Ang isang karaniwang hindi napapansin na mahalagang aspeto ng isang negosyo ay ang pagbati ng voice mail. Ang mga di-malilimutang at propesyonal na pag-record ay may positibong epekto. Gawin ang pagbati na magkasya sa kumpanya habang nagdadagdag pa ng estilo na may ilang personalidad na itinapon sa halo. Ang pinakamahusay na palabas na pag-record ay may tamang dami ng lasa nang hindi nawawala ang propesyonal na ugnayan.
Mga Pangunahing Sangkap
Ang isang voice mail sa negosyo ay dapat magkaroon ng ilang mga sangkap na nagpapaalam. Isama ang pangalan ng tao na ang extension ay na-dial, ang pangalan ng kumpanya at ang departamento. Anyayahan ang tumatawag na mag-iwan ng mensahe; Kadalasan ang tumatawag ay hindi nakakaalam na nakarating siya sa voice mail. Sabihin sa mga kliyente kapag maaari nilang asahan ang isang tawag pabalik, at nag-aalok ng isang alternatibong contact, kung maaari. Magdagdag ng website o email ng kumpanya. Mag-iwan lamang ng isang karagdagang contact para sa pagiging maikli, nag-iingat Christopher Null, pagsulat sa PC World. Bumuo ng maikling pagbati at to-the-point.
Walang-Nos
Iwasan ang paggamit ng cell phone upang itala ang pagbati. Ang isang linya ng lupa ay ginustong para sa rekord ng pagbati. Ang kalidad ng tunog ay hindi maganda sa isang cellphone kumpara sa isang land line. Ang mga propesyonal na pagbati ay hindi dapat tunog tunog malabo o crackly. Iwasan ang mga karaniwang pagbati. Ang tunog ay awtomatiko, walang pasubali at malamig. Siguraduhin na walang mga noises sa background ang naitala. Ang isang hindi maganda na naitala na pagbati ng telepono ay maaaring maging mga customer at humahantong ang layo. Iwasan ang "um" at "uhs." Maghanda ng script bago magrekord upang madali itong dumadaloy.
Pangkalahatang Pagbati
Ang pangkalahatang pagbati ay ginagamit sa pang-araw-araw na batayan para sa araw-araw na hindi nasagot na mga tawag habang ang telepono ay walang nag-aalaga. Ang pagbati na ito ay karaniwang nilalaro para sa mga taong tumatawag mula sa labas ng kumpanya.
"Naabot mo na (kumpanya), kung saan (slogan). Ito ay (pangalan), ang iyong gabay sa (departamento). Sa kasamaang palad, hindi ako makarating sa telepono ngayon, ngunit iwan mo ako ng mensahe sa iyong pangalan at numero ng telepono, at ibabalik ko ang iyong tawag sa lalong madaling panahon. O huwag mag-atubiling magpadala sa akin ng isang email sa (email address)."
Pagbati ng Out-of-Office
Ang mga mensahe sa labas ng opisina ay ginagamit kapag ang isang tao ay nawala mula sa opisina para sa isang paunang natukoy na dami ng oras. Pinapayagan ng karamihan sa mga serbisyo ng voice mail ang pagbati upang i-play para sa isang takdang dami ng oras kaya walang sinuman ang dapat tandaan upang i-off ang out-of-office pagbati.
"Hi, ito ay (pangalan) sa (departamento). Ako ay wala sa opisina hanggang (petsa). Susuriin ko ang aking mga voice mail sa buong araw, kaya't iwanan mo ako ng isang mensahe at ibabalik ko ang iyong tawag sa lalong madaling panahon. Kung kailangan mo ng karagdagang tulong, maaari kang makipag-ugnay (alternatibong contact person) sa (numero ng telepono), o maaari mong bisitahin ang aming website sa (URL)."
