabaho dito, lokasyon, iskedyul at katayuan. Ang impormasyong ito ay tumutulong sa mga respondent na maunawaan ang konteksto ng proyekto; maaari nilang maiangkop ang kanilang tugon sa mga pangangailangan ng humiling na organisasyon.
Saklaw ng Serbisyo
Ang isang RFP ay dapat na detalye kung anong mga serbisyo ang iyong hinahanap mula sa isang kompanya sa labas. Ang saklaw ng paglilingkod na ito ay marahil ang pinakamahalagang bahagi ng RFP, dahil ang mga tumutugon sa mga kumpanya ay mag-aalaga nang mabuti upang bumuo ng mga panukala na nakakatugon sa lahat ng iyong mga pangangailangan. Habang dapat mong isama ang mga tiyak na gawain na susi sa pagkumpleto ng proyekto, ang listahan ng mga serbisyo na kinakailangan ay dapat na medyo pangkalahatan, dahil ang bawat tumutugon firm ay magkakaroon ng sariling diskarte sa proyekto. Ang pagbibigay sa labas ng mga firms sa pag-detalye ng kanilang mga ideya at mga proseso ay maaaring makatulong sa iyo na gumawa ng mas matalinong desisyon sa pinakamahusay na kumpanya para sa trabaho.
Badyet
Habang ang ilang mga kumpanya na nag-isyu ng mga RFP ay nag-aalinlangan upang isama ang impormasyon sa badyet, kung mayroon kang mahigpit na badyet, isama ang mga ito sa RFP. Dapat isama ng RFP ang isang seksyon na hinihiling ng mga kumpanya na detalye kung paano nila plano na gamitin ang badyet, pati na rin ang pagkasira ng kanilang mga kinakailangan sa pagbabayad at mga pamamaraan at pagbabayad. Isama rin ang impormasyon tungkol sa uri ng kontrata na iyong ibinibigay at ang tagal ng kontrata.
Kwalipikasyon
Kapag nagpipili ka ng isang labas na kompanya upang gumana sa iyong kumpanya, gusto mo ang pinakamahusay, pinaka-kwalipikadong kompanya na maaari mong kayang bayaran. Dapat isama ng RFP ang isang seksyon kung saan maaaring masuri ng mga tumutugon na mga kumpanya ang kanilang mga kwalipikasyon para sa trabaho. Kung naghahanap ka para sa tukoy na karanasan, pagkatapos ay hilingin sa mga respondent na detalyado ang kanilang mga kasanayan at karanasan sa lugar na iyon. Bilang karagdagan, humiling ng mga sanggunian, para sa buong kumpanya o para sa mga indibidwal na miyembro ng koponan.
Pagsusuri at Pagsusumite
Dapat isama ng mga RFP ang isang pagkasira ng pamantayan ng pagsusuri at mga direksyon para sa pagsusumite ng panukala. Maging malinaw at tiyak, na nagpapahiwatig ng petsa at oras ng deadline, pati na rin ang isang partikular na address kung saan makakatanggap ka ng mga panukala. Kung may mga pangyayari na hahantong sa agarang diskwalipikasyon, isama rin ang mga iyon.
