Ang mga epektibong sistema ng komunikasyon ay isang mahalagang bahagi ng isang matagumpay na negosyo. Upang manatiling mapagkumpitensya at produktibo, ang isang kumpanya ay dapat bumuo ng isang organisado, mahusay na diskarte sa nararapat at nakikipag-ugnayan sa sarili nitong mga empleyado, pati na rin sa mga customer, vendor at iba pang mga propesyonal. Sa kabutihang palad, ang komunikasyon sa negosyo ay nagbago sa paglipas ng panahon at may kasamang magkakaibang uri ng mga mensahe sa negosyo, mula sa simple at sinubukan-at-totoo sa teknolohikal na sopistikadong.
Mga Mensahe ng Negosyo sa Telepono
Kung ang iyong negosyo ay may higit sa isang tao, sa huli ay dapat kang magpasya ang pinakamahusay na paraan upang i-record at ipamahagi ang mga papasok na mga mensahe ng telepono. Ang ilang mga negosyo ay gumagamit ng isang tao upang mag-screen ng mga tawag sa telepono, isulat ang mga mensahe mula sa mga tumatawag at ipamahagi ang mga ito sa mga empleyado kung saan nilalayon ang mga ito. Ang ibang mga negosyo ay gumagamit ng isang awtomatikong sistema ng voice mail kung saan iniiwan ng mga tumatawag ang kanilang mga mensahe bilang mga pag-record ng boses. Sa voice mail, ang bawat empleyado ay may pananagutan sa pagsubaybay sa kanyang sariling mga mensahe. Ang ilang mga mas maliit na negosyo ay nag-set up lamang ng mga voice mail box para sa mga hiwalay na departamento ng kumpanya, sa halip ng mga indibidwal na empleyado.
Mga Memo ng Opisina
Memorandums (memo) ay isang uri ng mga empleyado ng sulat ay maaaring gamitin upang makipag-usap sa loob ng kanilang sariling kagawaran o sa pagitan ng mga kagawaran ng parehong kumpanya. Ang mga memo ay kadalasang maikli sa likas na katangian at walang pormal na pag-format ng mga panlabas na nakasulat na sulat sa negosyo. Gayunpaman, ang mga memo ay may format at pangkalahatang istraktura. Ang bawat format ng memo ng negosyo ay sa sarili nitong mga kagustuhan, ngunit sa pangkalahatan, ang mga memo ay nagpapakita ng tatanggap, ang nagpadala at ang paksa sa itaas, kung minsan ay naka-bold na mga uri. Ang katawan ng mensahe ay nasa ibaba ng impormasyong ito sa mga karaniwang uri. Ang mga empleyado ay maaaring maghatid ng mga memo sa personal o gamitin ang pamamahagi ng koreo ng inter-opisina ng kumpanya. Sa loob ng ilang propesyon, tulad ng mga larangan ng legal at pangkalusugan, gumagamit ang mga tao ng mga memo upang magpadala ng mga maikling mensahe sa ibang mga propesyonal at, sa ilang mga kaso, mga kliyente. Ang mga tao ay maaaring magpadala ng mga ganitong uri ng memo sa pamamagitan ng koreo, sa pamamagitan ng email at sa pamamagitan ng fax.
Email ng Negosyo
Ngayon, maraming mga negosyo ang gumagamit ng email correspondence bilang isang paraan upang makipag-usap sa loob ng kumpanya pati na rin sa mga customer, vendor at iba pang mga negosyo. Kung ang negosyo ay may isang website, ang mga empleyado ay maaaring magkaroon ng mga email address sa pangalan ng domain ng kumpanya, gaya ng "[email protected]." Ang pag-uusap sa email ay may kaugaliang maging mas pormal kaysa sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod ng sulat, isang katunayan na may mga pakinabang at disadvantages nito. Maraming mga negosyo na nagpapahintulot sa kanilang mga empleyado na gumamit ng mga email address ng kumpanya na ito ay kapaki-pakinabang upang magtatag ng isang unipormeng pamantayan para sa email ng kumpanya. Maaaring limitahan ng mga kumpanya ang paggamit ng mga empleyado para sa mga layuning pangnegosyo lamang at mahigpit na mag-regulate kung anong mga uri ng mga attachment sa email ang maaaring i-download ng empleyado. Kung ang negosyo ay may kasunduan sa pagiging kompidensiyal sa mga empleyado nito, ang kasunduang ito ay malamang na mapalawig sa paggamit ng mga empleyado ng email ng kumpanya. Ang isang negosyo ay nasa loob ng mga karapatan nito upang mangailangan ng isang empleyado na kumatawan sa kumpanya sa isang positibong liwanag habang nakaayon sa isang email address ng kumpanya. Ang ilang mga negosyo ay maaaring mangailangan ng mga empleyado na gumagamit ng isang email ng kumpanya upang magdagdag ng mga awtomatikong pirma ng email sa kanilang email. Ang lagda na ito ay maaaring kasama ang buong pangalan at pamagat ng empleyado sa kumpanya, pati na rin ang pangalan ng negosyo, numero ng telepono, website at iba pang may kinalaman na impormasyon.
Correspondence Business
Ang propesyonal na pakikipag-ugnayan sa negosyo ay may mahaba at pormal na kasaysayan. Ang mga negosyo ay kadalasang nag-komisyon ng isang disenyo ng letterhead kung saan naka-print ang lahat ng sulat sa negosyo. Maaaring isama ng disenyo ng letterhead ang logo ng kumpanya pati na rin ang pangkalahatang impormasyon sa pakikipag-ugnay, tulad ng mailing address ng kumpanya, numero ng telepono at fax at address ng website. Ang ilang mga kumpanya ay nag-customize ng pangunahing template ng letterhead para sa mga indibidwal sa loob ng kumpanya, pagdaragdag ng mga personal na extension at mga indibidwal na email address sa impormasyon ng contact. Ang nakasulat na sulat sa negosyo ay may pormal na istraktura. Kahit na ang eksaktong format ay maaaring magkakaiba, sa pangkalahatan, ang petsa ay napupunta sa itaas ng sulat, at ang buong pangalan, pamagat, kumpanya at mailing address ng tatanggap ay nasa ibaba ng petsa. Hindi mo kailangang magdagdag ng isang label ng linya ng paksa o patlang, tulad ng "Upang:" sa tabi ng pangalan at address ng tatanggap. Ang nakasulat na sulat sa negosyo ay gumagamit ng mga salutations ng pagbubukas, tulad ng "Minamahal" sa simula, sinundan ng pangalan ng tatanggap, at pagsasara ng mga salutations sa dulo, tulad ng "Taos-puso," sa pangalan ng nagpadala sa ilalim. Maaaring gusto ng nagpadala na mag-sign sa sulat para sa isang personal na ugnayan. Kung ang isang tao maliban sa nagpadala ng sulat ay nagsulat o nag-type nito, dapat na isama ng typist ang mga inisyal ng nagpadala, isang colon at ang kanyang sariling mga inisyal sa ilalim ng pirma. Kung ang parehong sulat ay ipinadala sa maramihang mga tatanggap, ito ay dapat na direksiyon sa pangunahing tatanggap, kung gayon ang lahat ng iba pang mga tagatanggap ay dapat na isulat sa ibaba ng email sa tabi ng mga titik na "CC," na nakatayo para sa "carbon copy."
