Ang mga invoice ay nagbibigay ng paraan para mabayaran ang mga kumpanya para sa kanilang mga serbisyo at magbigay ng wastong mga rekord para sa mga consumer na gagamitin para sa pagbabadyet at mga layunin ng buwis. Kapag nag-format ng iyong invoice, kabilang ang tamang impormasyon at mga seksyon ay maaaring i-save ang lahat ng oras, pera at pagkalito.
Magpasya kung ano ang gagamitin mo upang lumikha ng invoice. Maaaring gawin ng trabaho ang pagpoproseso ng salita o spreadsheet software. Ang lahat ay depende sa kung ano ang mas komportable para sa iyo. Mayroon ding isang kasaganaan ng mga template na magagamit sa pamamagitan ng Microsoft Word at Excel at ang Internet na maaari mong maiangkop sa mga pangangailangan ng iyong kumpanya.
Isama ang impormasyon ng iyong kumpanya at mga petsa na may kaugnayan sa invoice. Kung ang iyong customer ay nakakatawa kung paano makipag-ugnay sa iyo, ang iyong invoice ay nagbibigay ng lahat ng kailangan niyang malaman. Isama ang iyong pangalan, address, numero ng telepono, address ng web at email address. Gayundin huwag kalimutan na isama ang petsa na ibinigay ang invoice pati na rin ang takdang petsa.
Isama ang impormasyon tungkol sa iyong mamimili: pangalan, address, numero ng telepono, email address at numero ng customer ID, kung naaangkop. Pinapayagan ka nitong matiyak na ang tamang tao ay tumatanggap ng invoice at nagpapaalala sa kostumer na i-update ang kanyang personal na impormasyon kung kinakailangan.
Isama ang impormasyon na mahalaga sa consumer tulad ng isang reference number, isang itemized na listahan ng mga singil na may mga maikling paglalarawan, kasama ang mga buwis, at isang kabuuang halaga. Hindi lamang ipinakita nito ang customer kung ano ang binili niya, ngunit pinoprotektahan ka nito kung sakaling inaakalang ang customer na hindi mo matupad ang iyong pangako sa isang partikular na serbisyo.
Ilista ang mga pagpipilian sa pagbabayad. Sa pamamagitan ng malinaw na pagpapaliwanag ng iyong mga inaasahan at mga pagpipilian ng customer para sa pagbabayad, posibilidad na ang invoice ay babayaran nang mabilis at maayos na tataas. Nagse-save din ito ng oras dahil sumasagot ito ng mga tanong na karaniwang hinihiling sa telepono o sa email.
