Ang layunin ng isang brosyur sa pagpupulong ay upang maakit ang mga delegado sa isang kaganapan at ipaalam sa kanila ang iskedyul ng pagpupulong. Ang brosyur samakatuwid ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa lugar, nagsasalita, kaayusan sa paglalakbay at iba pang mahahalagang katotohanan. Ang kopya ay dapat na malinaw, nakapagtuturo at mapang-akit, na naghihikayat sa mga mambabasa na magreserba ng kanilang mga spot upang makinabang sila ng personal o propesyonal. Ang pagpapakilala mula sa isang kilalang speaker o senior executive ay nagbibigay ng isang kapaki-pakinabang na pangkalahatang-ideya ng kaganapan, pati na rin ang isang welcome sa mga potensyal na delegado.
Target Audience
Ang mga organizer ng kumperensya ay naglalayon sa kanilang mga kaganapan sa mga partikular na grupo, kaya alamin ang higit pa tungkol sa target audience upang matiyak na ang brosyur ay nag-aalok ng mga kaugnay na benepisyo. Ang madla ay maaaring magkakaiba bilang mga guro, senior executive mula sa automotive industry o mga miyembro ng publiko na interesado sa musika sa bansa. Upang makahanap ng impormasyon sa madla, tanungin ang mga organizer para sa mga profile ng madla ng nakaraang mga kaganapan. Sinuri ng mga organisador ang kanilang mga tagapakinig, humihingi ng demograpiko o impormasyon sa negosyo, at mag-publish ng mga profile upang ipakita ang kalidad ng kanilang mga kaganapan sa mga delegado, presenters at sponsors.
Mga Pakinabang para sa mga Delegado
Ang brochure ay dapat magbigay ng mga delegado na may malakas na benepisyo para sa pagdalo. Kailangan ng mga delegado ng negosyo na bigyang-katwiran ang oras ng trabaho, at gustong malaman ng mga pribadong dadalo na magkakaroon sila ng halaga para sa paggastos ng kanilang sariling pera. Kilalanin ang mga benepisyo para sa target audience. Ang pagpupulong ay maaaring magbigay ng isang natatanging pagkakataon upang makarinig ng mga sikat na tagapagsalita sa mundo, tingnan ang mga demonstrasyon ng mga pinakabagong produkto o pagbutihin ang mga kasanayan sa pamamagitan ng pagdalo sa mataas na kalidad na mga sesyon ng pagsasanay. Ang mga benepisyo ay maaaring hindi masasakatuparan, tulad ng pagkakataon na makipag-network sa ibang mga tao sa isang industriya na marahil ay may isang mata sa pag-landing ng trabaho o paggawa ng isang benta.
Logistical Information
Ang komprehensibong impormasyon sa logistics sa pagpupulong ay mahalaga. Ayon sa American Conference Institute, ang mga tanong na madalas na tinatanong ng mga delegado sa conference ay sumasaklaw sa mga paksa tulad ng pagpaparehistro at pagbabayad, travel at catering arrangement, tirahan at pagkansela. Upang gawing madali para sa mga mambabasa na mag-sign up para sa kaganapan, isama ang buong mga detalye ng pagpaparehistro. Itakda ang mga gastos para sa pagdalo, kabilang ang anumang mga diskwento para sa maagang pagpaparehistro. Magbigay ng mga detalye ng contact para sa mga mambabasa na maaaring mangailangan ng karagdagang impormasyon at ipaalam sa mga delegado kung makakatanggap sila ng mga welcome pack.
Programa ng Kumperensya
Itakda ang programa ng kumperensya na may mga timetable at mga detalye ng bawat sesyon upang tulungan ang mga delegado na magplano ng kanilang oras sa kumperensya. Hayaang makilala ang mga delegado tungkol sa format ng kumperensya, na maaaring magsama ng mga presentasyon, roundtables, workshop at eksibisyon. Ang mga talambuhay ng mga presenter ay tumutulong sa mga delegado na piliin ang mga sesyon na nais nilang dumalo at ipahiwatig ang katayuan o kalidad ng kaganapan.
Panatilihin ang Komunikasyon
Ang conference brochure ay isa lamang elemento ng pre-conference marketing program. Ayon sa Inc., ang pag-post ng impormasyon at balita ng kaganapan sa social media ay nakakatulong na mapanatili ang interes habang mas malapit ang kaganapan. Halimbawa, ang mga pahayag tungkol sa mga sobrang tagapagsalita o mga espesyal na kaganapan, ay maaaring lumikha ng buzz sa paligid ng kaganapan at bawasan ang panganib ng mga delegado na bumababa.
