Upang magpatakbo ng isang mahusay na negosyo, ito ay mahalaga upang subaybayan ang mga papeles. Kontrata. Panukala. Mga Invoice. Mga perang papel. Mga Lisensya. Kahit na sa ika-21 siglo, kapag ang karamihan sa mga papeles ay digital, ang pamamahala ng file ay kinakailangan pa upang mapanatiling maayos ang iyong mga operasyong pang-administratibo. Marami sa mga prinsipyo ng pamamahala ng dokumento sa negosyo ay mananatiling pareho, kung ang iyong digital na sistema ng pag-file ay nasa iyong laptop o sa cloud.
Mga Prinsipyo ng Pamamahala ng File
Ang pangunahing batas ng mabuting file management ay ang sistema ay dapat gawing mas madali para sa iyo na makahanap ng mga dokumento. Kung hindi, ito ay hindi anumang paggamit.
Ang isang mahusay na dokumento ng pag-file ng sistema, kung ito ay batay sa isang bakal cabinet o ang ulap, dapat gumawa ng pag-file mas mababa nakakapagod at mahirap; hindi ka dapat gumastos ng ilang minuto lamang ang pag-uunawa kung saan ang file na ulat ng benta sa buwan na ito ay napupunta. Madali ring makuha ang impormasyong gusto mo. Ang mahusay na pag-file ay hindi nakasalalay sa mga tao: kung ang iyong administratibong katulong o IT tao ay umalis, ang kanilang kapalit ay dapat makapag-alam sa sistema. Ang mga kategorya ng file ay dapat na malinaw at madaling makilala. Ang sistema ay dapat gawing madali upang kilalanin at linisin ang di-aktibong mga rekord.
Mahalaga rin ang kakayahang umangkop, lalo na sa software. Ang isang sistema ng pag-file ng dokumento na nag-lock ng iyong negosyo sa isang solong vendor o isang partikular na platform ng computer ay maaaring patunayan ang isang problema sa kalsada.
Ang sistema ay dapat ding makontrol ang paglago. Ang mga file ay hindi maiiwasang maipon habang lumalaki ang iyong negosyo, nagdaragdag ng mga bagong customer at nagpapalawak ng mga kawani. Ang isang mahusay na sistema ay maaaring humawak ng higit pang data at imbakan ng dokumento kaysa sa inaasahan mong kailangan.
Mga Benepisyo ng Pamamahala ng File
Ang mabuting pamamahala ng dokumento ng negosyo ay maaaring makabuo ng mga kongkretong benepisyo para sa iyong negosyo. Ang mas mabilis na pag-file at pagbawi ay nagse-save ng oras at ginagawang mas episyente at produktibo ang mga kawani. Kung ang isang sistema ay binabawasan ang mga misfiles, na maaaring makatipid ng maraming oras at problema. Ito ay totoo lalo na kung pupunta ka sa hukuman o sumasailalim sa isang pag-audit: hindi pagkakaroon ng mga pangunahing dokumento na madaling gamiting maaaring humantong sa isang malungkot na kinalabasan.
Ang isang mahusay, mahusay na pag-iisip-out system binabawasan ang bilang ng beses na kailangan mong bumili ng paghaharap ng kagamitan at ang halaga ng espasyo na kailangan mo upang iimbak ito. Pinapadali rin nito na sanayin ang mga bagong tauhan upang mag-file.
Digital at Hard Copy
Ang paggamit ng isang digital na sistema ng pamamahala ng file ay may malaking pakinabang. Ginagawa ng digital na pag-file na maghanap ng mga dokumento sa pamamagitan ng mga keyword, na maaaring maghatid ng mga papeles na kailangan mo sa mas mabilis na oras. Ang isang mahusay na sistema ay may iba pang mga pakinabang:
- Maaari itong mag-imbak ng iba't ibang uri ng dokumento, tulad ng mga file na pagpoproseso ng salita, mga email at mga PDF.
- Pinaghihigpitan nito ang pag-access sa mga lihim na dokumento.
- Sinusubaybayan nito kung sino ang nagbabasa ng dokumento.
- Kung may gumagawa ng mga pagbabago, maaari mong subaybayan ang mga ito. Kung kinakailangan, maaari mong i-undo ang mga ito.
- Pagkontrol kapag matatanggal ang mas lumang mga dokumento.
- Madaling i-access at i-edit ang mga dokumento na may mga cellphone at iba pang mga mobile device.
Ang ilang mga dokumento, gayunman, ay kailangang manatili sa hard copy, kahit na i-scan mo at digitize ang mga ito. Ang mga regulasyon ay madalas na nangangailangan ng iyong mga kopya ng mga lisensya sa negosyo at mga pahintulot sa papel, hindi lamang sa cyberspace. Iba pang mga dokumento na maaaring nagkakahalaga ng pagpapanatili sa hard copy ay kinabibilangan ng mga taunang ulat, "paggawa ng negosyo bilang" mga sertipiko, mga dokumento ng seguro at promissory notes. Depende sa iyong linya ng trabaho ay maaaring may mga tiyak na regulasyon sa imbakan ng dokumento na kailangan mong harapin.
Ang mga dokumentong pisikal ay nasa panganib para sa pagkasira mula sa sunog, lindol, bagyo o simpleng tubo na nagbubuwag at nagbaha sa tanggapan. Ang iyong negosyo ay dapat gumawa ng mga hakbang upang maiwasan ang:
- Mag-file ng mga dokumento sa malinis, ligtas, matatag sa kapaligiran at lalagyan ng mga sunog.
- Gumawa ng mga backup na kopya, alinman sa digital, microfiche o photocopy.
- Maghanap ng isang lugar upang mag-imbak ng mga kopya off-site, upang kung mayroong isang apoy o iba pang mga kalamidad, hindi nila matugunan ang parehong kapalaran bilang ang mga orihinal.
- Ang iyong backup na lokasyon ng imbakan ay dapat na isang maaari mong ma-access pagkatapos ng kalamidad. Ang isang bentahe ng imbakan ng ulap ay maaari mong ma-access ang impormasyon saanman kung saan gumagana ang Internet.
Indexing Your Records
Upang masulit ang paggamit ng isang sistema ng paghaharap, kailangang ma-index ito nang epektibo. Maaaring kabilang sa mga karaniwang kategorya ang mga buwis, kontrata, korespondensiya sa customer, mga lawsuit, mga account na pwedeng bayaran at mga account na maaaring tanggapin, halimbawa. Dapat sundin ng iyong papel at mga digital na file ang parehong pamamaraan ng pag-index. Iyan ay magiging mas madali upang sanayin ang mga empleyado upang malaman kung saan makahanap ng mga papeles.
Panuntunan sa Paglabas ng Dokumento
Kapag pinlano mo ang iyong sistema ng pamamahala ng file, kailangan mong tumira sa isang mahusay na iskedyul ng pagpapanatili ng dokumento o mga alituntunin para sa kung gaano katagal upang mapanatili ang mga file. Kahit na may isang digital na sistema ng pag-file, ito ay mahalaga: kung ang iyong negosyo ay patuloy na lumalago at lumalago, sa huli, ang isang paghahanap para sa "kontrata ng raw na materyales" o katulad ay maaaring magpalit ng mga dose-dosenang mga hindi napapanahong dokumento.
Ang iyong iskedyul ng pagpapanatili ng dokumento ay dapat isaalang-alang ang parehong mga kinakailangan sa legal at negosyo. Kung mayroon kang mga dokumento na may kaugnayan sa iyong pahayag sa buwis, tulad ng mga bill ng credit card na nagpapakita ng mga pagbili ng negosyo, sinabi ng IRS na dapat mong panatilihin ang mga ito ng hindi bababa sa tatlong taon pagkatapos na isumite ang pagbabalik. Iyan ay kung gaano katagal ang IRS ay karaniwang makakabalik-balik at makakapag-audit sa iyo. Panatilihin ang mga talaan ng buwis sa pagtatrabaho sa loob ng apat na taon at umasa sa mga nagbalik na nag-claim ng masamang gastos sa utang sa loob ng pitong taon.
Iba't ibang mga panuntunan ang nalalapat sa iba't ibang mga tala. Maaari kang magkaroon ng mga file na may kinalaman sa pagsunod sa kapaligiran, mga pag-file ng Securities and Exchange Commission, mga tuntunin sa kaligtasan sa trabaho ng pederal at estado at mga batas sa diskriminasyon. Ang bawat regulator ay may sariling mga kinakailangan. Kailangan mo rin ng isang patakaran para sa simpleng mga talaan ng negosyo. Halimbawa, hindi mo nais na burahin ang isang kontrata bago mo makumpleto ang trabaho na iyong nilagdaan. Ang mga rekord na may kaugnayan sa patuloy na paglilitis ay hindi dapat sirain, kahit na ito ay sa kalamangan ng iyong kumpanya.
Responsibilidad mo, o ng sinuman ang nagpapatakbo ng iyong programa, upang malaman kung aling mga rekord ang dapat itago at kung gaano katagal. Sinuman ang humahawak ng mga rekord ay dapat malaman ang patakaran ng kumpanya at sanayin ang lahat ng kanilang mga subordinates. Kailangan din ng mga regular na empleyado na malaman ang ilan sa mga ito. Kung, sabihin, ang empleyado ay nagpapadala o tumatanggap ng isang email na kailangang ma-archive, kailangan nila ng sapat na pagsasanay upang makilala ang pangangailangan.
Para sa mga pisikal na dokumento, ang pagkawasak ay nagbibigay ng sukdulang antas ng ligtas na pagtatapon. Para sa mga digital na file, kailangan mo ng mga pamamaraan na nagtatanggal sa mga ito nang lampas sa pagbawi. Manatiling isang pagsubaybay sa ulat na nagtatala na iyong naitapon at kapag nawasak mo sila.
Seguridad at Pagkapribado
Ang mga napakalaking hacks at data breaches ay isang karaniwang katotohanan ng ika-21 siglong buhay. Hindi ito nangangahulugan na hindi mahalaga ang mga ito: ang isang paglabag sa data ay maaaring makapinsala sa iyong reputasyon, magdudulot sa iyo ng pera o magpalitaw ng isang alon ng mga lawsuits o mga multa. Kahit na ang impormasyon na nakakalat sa loob ng kumpanya ay maaaring maging sanhi ng problema. Hinihiling ka ng ilang mga pederal na batas na panatilihing kumpidensyal ang medikal na impormasyon ng empleyado. Kung ang ibang mga empleyado ay makaka-access ng mga kumpidensyal na rekord, maaari kang maging para sa isang mundo ng legal na sakit.
Bilang bahagi ng pag-set up ng iyong sistema ng pamamahala ng file, kailangan mong ipatupad ang isang patakaran sa seguridad at privacy. Ang kakayahan ng empleyado na makita ang mga dokumento ay kailangang nasa batayan na kailangang malaman. Ang pag-access ay dapat na batay sa isang awtorisasyon na sistema, sa halip na lamang ang pagtitiwala sa mga empleyado na huwag tumingin sa mga nauuri na dokumento.
Karaniwang magbahagi ng mga dokumento sa online kapag maraming empleyado ang nagtatrabaho sa parehong proyekto. Nagbubukas ito ng isa pang window ng kahinaan para sa kumpidensyal na pagkuha ng impormasyon. Ang pag-encrypt ng file o paggamit ng isang sistema ng pagbabahagi ng file tulad ng Dropbox ay maaaring makatulong na maiwasan ang mga paglabas.
Ito ay isa pang dahilan upang maggupit o magtanggal ng mga lumang, hindi kailangan na mga file. Kahit na hindi sila magagamit sa iyong negosyo, maaaring mayroon silang kumpidensyal na impormasyon tungkol sa mga dating empleyado o mga mamimili na hindi pinahahalagahan ang pagkuha nito.
Anuman ang mga patakaran na nakukuha mo, mahalaga na sanayin ang lahat ng empleyado hindi lamang kung paano mag-file at kunin ang data kundi pati na rin ang mga panuntunan sa pagiging kompidensyal at ang iskedyul ng retention record.
