Sa patuloy na pagsulong ng teknolohiya, ang isa sa mga mas bagong trend ng ika-21 siglo ay ang tinatawag na paperless office. Ang isang paperless office ay hindi talaga ganap na walang papel, ngunit sa halip ay gumagamit ng isang minimum na papel at nag-convert ng mas maraming dokumentasyon hangga't maaari sa digital form. Ang isang paperless office ay may parehong mga pakinabang at disadvantages, ang parehong na dapat isaalang-alang sa pamamagitan ng isang organisasyon na isinasaalang-alang ng isang paglipat mula sa maginoo record keeping.
Mas Mahusay at Mahusay
Ang mga digital na file ay nangangailangan ng mas kaunting pisikal na espasyo kaysa sa mga papel na papel, at mas madali upang mapanatili ang organisado. Bilang karagdagan, ang naka-archive na mga digital na file ay mas madaling ma-access kaysa sa mga naka-archive na mga file ng papel. Ang mga digital na file ay maaaring madaling ibahagi sa maraming mga gumagamit nang sabay-sabay, at na-access mula sa mga remote na lokasyon, pinahusay na kahusayan sa trabaho.
Nakakaintindi sa Pag-ibig
Ang mas maliit na mga file ng papel ay nangangahulugang mas mababa ang papel na ginamit para sa mga duplicate na kopya at para sa pangkalahatang pag-iingat ng rekord. Ang kadahilanan na ito ay gumagawa ng isang paperless office na mas nakakamalay sa kapaligiran sa karamihan ng mga pagkakataon. Para sa mga online na magasin at iba pang mga pahayagan, ang pag-publish ng digital ay nangangahulugan ng pag-aalis ng mga inks na naglalaman ng mga mabibigat na riles, solvents at iba pang mga sangkap na nakakapinsala sa kapaligiran.
Software at Hardware Concerns
Ang papel na walang papel ay lamang bilang mahusay na bilang ng software at hardware na ginamit upang i-imbak ang mga tala ay nagpapahintulot sa mga manggagawa na maging. Ang mga bug sa software at mga breakdown ng kagamitan ay maaaring maging sanhi ng mga pangunahing pagkagambala sa mga gawain ng isang walang papel na tanggapan. Ang pagpapanatili ng software at hardware ng isang paperless office ay isang alalahanin din; Ang mga tauhan ng impormasyon (IT) ng mga tauhan o mga tagapayo ay kadalasang isang pangangailangan, pati na rin ang mga technician upang magamit ang hardware sa isang regular na batayan.
Mga Error sa Data Entry at Mga Curve sa Pag-aaral
Tulad ng anumang paglipat, ang paglipat sa isang paperless office ay madalas na nagsasangkot ng curve sa pag-aaral, lalo na sa isang kapaligiran sa opisina kung saan ang mga empleyado ay hindi na computer savvy. Maaaring magastos ang mga error sa pagpasok ng data at maaaring magresulta sa mga pangunahing problema. Bilang karagdagan, ang mga entry sa data at mga error sa pag-file ay maaaring magresulta sa maling pag-categorize ng mga rekord, na ginagawang mahirap o imposibleng mahanap ito sa ibang araw.
Alalahanin sa seguridad
Maaaring mahina ang mga tala ng digital sa hindi awtorisadong pag-access, alinman sa pag-hack o sa pamamagitan ng lax seguridad sa bahagi ng kawani. Lalo na may sensitibong legal at medikal na mga rekord, ang pagkawala ng data ay maaaring magresulta sa malaking pananagutan para sa kumpanya na kasangkot, lalo na kung ang kapabayaan ay isinangkot. Ang pagtanggal ng mga digital na tala ay nagpapakita ng isang espesyal na kahirapan, lalo na sa isang nakabahaging kapaligiran sa network. Ang simpleng pagbubura ng isang file ay hindi ganap na nagtatanggal ng isang digital record, tulad ng paghuhugas ng isang dokumento sa isang basura ay maaaring hindi pumipigil sa ibang tao sa pagkuha ng papel sa ibang pagkakataon.
