Para sa mga bagong may-ari ng negosyo, ang pamamahala ng file ng computer ay isang gawain na kadalasang ipinagpaliban o kahit na hindi pinansin. Gayunpaman, ang karamihan sa mga negosyo ay nagtatrabaho, nag-iimbak, nakakuha at nagtatabi ng maraming data sa anyo ng mga file sa computer. Kung ganiyan ang kaso para sa iyong negosyo, kakailanganin mo ng isang maisasagawa na istraktura ng file, isang diskarte sa pagbibigay ng pangalan na madaling maunawaan at higit pa. Ang isang malakas na paglikha, imbakan, organisasyon at proseso ng pag-backup ay makakatulong sa iyong sukatin ang iyong negosyo habang lumalaki ito.
Mga Tip
-
Ang pamamahala ng file ng computer ay isang malakas na paglikha, imbakan, organisasyon at proseso ng pag-backup para sa impormasyon ng iyong negosyo na makakatulong sa iyong i-scale ang iyong negosyo habang lumalaki ito.
Bakit ang Pamamahala ng File ay Kritikal sa Iyong Negosyo
Kung naglulunsad ka ng isang bagong negosyo, ito ay kaakit-akit upang makaligtaan ang pamamahala ng file. Malamang na wala kang maraming mga file ng computer upang magsimula sa, at walang alinlangan maraming iba pang mga pagpindot na bagay na hinihingi ang iyong pansin.
Gayunpaman, ang paglalaan ng oras upang maitaguyod ang isang matalinong sistema ng pamamahala ng file mula sa simula ay nagbabayad ng mga dividend para sa mga darating na taon. Ang isang scalable, organisadong sistema para sa mga file ay lumalaki sa iyong kumpanya, pinapanatili ang iyong mga file na ligtas at mahusay na nakaayos kahit na ang bilang ng mga file na iyon ay nagdaragdag nang exponentially.
Bilang kahalili, ang pagpapaliban ng pamamahala ng file ay lumilikha ng isang marumi, hindi maayos na sistema na nagkakahalaga ng oras at kahusayan. Ang pagsang-ayon ng wastong sistema sa puntong iyon ay lubhang mahal at kadalasan ay may kinalaman sa mga mahuhusay na consultant at mga karagdagang kagamitan.
Ang isang sistema ng pamamahala ng file na madaling maunawaan, tapat na magtrabaho at simple upang palawakin ay isang mahalagang asset ng negosyo.
Paglikha ng isang Istraktura ng File
Kung paano pinipili ng iyong negosyo upang mag-organisa ng mga file ng computer ay makakaapekto sa pang-araw-araw na mga pag-andar, pamamahala ng proyekto at relasyon ng kliyente para sa darating na taon. Kung hindi mo mahanap at makuha ang tamang dokumento nang mabilis, ang iyong negosyo ay maaaring mawalan ng mga kliyente o reputasyon nito sa huli.
Ang pinakamahusay na paraan upang ayusin ang mga file ay mag-iiba mula sa negosyo patungo sa negosyo. Mag-isip muna tungkol sa kung paano lumikha at gumana ang iyong negosyo sa mga dokumento bago pumili ng isang organisasyon o hierarchical na diskarte.
Ang panloob na istraktura ng file ay maaaring malawak at mababaw o makitid at malalim. Ang unang diskarte ay lumilikha ng maraming mga top-level na folder at mas kaunting mga subfolder. Maaari itong magresulta sa maraming mga dokumento na naka-imbak sa maramihang mga folder. Ang ikalawang diskurso ay nagsasagawa ng maraming mga folder sa loob ng mga folder ng magulang. Ang mga hybrid na istraktura ay maaari ring likhain upang maghain ng balanse sa pagitan ng dalawang uri ng mga hierarchy. Ang personal na kagustuhan at pangangailangan ng negosyo ay dapat magdikta sa tiyak na diskarte.
Sa pagtaas ng mga serbisyo sa pamamahala ng file na tumutulong sa paghahanap ng mga file nang mas madali sa pamamagitan ng paghahanap, ang ilang mga tao at mga negosyo ay nag-abanduna sa mga folder ng file nang buo at nagtatapon ng lahat ng kanilang mga dokumento sa isang master folder. Ito ay hindi inadvisable. Anumang negosyo ay lilikha ng higit pang mga dokumento sa isang taon kaysa sa madaling maupusan ng isang flat na istraktura. Mahalaga na lumikha ng ilang uri ng istrakturang pang-organisa ng file na nakakatulong na maikategorya ang iyong mga file, na kung saan ay nagpapahintulot sa kanila na mas madaling hanapin.
Ang alinmang sistema na pipiliin mong isagawa ay dapat na madaling gamitin, ligtas at maaasahan. Mag-isip tungkol sa kung sino ang magiging paglikha at nagtatrabaho sa mga file na ito, at pagkatapos isaalang-alang kung paano ang kanilang mga pangangailangan sa trabaho ay maaaring mas mahusay na matugunan ng isang istraktura ng file.
Ang isa pang pangunahing aspeto ng kadalian ng paggamit ay accessibility. Kung kailangan ng iyong mga pangunahing dokumento ng mga manggagawa na mag-access ng mga dokumento sa mga mobile device, mahalaga na isipin kung paano ilista ang mga dokumentong iyon, ma-access at magtrabaho kasama sa mga device na iyon kapag nagtatatag ka ng patakaran sa pamamahala ng file. Bukod dito, gugustuhin mong magpatibay ng diskarte sa pamamahala ng file na nagpapanatili ng mga file na naka-synchronize sa lahat ng mga device.
Panghuli, isama ang mga backup na file ng plano sa iyong sistema ng pamamahala ng file. Sa isip, dapat kang lumikha ng maramihang mga backup na mga kopya ng iyong mga file. Ang mga pag-backup na iyon ay dapat na naka-imbak sa iba't-ibang mga computer, hindi bababa sa isa sa mga ito ay hindi matatagpuan sa iyong mga lugar ng trabaho. Tiyaking tukuyin kung sino ang gumagawa ng mga backup, gaano kadalas at sa kung anong teknolohiya sa sistema ng pamamahala ng file ng iyong computer.
Paghahanap ng Mga Computer File na Kailangan Ninyong
Ang pagbibigay ng mga kombensiyon at istraktura ng file ay dapat makatulong sa paghahanap at pagkuha ng tamang dokumento nang mabilis kung kinakailangan. Ang mga pangalan ng file na naglalaman ng mga random na serye ng mga alphanumerics, o kahit na mga kombensiyong tulad ng "DATE + CLIENT NAME" ay maaaring nakalilito at nakakulong.
Ang mga pangalan ng file ay dapat magkaroon ng kahulugan sa lahat ng mga gumagamit at madaling makilala ang uri, layunin at pangunahing nilalaman ng bawat file.
Bilang karagdagan sa isang pare-parehong convention ng pagbibigay ng pangalan ng file, isaalang-alang ang pagdaragdag ng isang sistema ng pamamahala ng file. Ito ay isang uri ng application ng computer na tumutulong sa pag-imbak at pagsasaayos ng mga file. Maaari itong mag-aalok ng mga tampok na nagbibigay-daan para sa pagsubaybay ng may-ari at kasunod na mga gumagamit, petsa ng paglikha at huling pagbabago at iba pang data na maaaring makatulong sa iyo na gumana at mapanatili ang iyong mga file.
Ang mga serbisyo sa pamamahala ng file tulad ng Dropbox at Google Drive ay makakatulong sa iyo sa pamamagitan ng pagbibigay ng mas maraming layout-friendly na interface at interface. Sa halip na matandaan ang mga kumplikadong mga kaayusan ng file o pagbibigay ng pangalan sa mga kombensiyon maaari ka lamang maghanap para sa kung ano ang kailangan mo.
Paglalagay ng Patakaran ng iyong Kumpanya sa Pagsusulat
Sa sandaling napagpasyahan ang istraktura at pagbibigay ng pangalan sa mga kombensiyon, lumikha ng isang draft na dokumento para sa iyong negosyo na nagbabalangkas sa lahat ng mga pagtutukoy para sa pagtatrabaho sa mga file ng computer na iyong pinili. Kahit na ikaw lamang ang iyong empleyado, maaaring hindi ito laging nangyayari. Ang isang pormal na dokumento na nagbabalangkas sa mga patakaran sa pamamahala ng file ng computer ay makakatulong kung palawakin mo at mag-hire ng mga empleyado sa hinaharap. Matutulungan din nito ang iyong negosyo na mapanatili ang isang pare-parehong paraan ng pamamahala ng file at masiguro ang seguridad ng iyong mahalagang mga file.
