Ang mga empleyado ng accounting ay nagtataglay ng maraming mga papeles at walang sistema ng paghaharap, ang opisina ay maaaring mabilis na maging isang gulo. Kadalasan para sa mga kagawaran ng accounting na magkaroon ng maraming mga cabinet ng paghaharap, kabilang ang mga naka-lock na, upang pangalagaan ang payroll at iba pang kumpidensyal na impormasyon. Ang access sa mga pinansyal na file at data ay dapat limitado - ang mga opisina ay hindi dapat na matatagpuan sa mga pampublikong espasyo. Ang pagpapatupad ng isang sistema ng pag-file sa tanggapan ng accounting ay nagpapakita ng ilang mga hamon, ngunit maaaring matagumpay itong gawin at mapataas ang kahusayan ng departamento.
Mag-set up ng dalawang uri ng mga file. Ang isang kabinet ng pag-file o drawer ay para sa mga pang-araw-araw na file, na kung saan ay karaniwang naka-imbak ang layo pagkatapos ng pagtatapos ng taon. Kabilang sa mga file na ito ang karamihan ng iyong mga gastos at mga item sa kita. Ang ikalawang uri ng mga file ay may kaugnayan sa imbakan ng mga permanenteng o pangmatagalang item na kailangang ma-access sa paglipas ng panahon. Ang mga halimbawa ay mga file para sa mga patakaran at mga pamamaraan, mga kontrata, mga fixed asset, mga patakaran sa seguro at iba pang dokumentasyon na hindi maaaring mahuli pagkatapos ng pagtatapos ng taon.
Dokumentasyon ng file ayon sa uri. Ang mga gastos ay hiwalay na isinampa mula sa payroll at iba pang mga lugar ng accounting. Huwag ihalo at tumugma. Kung ang ilang mga transaksyon ay nabibilang sa higit sa isang lugar, tulad ng mga gastusin at fixed assets, gumawa ng mga kopya ng mga papeles at ilagay ang dokumentasyon sa parehong mga file. Maaaring maisampa ang mga gastos ayon sa alpabeto, sa pamamagitan ng mga pangalan ng vendor, habang ang mga fixed asset file ay maaaring mauri sa pamamagitan ng mga petsa ng pagbili. Depende sa iyong negosyo, ang pag-backup ng kita ay nai-file sa pamamagitan ng petsa ng resibo o petsa ng deposito upang mapabilis ang mga rekonciliasi sa bangko sa ibang pagkakataon.
Gumamit ng iba't ibang kulay sa iyong mga file. Halimbawa, maaari mong i-file ang lahat ng iyong mga gastos sa mga pulang folder, kita sa berde at mga kontrata sa mga dilaw na folder. Kung naghahanap ka para sa isang item ng kita, pumunta diretso para sa mga berdeng folder, pag-save ng oras at enerhiya. Kung nakikita mo ang isang pulang file na nakalagay sa paligid, maaari mong ilipat ito sa tamang cabinet ng pag-file na walang mga problema o pagkaantala. Ang koordinasyon ng kulay ay ginagawang madali ang pag-file.
Mga Tip
-
Magtatag ng isang mainit na file kung saan inilalagay mo ang mga item na kailangan ang iyong agarang atensyon at panatilihin iyon sa iyong desk.
