Ang pagsusulat ng panloob na sulat sa negosyo ay nagsasangkot ng pag-unawa sa iyong tagapakinig at nakatuon sa isang partikular na layunin. Hindi mahalaga ang paksa, ang mga pagsasaalang-alang ng madla at tono ay mahalaga sa pag-iwas sa labanan, pagkalito at maling impormasyon. Upang matiyak ang tagumpay, sundin ang isang istraktura, isama ang lahat ng mga kinakailangang detalye, at lubusan ang pag-proofread. Madalas na makatutulong upang bigyan ang iyong sarili ng oras sa pagitan ng pagbalangkas ng sulat at ang huling repasuhin upang mapanatili ang kawalang-kinikilingan at gumawa ng pinakamabisang piraso ng pagsusulat. Samakatuwid, ang maingat na pagpaplano at pamamahala ng oras ay parehong mahalagang aspeto ng proseso ng pagsulat.
Lumikha ng isang Wastong Pagpapalagay
Gumawa ng wastong pagbati upang buksan ang titik sa isang angkop na tono. Gamitin ang "Minamahal," "Pagbati" o "Magandang umaga / hapon" upang buksan ang sulat at ipakita ang paggalang at empathy para sa mambabasa. Halimbawa: "Mga Minamahal na Kasamahan."
Lumikha ng pagpapakilala. Sa pagpapakilala, isama ang impormasyon tungkol sa paksa ng sulat upang maunawaan ng mambabasa kung ano ang aasahan. Ang iyong pagpapakilala ay maaaring ganito:
Marami sa inyo ang nagtataka kung ang konstruksiyon ay tapos na sa ating bagong garahe sa paradahan. Natutuwa akong ipaalam sa iyo na ang pagtatayo ay naka-iskedyul na makumpleto sa unang linggo ng Abril.
Sumulat ng isang epektibong talata ng katawan at ayusin ito nang maayos upang mapanatili ang mambabasa.
Ang katawan ng talata ay naglalaman ng karamihan ng impormasyon, kaya ang organisasyon ay lalong mahalaga. Gumamit ng mga bullet point, naka-bold na teksto o iba pang mga diskarte upang i-highlight ang mahalagang impormasyon.
Isara ang sulat sa isang magandang kalooban na nagtatapos. Ito ay nagsasangkot ng pagtatatag ng tamang tono sa mambabasa sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa kanila sa kanilang panahon. Kasama rin dito ang pagsasama ng kinakailangang impormasyon kung ang mga mambabasa ay may mga karagdagang katanungan. Halimbawa:
Salamat sa iyong oras at pasensya. Kung mayroon kang anumang mga karagdagang katanungan, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa pamamahala sa e-mail address na nakalista sa ibaba.
I-print ang sulat at i-proofread ito para sa mga error. Maghanap ng anumang mga maling pagbabaybay, mga bantas na pagkakamali o mga pagkakamali ng gramatika. Gamitin ang diksyunaryo at tesaura upang baguhin ang mga mahahabang salita o tinig na tinig, at upang maiwasan ang pag-uulit.
Mga Tip
-
Kapag nakasulat sa loob, tandaan na ang iyong dokumento ay maaaring makita at mabasa ng sinuman sa kumpanya. Samakatuwid, panatilihin ang impormasyon na balanse, layunin, naa-access at neutral na kasarian.
Babala
Kahit na alam mo ang iyong mga kasosyo sa negosyo o mga kasamahan na rin, iwasan ang isang impormal o kolokyal na tono sa pagsusulat. Ang paggawa ng isang dokumento na may kahabaan ng buhay ay mahalaga sa nakasulat na komunikasyon, at ang mga salitang madaling salita at parirala ay madaling maling interpretasyon.
