Ang accounting ay mahalaga para sa negosyo bilang isang paraan upang idokumento ang pinansiyal na aktibidad at matuto mula sa mga numero. Kailangan ng iyong negosyo ang pangunahing accounting upang mag-ulat ng kita sa mga form ng buwis at subaybayan ang mga pondo na dumadaloy sa loob at labas ng iyong mga bank account. Ngunit ang impormasyon sa accounting ay nagbibigay din ng mahalagang pananaw sa mga pagpapatakbo, na nagpapakita ng mga uso at mga pagkakataon na makatutulong upang gawing mas kapaki-pakinabang ang iyong kumpanya. Hinihiling sa iyo ng mga ahensya sa pag-uulat ng buwis na panatilihin ang mga libro sa pinakamababang antas na sumusubaybay sa kita at paggasta. Ngunit kung ikaw ay may drive at interes, maaari mong gawin ang iyong mga proseso ng accounting sa isang ganap na iba't ibang mga antas, at gamitin ang mga ito upang lumikha ng isang mas matalinong at mas maraming pananalapi mabubuhay negosyo.
Mga Uri ng Kailangan ng Mga Negosyo sa Accounting
Pagsubaybay sa kita at paggastos: Ang iyong negosyo ay kinakailangan upang punan ang mga form ng buwis batay sa parehong gross na kita at netong kita. Ang mga buwis sa estado at lokal na excise ay kinakalkula bilang isang porsyento ng kita. Ang mga buwis ng lungsod, estado at pederal ay nakabatay sa iyong netong kita pagkatapos mabawasan ang mga gastos na maaaring mabawasan mula sa kabuuang kita. Upang makalkula nang wasto ang mga halagang ito, dapat na subaybayan at iipon ng iyong negosyo ang kabuuang mga resibo bilang batayan para sa mga numero ng kita, at idagdag ang lahat ng paggasta bilang batayan para sa mga pagbabawas sa negosyo. Kapag nag-uulat ng kabuuang kita, kakailanganin mong i-break ang iyong mga kita sa mga kategorya tulad ng pakyawan at tingian. Kapag kinakalkula ang netong kita para sa mga buwis sa kita, kakailanganin mong hatiin ang mga gastusin sa mga kategorya pati na rin, tulad ng mga materyales, payroll, renta, mga utility at mga gastos sa auto.
Payroll accounting: Bilang karagdagan sa pagkalkula kung magkano ang babayaran sa bawat empleyado batay sa sahod o suweldo at oras na nagtrabaho, dapat ding ipagpaliban ng iyong negosyo ang Social Security, Medicare at mga buwis sa kita na utang ng iyong mga empleyado, kasama ang mga kontribusyon ng employer na kontribusyon para sa Social Security at Medicare. Kailangan mo ring magbayad ng seguro sa pagkawala ng trabaho at pang-industriyang seguro sa mga pondo ng iyong estado, batay sa kung magkano ang iyong mga empleyado ay nagtatrabaho at gaano sila kumikita. Kakailanganin ng iyong negosyo ang isang komprehensibo at up-to-date na sistema ng accounting ng payroll upang masubaybayan ang mga numerong ito at bayaran ang lahat ng mga buwis sa payroll at maghain ng lahat ng mga ulat sa buwis sa payroll kapag sila ay nararapat.
Cash flow accounting: Ang iyong sistema ng accounting ay dapat ding magsama ng mga tool para sa pagsubaybay sa availability at kailangan para sa cash. Kung gumagamit ka ng isang sistema ng accounting na nakabatay sa salapi, ang iyong lingguhan at buwanang mga numero ay magbibigay sa iyo ng makatuwirang ideya kung gaano mo napupunta at lumabas. Kung gumagamit ka ng accrual system ng accounting, maaari mong i-record ang isang pagbebenta bilang kita bago ka talaga binayaran para dito, kaya kailangan mo ng isa pang paraan upang masubaybayan ang availability ng cash. Kung gumamit ka ng isang cash o sistema ng pag-aksidente, ang iyong cash flow ay maaaring hindi rin direktang nauugnay sa iyong naiulat na kita at paggastos kung nagbabayad ka ng mga pautang, o kung ikaw ay bumababa sa kagamitan na iyong nabili.
Mga balanse sa balanse: Ang isang balanse sheet ay isang snapshot ng iyong pinansiyal na larawan sa isang partikular na sandali sa oras. Kabilang dito ang impormasyon tungkol sa kung ano ang pagmamay-ari mo at kung ano ang iyong utang. Ang iyong listahan ng mga asset ay may kasamang cash sa bangko, kagamitan na binili mo minus ang halaga na ito ay depreciated at mga account na maaaring tanggapin o sums na may utang sa iyo para sa mga benta na iyong ginawa. Ang listahan ng mga pananagutan sa iyong balanse ay magkakaloob ng mga balanse dahil sa mga pautang at credit card, at mas maikli na mga utang na naipon mo tulad ng mga account na maaaring bayaran at mga natitirang bayarin sa utility. Sa pagbabawas ng iyong mga pananagutan mula sa iyong mga ari-arian, ang iyong balanse ay nagpapakita ng kasalukuyang netong halaga ng iyong kumpanya. Kapag lumikha ka ng mga sheet ng balanse sa paglipas ng panahon, maaari mong makita kung paano na-play ang iyong mga kita at gastusin at lumikha ng yaman o utang.Ang isang balanse sheet ay nagpapakita rin kung gaano karami ang iyong net worth ay likido, at kung gaano ang nakatali sa mga ari-arian na hindi nagbibigay ng available na cash.
Mga ulat sa pagpapatakbo: Bilang karagdagan sa mga ulat ng accounting na kinakailangan ng iyong negosyo upang makumpleto ng mga ahensya ng pagbubuwis at nagpapahiram, maaari kang lumikha ng mga na-customize na ulat na subaybayan ang lahat mula sa halaga ng dolyar ng produkto na nagawa ng iyong linya sa isang oras, sa mga numero ng benta para sa bawat isa sa iyong mga benta tauhan. Ang mga numerong ito ay kritikal sa paggawa ng madiskarteng mga desisyon. Matutulungan ka nila na tukuyin kung aling mga aspeto ng iyong negosyo ay nagbubunga ng pinakamaraming tubo at pinakamahalaga sa pag-aalaga. Maaari din nilang tawagan ang iyong pansin sa mga paghihirap na maaaring iwasto, tulad ng mga aspeto ng produksyon na tumatagal ng masyadong mahaba at masyadong maraming gastos.
Paano Magagawa ng mga Negosyo ang Accounting
Ang iyong negosyo ay maaaring gawin ang iyong accounting sa bahay o umarkila ng isang propesyonal sa labas upang tumulong sa proseso. Maraming mga kumpanya ang gumagamit ng isang hybrid ng dalawang mga diskarte, na may mga internal na tauhan kumpletuhin ang ilang mga gawain tulad ng pangunahing bookkeeping, at pagkatapos ay pagkontrata sa isang labas accountant upang makumpleto ang taunang buwis.
Ang in-house accounting ay nag-aalok ng benepisyo ng pagkakaroon ng isang tao na nakakaalam ng iyong negosyo sa malalim na, na-record ang iyong mga kita at paggasta. Ang isang bookkeeper na may malalim na kasangkot sa iyong negosyo ay makikilala at makategorya ng mga item sa mga resibo, na tinutukoy kung ang mga ito ay mga materyales na kasama sa iyong halaga ng mga ibinebenta o supplies na kailangan mo para sa pag-aayos sa likod ng mga eksena. Gayunpaman, ang isang in-house bookkeeper ay hindi maaaring magkaroon ng propesyonal na kadalubhasaan na maaaring dalhin ng isang tagalabas sa halo. Ang kaalaman na ito ay kapaki-pakinabang para sa paglikha ng mga sistema tulad ng iyong paunang pag-setup ng bookkeeping, at para sa pansing mga nuances tulad ng mga gastusin na hindi maituturing na lehitimo.
Ang isang taga-bookkeeper sa labas ay maaaring magdala ng karanasan at pananaw sa mga proseso ng accounting ng iyong kumpanya. Bilang isang propesyonal, ang bookkeeper na ito ay malamang na nakikita ang mga libro ng isang hanay ng mga negosyo at maaaring ipakita sa iyo kung paano i-update ang iyong mga sistema upang magbigay sila ng impormasyon na kailangan mo at maaaring maunawaan ng iba pang mga propesyonal tulad ng mga banker at mga auditor ng buwis. Gayunpaman, ang isang tagalabas ay hindi maaaring gawin bilang isang mahusay na trabaho bilang isang tagaloob sa pag-unawa kung paano gumagana ang iyong negosyo at kung anong impormasyon ang maaari mong mahanap ang pinaka kapaki-pakinabang. Halimbawa, maaaring hindi maunawaan ng iyong accountant ang mga uri ng imbentaryo na dalhin mo mula sa punto ng view ng isang merchandiser. Gayunpaman ang impormasyon tungkol sa kung paano ang iba't ibang mga kategorya ng mga kalakal ay gumagalaw ay maaaring maging mahalaga para sa fine tuning iyong pagbili.
Mga Uri ng Accounting Software para sa Mga Negosyo
Online Accounting Software: Nagbibigay sa iyo ng mga programang pang-accounting sa online ang bentaha ng pag-sync ng iyong sistema ng accounting sa iyong mga bank account. Ang diskarte na ito ay ginagawang madali upang ipasok ang mga transaksyon sa pamamagitan lamang ng paghahanap ng mga ito sa iyong mga feed sa bangko at pagkatapos ay i-click ang tamang mga pindutan. Ang tampok na ito ay nagpapahina sa posibilidad na makaligtaan mo ang isang paggasta, gaya ng maaari mo kung nagsisimula ka sa mga resibo ng papel at nawala ang isa. Ang paggamit ng online accounting software ay nagpapahintulot din sa iyo na i-access ang iyong accounting program mula sa anumang computer, sa halip na magamit ang iyong sariling desktop. Gayunpaman, ang mga programa sa online na accounting ay mas matagal kaysa sa mga bersyon ng desktop upang maproseso ang bawat transaksyon, at oras na ito ay nagdaragdag kapag gumagawa ka ng mga dose-dosenang mga entry. Gayundin, ang pagsasagawa ng mga tumutugma sa mga resibo na may mga bank feed ay maaaring maging mabagal at masalimuot, at ang hakbang na ito ay kinakailangan kung ang isang solong pagbili ay may kasamang mga item sa maraming kategorya tulad ng mga materyales at supplies. Ang QuickBooks ay ang pinaka-popular at pinaka-mataas na rated na online accounting software. Si Xero ay lubos na itinuturing para sa mga gumagamit ng Mac, at ang Zoho ay gumagana nang mahusay para sa napakaliit na negosyo.
Software sa Accounting sa Desktop: Kahit na ang mga online na programa sa accounting ay lumalaki sa pagiging popular, ang mga bersyon ng desktop ay nag-aalok pa rin ng mga pakinabang para sa maraming mga gumagamit. Maaari kang bumili ng isang programa ng accounting sa desktop na may isang beses na pagbili, habang ang mga online na programa ay naniningil ng patuloy na buwanang bayad. Kapag gumamit ka ng isang programa sa desktop, lahat ng iyong impormasyon ay madaling magagamit sa iyong sariling computer, sa halip na nakatayo sa cloud kung saan ito ay mahina sa mga isyu sa seguridad at laganap na pagkabigo ng sistema. Ang mga sistema ng accounting sa disk ay malamang na maging mas simple kaysa sa mga sistema ng cloud-based, na ginagawang mas madali upang mahanap at kilalanin ang mga error at hindi pagkakapare-pareho. Dahil sa kanilang pagiging kamag-anak, ang mga desktop system ay mas madali ring umangkop sa mga indibidwal na pangangailangan ng iyong kumpanya.
Mga Pasadyang at Manu-manong Accounting System
Hindi mo talaga kailangan ang accounting software kung ang iyong negosyo ay maliit at ang iyong mga pangangailangan ay simple. Maaari kang mag-disenyo ng mga spreadsheet gamit ang Excel o Google Sheet na makakatulong sa iyong subaybayan at idagdag ang mga variable na kailangan mong malaman, tulad ng nakategorya na paggasta at patuloy na kita. Ang mga programang ito ay tutulong sa iyo na panatilihin at ayusin ang iyong impormasyon sa anumang paraan na makatuwiran para sa iyong negosyo, at ang mga homegrown na mga spreadsheet ay gumagawa ng ganap na lehitimong mga sistema ng accounting hangga't sinasabi nila sa iyo kung ano ang kailangan mong malaman upang bayaran ang iyong mga buwis at maunawaan ang iyong mga operasyon. Halimbawa, maaari kang mag-set up ng sistema ng payroll na nag-log ng mga oras na ginugol sa mga partikular na gawain tulad ng produksyon. Pagkatapos ay maaari mong gamitin ang mga numerong ito upang makalkula ang average na halaga ng dolyar ng isang produkto na manufactured sa bawat oras ng produksyon at maaari mong panoorin ang paraan ng pagbabago ng figure na ito linggo-by-week.
Ngunit hindi mo na kailangan ang computer na gawin ang accounting ng negosyo. Ito ay ganap na lehitimong upang mapanatili ang mga handwritten ledger, tulad ng mga may-ari ng negosyo na nagawa sa loob ng maraming siglo. Ang mga tindahan ng supply ng opisina ay nagbebenta ng mga aklat ng accounting na may naaangkop na sukat na mga hanay, at maaari mong gamitin ang mga ito upang ilista at ikategorya ang kita at gastusin. Gamit ang isang manu-manong sistema ng accounting, kailangan mong dagdagan ang lahat ng mga numero sa pamamagitan ng kamay, na higit na napapataas ang dami ng oras na iyong ginugugol sa accounting. Gayunpaman, ang mga manu-manong sistema ng accounting ay hindi maaaring mahina sa mga uri ng mga glitches ng computer at mga panganib ng nawalang data na nakatagpo mo sa mga nakakompyuter na sistema. Totoo, ang iyong bahay ay maaaring masunog at maaari mong mawala ang iyong ledger, ngunit pagkabigo ng hardware ay mas karaniwan kaysa sa mga sunog sa bahay.
Single-Entry Versus Double-Entry Accounting
Kung ang iyong negosyo ay maliit at medyo simple, maaari ka ring pumili sa pagitan ng bookkeeping na single-and-double-entry. Sinusubaybayan ng isang solong sistema lamang ang iyong ginugol at kinita, at kinukuha ang mga halagang ito. Kung gumamit ka ng isang sulat-kamay na may ledger o kung lumikha ka ng iyong sariling mga spreadsheet, malamang na gumagamit ka ng solong entry na accounting. Ang isang sistema ng pag-double-entry ay naka-sync sa iyong impormasyon sa accounting sa iyong mga bank account at iba pang impormasyon na may kaugnayan sa iyong balanse sheet. Sa tuwing tandaan mo na ang kita ng kumpanya ay nakakuha ng kita, gagawa ka (o gagawin ang iyong software sa accounting) ng kaukulang entry na nagpapakita kung saan nagpapakita ang pera sa iyong negosyo, tulad ng sa isang partikular na bank account. Katulad nito, sa tuwing magbabayad ka para sa isang paggasta, ipinapakita ng isang sistema ng double-entry kung paano ginugol ng iyong kumpanya ang pera. Walang legal na iniaatas na mapanatili mo ang isang double-entry bookkeeping system, ngunit kung ikaw ay nagtatabi ng mga single-entry na libro dapat kang bumuo ng isang paraan upang ihambing at i-reconcile ang iyong sistema ng accounting sa iyong mga kasalukuyang asset.
Pagpili ng Karapatan sa Accounting System
Walang sistema ng accounting na tama para sa bawat negosyo. Kapag pumipili kung paano mag-set up ng mga libro ng iyong kumpanya, isaalang-alang kung anong uri ng impormasyong kailangan mo ng karamihan, at kung anong mga mapagkukunan ang nais mong italaga sa pagkuha nito. Kung napopoot ka sa pagtratrabaho sa mga numero at halos hindi nila nauunawaan sa iyo, umarkila sa isang propesyonal sa labas ngunit subukan mo pa ring matuto hangga't magagawa mo upang maunawaan ang mga ulat na iyong natatanggap. Kung mayroon kang oras at interes, gawin ang mas maraming ng iyong sariling accounting hangga't maaari. Ang impormasyon na iyong isinusulat ay may kaugnayan at makabuluhan, at makakakuha ka ng mga mahahalagang pananaw sa kung paano ang iyong negosyo ay maaaring maging matagumpay.
