Ang bawat kahilingan para sa panukala ay dapat magsama ng cover letter, kahit na ang iyong bid ay naglalaman ng isang buod ng executive. Naghahain ang bawat isa ng ibang layunin, at nagtutulungan sila hindi lamang upang lumikha ng isang mahusay na impression, kundi pati na rin upang patunayan na nauunawaan mo ang parehong mga kliyente at ang mga kinakailangan ng trabaho. Gayunpaman, dahil ang isang cover letter ay dapat magpakita sa iyo na maunawaan ang mga pangunahing kinakailangan ng kliyente nang hindi maging isang mini-proposal, ang ilang mga tao na mas mahirap itong isulat.
Itakda ang Totoong Tono
Ang iyong kaugnayan sa prospective na kliyente, at kung minsan ay mga tagubilin sa RFP kit, ay tumutukoy kung dapat gawin ang sulat sa isang pormal o personal na tono. Hangga't ikaw ay tapat at taos-puso, ang mga personalized na mga titik na iyong pinupuri at pinasasalamatan ang kliyente ay kadalasang pinaka-epektibo. Halimbawa, isama ang mga pahayag tulad ng "Gusto kong kunin ang pagkakataong ito upang pasalamatan ka para sa lahat ng iyong tulong" at "ang iyong tulong at patnubay ay napakahalaga" sa katawan ng liham.
Format at Estilo
Gamit ang letterhead stationery at isang format ng business letter, hatiin ang sulat sa tatlong seksyon: isang pagpapakilala, isang katawan at isang maikling talata ng pagsasara. Gumamit ng isang serif na font, tulad ng Garamond, Georgia o Times New Roman, tulad ng maraming mga tao na mahanap serif font mas madaling basahin. Limitahan ang iyong cover letter sa hindi hihigit sa isa o dalawang pahina.
Ang Pagbubukas
Buksan ang cover letter na may maikling, may-katuturang pahayag sa pagbubukas tulad ng "Nakatago ang panukalang ipinangako ko sa iyo" o "Nasiyahan akong makipag-usap sa iyo tungkol sa iyong proyektong panukala." Sundin ito sa isang talata kung saan ka nakikipag-usap sa buong pag-unawa sa pamamagitan ng pagsasabi ng tiyak mga kinakailangan sa pagmamaneho ng RFP. Sabihin sa mambabasa kung ang panukala ay kinabibilangan ng anumang mga attachment, at kung ito ay, i-highlight nang maikli ang mga nilalaman, at tapusin ang pagpapakilala sa pamamagitan ng pagtukoy sa time frame na ang presyo quote ay may bisa.
Ang katawan
Isama ang anumang kinakailangang impormasyon, tulad ng kasaysayan ng iyong negosyo, mga kwalipikasyon o mga sanggunian na maaaring hilingin ng RFP sa katawan ng liham. Tumutok sa natitirang bahagi ng sulat sa pagtugon sa hanggang sa apat na pangunahing pangangailangan ng kliyente. Halimbawa, gamitin ang mga bullet point upang ibuod kung paano matutugunan ng iyong produkto o serbisyo ang pinakamahalagang pangangailangan ng kliyente. Pagkatapos, palawakin ang bawat punto ng bala sa natitirang mga talata.
Ang Isara
Sa panapos na talata, siguraduhing magbigay ng kumpletong impormasyon para sa taong punto ng contact, kabilang ang pangalan, pamagat, address, numero ng telepono, numero ng fax at email address. Isama ang isang "susunod na hakbang" o call-to-action, tulad ng "Makikipag-ugnay ako sa iyo sa ibang pagkakataon sa linggong ito upang sagutin ang anumang mga tanong na mayroon ka" o "Tatawagan kita sa susunod na linggo upang talakayin ang panukalang ito" ang iyong pangalan at pamagat.
