Bagaman maraming mga tao ang nagsasaalang-alang ng mga pulong bilang isang pag-aaksaya ng panahon, sila ay isang mahusay na paraan upang magbahagi ng impormasyon, sundin ang pag-unlad ng isang malaking proyekto at pagbutihin ang komunikasyon sa pagitan ng mga miyembro ng isang pangkat. Mahalaga na ang lahat ng kasangkot ay dumadalo sa pulong at dumating sa oras upang maiwasan ang mga hindi kinakailangang mga pagkaantala. Ang isang epektibong paraan ng pag-prompt sa mga kasangkot upang makarating doon sa oras ay upang ipadala ang lahat ng isang paalala ng paparating na pagpupulong ng ilang araw bago ito nakatakdang maganap.
Magpadala ng email sa lahat ng mga dadalo ng pagpupulong ng ilang araw bago ang pulong.
Ipasok ang mga email address ng bawat isa na inaasahang dumalo sa field na "Upang" ng template ng email, pagkatapos ay magsimulang isulat ang iyong mensahe.
Isama ang mahahalagang detalye tulad ng petsa, oras at lokasyon. Maaari mo ring ilakip ang isang agenda kung mayroong isa. Makakatulong ito sa mga dadalo na maghanda para sa pulong.
Kung ang ilang mga pulong ay kasangkot lamang ng ilang mga tao, mas gusto mong magpadala ng isang text message sa lahat. Ang mga alertong ito ay dumalo sa nakatakdang pulong at direktang nagpapadala ng mga detalye sa kanilang mga cell phone. Sa ganitong paraan, maaari nilang suriin ang mga detalye tulad ng oras at lokasyon ng pulong sa pindutin ng isang pindutan saanman sila. (Siguraduhing mayroon kang tamang numero ng cell phone ng lahat. Ang mga mensahe na di sinasadyang ipinadala sa isang land line ay hindi matatanggap.)
