Ang Kahilingan para sa Panukala (RFP) ay isang dokumento kung saan hinihiling mo ang mga kontratista na mag-bid sa trabaho na gusto mong gumanap. Binabalangkas nito ang mga detalye ng mga gawain, kinakailangang mga kwalipikasyon, mga tuntunin ng kontrata, deadline ng pagsusumite at mga tagubilin kung paano tumugon. Karaniwan kang nagpapadala ng isang liham ng layunin ng ilang linggo bago ang aktwal na panukala ng tugon sa RFP. Nagbibigay ito ng issuer ng RFP ng ideya kung gaano karaming mga tugon ang aasahan. Kahit na maaari mong mahanap ang kalidad ng RFP at sulat ng mga layunin ng mga online na template, ito ay matalino sa unang galugarin ang mga halimbawa ng kung paano dapat mong tumugon at kung ano ang isama o iwanan.
Alamin ang Mga Detalye
Bago sumagot sa isang RFP, basahin ito nang lubusan. Sa huli, ang iyong panukalang tugon ay dapat magsama ng mga detalye tungkol sa kung paano ka makakagawa ng mga resulta na nagtutupad ng mga kinakailangan. Mag-ingat kung ang mga kinakailangan sa RFP ay hindi malinaw na nagsasabi ng ninanais na mga pag-andar o hindi maliwanag sa anumang paraan. Hindi mo nais na mahanap ang iyong sarili kulang sa pagtugon sa mga kinakailangan sa dulo ng proyekto. Maghanap ng mga sukatan na tumutukoy kung paano susukatin ang iyong pagsunod. Tayahin ang mga parusa para sa hindi pagsunod at timbangin ang panganib. Unawain kung paano ma-dokumentado ang anumang nagreresultang kontrata, sinusubaybayan at pinamamahalaang upang ipatupad ang kasunduan. Kung ang taga-isyu ay bukas sa mga katanungan, makipag-ugnay sa kanila upang malutas ang anumang bagay na hindi malinaw. Pagkatapos, maaari mong ipadala ang iyong sulat ng hangarin nang may kumpiyansa.
Pangunahing Halimbawa at Balangkas ng isang Liham ng Liham ng RFP
Sa sandaling magpasya kang tumugon, agad na magpadala ng isang sulat ng layunin ng RFP sa kumpanya na nag-isyu ng RFP na nagsasabi na plano mong magsumite ng isang panukala. Sinisiguro nito na makakatanggap ka ng anumang mga update o pagbabago sa orihinal na RFP. Huwag tumugon gamit ang sulat-kamay na titik o gamitin ang email maliban kung tahasang iniutos na gawin ito. Simulan ang iyong sulat sa pamamagitan ng pagpapakita kung bakit ka interesado. Kilalanin ang deadline. Isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay. Bilang isang halimbawa ng katawan ng iyong sulat, maaari itong maging kasing simple ng:
"Nais naming ipahiwatig ang aming interes sa hiniling na Kahilingan para sa Panukala (RFP) at maabisuhan tungkol sa anumang mga update bago namin isumite sa kinakailangang petsa."
Siyempre, maaari mong isama ang higit pang mga detalye. Iwasan ang pagtatanong ng mga tanong na nagpapaliwanag, na maaaring gumawa ng iyong layunin na hindi maliwanag.
Ano ang Tungkol sa isang Oras upang makipag-ayos?
Ang negosasyon sa presyo ay kadalasang nagsisimula sa ibang pagkakataon, tulad ng sa unang yugto ng pag-bid, kung gagawin mo ang shortlist. Gayunpaman, maaari mong piliin na isama ang isang talata o dalawa sa sulat ng layunin, na binabalangkas ang mga pangangailangan ng pagpopondo ng proyekto. Ngunit magkaroon ng kamalayan na ang pagdadala ng mga pinansiyal na bagay masyadong maaga sa proseso ay maaaring makaapekto sa iyong pagkakataon ng pagmamarka ng isang kontrata.
Ipadala ito nang ligtas
Gusto mong matiyak na dumating ang iyong sulat; ipadala ito sa pamamagitan ng sertipikadong koreo upang makakuha ka ng resibo sa record ng paghahatid. (Ang serbisyong ito sa Estados Unidos ng Postal ay nag-aalok ng serbisyong ito para sa isang mababang bayad, sumangguni sa kanilang website para sa kasalukuyang pagpepresyo.) Maaari mo ring subaybayan ang impormasyon sa paghahatid online. Dapat mong handa na isulat ang iyong aktwal na panukala upang tukuyin ang mga kontraktwal na karapatan at obligasyon.
