Kapag nagpapatakbo ka ng isang negosyo, may mga oras na kailangan mong sabihin hindi sa isang customer, vendor o associate. Ang paggawa nito sa isang propesyonal na paraan ay maaaring makatulong na mapanatili ang isang mahusay na relasyon.
Pagpapakita ng Liham ng Propesyonal
Bumuo ng iyong sulat sa letterhead ng kumpanya o nakatigil at ipadala ang sulat mula sa pinaka angkop na tao sa iyong samahan. Kung mayroong isang numero ng reklamo sa customer, numero ng order ng pagbili o account sa sanggunian, isama ang na sa iyong liham.
Sabihin ang Iyong Kaso
Humantong sa isang positibong tala, tulad ng thanking ang customer para sa kanyang kahilingan, pagkatapos ay makakuha ng karapatan sa punto. Halimbawa, "Salamat sa iyong pagtangkilik at sa iyong kamakailang sulat hinggil sa katayuan ng warranty sa iyong modelo ng camera ng XYZ video. Matapos ang malawak na pananaliksik, nakita namin na hindi namin magagawang igalang ang warranty sa iyong video camera bilang hiniling."
I-back Up Your Rationale
Magbigay ng isang tiyak na dahilan kung bakit mo tinatanggihan ang kahilingan ng isang customer. Halimbawa, banggitin ang patakaran ng kumpanya, repasuhin ang mga highlight ng kaso o kung hindi man sabihin sa buod kung ano ang nasa likod ng iyong desisyon. Isama ang mga attachment kung kinakailangan, tulad ng mga kopya ng mga kontrata, garantiya o iba pang gawaing papel na sumusuporta sa iyong posisyon. Halimbawa, "Tulad ng makikita mo sa naka-attach na kasunduan sa warranty, ang patakarang full-service na ito ay may bisa para sa unang 12 buwan ng pagmamay-ari. Ayon sa aming mga rekord, binili mo ang iyong camera tatlong taon na ang nakalilipas, na ginawang hindi karapat-dapat ang pag-claim ngayon."
Offer a Compromise
Sa ilang mga kaso, walang lugar para sa kompromiso o para sa pagpapalawak ng isang sangay ng oliba, ngunit kung nais mong panatilihin ang negosyo ng customer sa kalsada, nag-aalok ng isang uri ng konsesyon upang makatulong sa mapahina ang suntok. Halimbawa, "Gusto naming mag-alok sa iyo ng 25 porsiyento na diskwento sa pagbili ng isang bagong video camera," o, "Nakalakip, mangyaring maghanap ng isang $ 50 gift card na maaaring mabawi para sa anumang pagbili ng electronics sa aming tindahan."
Iba Pang Uri ng Refusals
Sa kurso ng pagpapatakbo ng iyong negosyo, maaaring kailangan mong i-down ang mga tuntunin ng kontrata sa mga vendor, tanggihan ang mga kahilingan sa empleyado para sa oras ng bakasyon o kung hindi man ay magsulat ng mga propesyonal na liham sa iba pang mga kasosyo sa negosyo. Sundin ang mga parehong pangkalahatang alituntunin na inilarawan sa itaas, pag-uugali ng sulat sa partikular na sitwasyon.
Mga Tip
-
Kontrata ng pagtanggi: "Salamat sa pagkakataong i-renew ang aming kontrata sa ABC Refuse Removal. Dahil sa iyong kamakailang pagtaas sa mga bayarin, kami ay nagpasyang sumali sa mga serbisyo ng ibang provider."
Mga kahilingan ng empleyado: "Ang iyong kahilingan para sa mga bayad na oras sa panahon ng huling linggo ng Disyembre ay tinanggihan, tulad ng linggong ito ay blacked out para sa lahat ng mga empleyado dahil sa taon-end imbentaryo.
Mga paanyaya sa kolehiyo: "Salamat sa imbitasyon na maglingkod sa iyong board of directors. Sa kasamaang palad, mayroon akong isang bilang ng mga naunang mga pangako na pinipigilan ako sa pagkuha ng anumang mga bagong tungkulin sa oras na ito."
I-wrap ito Up
Tapusin ang iyong sulat na may pagpapahayag ng pasasalamat para sa umiiral na relasyon na sinundan ng isang imbitasyon upang higit pang talakayin ang bagay kung kinakailangan. Halimbawa, "Salamat sa iyong negosyo.Kung mayroon kang mga katanungan o nais na talakayin ang usaping ito nang higit pa, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa akin nang direkta."
