Ang mga liham ng paalaala ay kapaki-pakinabang kapag nakikipag-ugnay sa mga kliyente na maaaring nakalimutan na magbayad ng isang bayarin, pati na rin ang pakikipag-ugnay sa mga tao upang ipaalala sa kanila ang tungkol sa isang appointment o kaganapan. Para sa mga kliyente na madalas gumamit ng email, maaari kang magpadala ng email ng paalala, na isang napaka-maginhawang paraan upang maabot ang mga ito nang mabilis. Ang mga online na titik ay nangangailangan ng detalyadong atensyon sa bawat salita upang matiyak na ang iyong sulat ay hindi tunog agresibo o bastos, at wastong gramatika ay isang nararapat.
Suriin ang katumpakan ng impormasyon na gusto mong ipaalala sa tao tungkol sa. Ang pagpadala ng isang paalala sa koleksyon na may hindi tumpak na impormasyon ay malito at posibleng galit sa isang kliyente. Ang appointment at mga paalala ng kaganapan ay dapat ding magsama ng tumpak na impormasyon upang matiyak na ang mga indibidwal ay gagawa ng appointment na iyon o dumalo sa event na iyon kapag hiniling sila.
Kilalanin ang posibilidad na ang iyong impormasyon ay hindi tama o ang client ay nagpadala ng pagbabayad. Isang pahayag na nagpapakita na nakikita mo lamang ang iyong sariling mga tala at wala kang iba pang impormasyon kung saan maaari kang sumangguni ay maaaring makatulong sa taong bumabasa ng liham na maunawaan ang iyong layunin mula sa iyong pananaw. Kinikilala kung ang partido ay kamakailan ay nagpadala ng isang pagbabayad at ang pagbabayad na ito ay hindi makikita sa sulat ay hahadlangan ang isang galit na tugon mula sa tagatanggap ng sulat ng paalala.
Maging magalang at pakitunguhan ang kliyente na nais mong tratuhin, kung ikaw ay ipinadala isang sulat ng paalala. Ang mga pag-oobserba, miscalculations at mitigating na pangyayari ay nangyayari sa buhay ng lahat. Ang labis na bastos o walang galang na mga komento sa isang liham ng paalala sa pananalapi ay hindi makatutulong sa pagkuha ng pera mula sa taong iyong pinapadala ang liham. Sa halip, panatilihin ang tumpak na sulat at talakayin lamang ang mga detalye ng account sa isang magalang na paraan - pag-iwas sa mga bastos o nakasasakit na mga pangungusap.
Isama ang orihinal na impormasyon sa pagsingil kapag nagpapadala ng liham ng paalala na humihiling ng pagbabayad. Maraming mga customer ang hihiling upang makita ang orihinal na pagsingil kung nakalimutan nila kung ano ang account na ito. Upang makatipid ng oras, isama ang orihinal na pagsingil sa sulat ng paalala sa client. Ang orihinal na impormasyon sa pagsingil ay maaaring isang link sa online account ng kliyente kapag nagpadala ka ng isang sulat ng paalala sa pamamagitan ng email.
Humiling ng tugon. Ang pagtatanong para sa isang tugon mula sa kliyente ay maaaring kabilang ang pagtatanong para sa isang pagpapadala ng bayad, isang return call phone, isang tugon sa email o pagpuno ng tamang impormasyon sa pakikipag-ugnay at ibalik ito sa iyo. Sa pamamagitan ng pagtatanong para sa isang tugon mula sa kliyente, sa isang magalang na paraan, ikaw ay mas malamang na buksan ang kliyente hanggang sa talakayin ang account at pagkuha ng bayad mula sa kliyente.
Magbigay ng impormasyon ng contact upang maabot ka. Tiyakin na mayroon ka ng lahat ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay sa email ng paalala. Ang isang pisikal na address o mailing address ay maaaring hindi sapat; isama ang email, website, numero ng telepono at fax upang bigyan ang kliyente ng maraming mga paraan upang maabot ka hangga't maaari.
