Ang bawat negosyo, sa lalong madaling panahon, sa kabila ng kanyang pinakamahusay na pagsisikap, ay bumagsak. Maaaring mabigo kang maghatid ng isang bagay tulad ng ipinangako o sa oras. Ang iyong mga serbisyo ay maaaring hindi nasusukat sa inaasahan ng customer. Maaaring huwag pansinin ng ilang mga customer ang isyu; ang iba ay maaaring sumulat sa iyo ng isang sulat upang humiling ng refund. Laging tumugon sa isang customer na tumatagal ng oras upang sumulat sa iyo, kahit na magpasya kang hindi mag-isyu ng refund. Ang iyong tugon ay kailangang maging mataktika upang makuha ang mensahe sa kabuuan nang walang alienating ang customer.
Magpasya kung talagang gusto mong tanggihan ang kahilingan ng customer para sa isang refund. Maingat na suriin ang kanyang kahilingan upang matukoy kung makatwirang ito. Isaalang-alang ang potensyal na mawala ang kostumer na ito at ang epekto sa pagkawala ng negosyo sa kita ng iyong kumpanya. Ang isang refund ay maaaring makatwirang gastos upang mapanatili ang isang customer; maaaring kailangan mong gumastos ng malaking pera sa advertising upang palitan siya. Isaalang-alang ang pag-aalok ng isang pag-uuri ng ilang mga uri, marahil bawas serbisyo sa hinaharap, bilang isang kompromiso.
Balangkas ang mga dahilan para sa iyong mga aksyon. Ito ay maaaring nasa isip mo, o sa isang notepad. Detalye ng mga dahilan bago ka magsimulang magsulat, upang ayusin ang iyong mga saloobin at siguraduhin na hindi mo makaligtaan ang anumang mga pangunahing punto. Hindi mo tinatanggap ang refund dahil hindi mo nararamdaman na ang customer ay may karapatan dito, ngunit dapat mo ring tandaan ang anumang karagdagang mga katotohanan tungkol sa sitwasyon. Ang mga halimbawa ay, na ang mga serbisyo ay ibinigay sa oras, o ginawa mo ang lahat ng sinabi mo. Ang sitwasyon ay maaaring maging isa sa pagsisisi ng mamimili, at hindi dahil sa isang problema sa iyong produkto o serbisyo.
Sumulat ng isang magaspang na draft ng sulat. Maging mataktika, ngunit direktang ihayag ang mga dahilan para sa pagtanggi. Kung naniniwala ka na ang bumibili ay nakakaranas ng pagsisisi ng mamimili, huwag sabihin na sa iyong sulat; i-detalye lamang ang mga katotohanan na ang produkto o serbisyo ay naihatid alinsunod sa mga napagkasunduang tuntunin, at sa kondisyon o kalidad na ipinangako. Mag-alok ng anumang konsesyon na angkop bilang isang kilos ng mabuting kalooban, at gawing malinaw na hindi dahil sa sinuman ay may kasalanan. Salamat sa customer para sa kanyang nakaraang negosyo, at sabihin na umaasa ka na makapaglingkod sa kanya sa hinaharap. Ipahiwatig na ikaw ay magagamit kung mayroon siyang mga tanong o komento.
I-edit ang titik para sa kalinawan. Maghintay ng ilang sandali bago magpatuloy sa proseso; kadalasan ang isang liham o iba pang dokumento ay mukhang naiiba sa iyo pagkatapos na isipin ito nang ilang sandali. Tandaan na ang anumang isulat at ipadala sa isang kostumer ay isang potensyal na permanenteng rekord. Maingat na repasuhin ang iyong tono, at panoorin ang pag-uugali o pang-iinsulto na mga salita sa iyong pagsusulat na maaaring nakakasakit at sumira sa anumang pagkakataon ng pang-negosyo sa hinaharap sa kostumer na ito o sinumang tao na ibinabahagi niya sa sulat.
Ipadala ang sulat sa customer. Ipadala ito ng regular na first-class na mail, kasama ang iyong lagda at impormasyon ng contact. Magtabi ng isang kopya ng sulat para sa iyong mga rekord, at mag-file ng isang kopya sa anumang mga file ng kostumer na pinapanatili mo sa ilalim ng kanyang pangalan.
Mga Tip
-
Pag-aralan ng isang kasosyo sa negosyo ang sulat para sa katumpakan at kalinawan, pati na rin ang tono. Ang iba't ibang mga tao ay maaaring magkakahulugan ng magkatulad na pananalita.
Tiyaking repasuhin ang sulat para sa mga problema sa spelling at grammar bago ipadala ito.
Babala
Kung ang pagtanggi sa refund ay may malaking halaga ng pera, may isang abogado o ang iyong koponan sa legal na bahay na repasuhin ang sulat para sa mga potensyal na pananagutan at upang matukoy kung ano ang iyong mga obligasyon sa bagay na ito.
