Kung may isang bagay na ang mga empleyado ay may posibilidad na mas kaunti kaysa sa mga pagpupulong, ito ay kapag ang oras ng isang pulong ay nagbago, na pinipilit ang mga ito na baguhin ang kanilang mga iskedyul nang naaayon. Gayunpaman, mas malala pa para sa iyong mga empleyado na maging hindi alam. Panatilihin ang iyong mga empleyado sa loop sa pamamagitan ng pagsulat ng memo na nag-aalerto sa kanila sa pagbabago. Maaaring hindi nila gusto ang mensahe, ngunit mapapahalagahan nila na ang iyong memo - tulad ng lahat ng mga pinakamahusay na paraan ng panloob na komunikasyon - ay maikli at sa punto.
Isulat ang pamagat ng impormasyon ng iyong memo. Lumiko pakaliwa at sa apat na magkahiwalay na, single-spaced na linya, isulat ang "Ang petsa," "Upang," "Mula" at "Paksa." Ang bawat isa ay dapat na sundin ng isang colon. Matapos ang "Mula:" isulat ang iyong pangalan at ang iyong pamagat.
Isulat ang hindi hihigit sa tatlong solong pinag-isang talata tungkol sa pagbabago ng oras ng pulong, double-spacing sa pagitan ng mga talata. Sa unang talata, ituro ang dating oras at ang oras ng muling pagpupulong ng pulong. Ituro kung ang lokasyon ng pulong ay nagbago o nanatiling pareho.
Ipaliwanag ang dahilan ng pagbabago ng oras sa positibong paraan. Maaaring tanungin ng mga empleyado kung bakit nagbago ang panahon ng pulong, ngunit may posibilidad na malagay sa panganib ang kumpidensyal na impormasyon ng organisasyon. Talakayin ang isyu sa positibo sa pagsasabing, "Ang oras ng pulong ay nagbago upang mas mahusay na mapaunlakan ang mga pangangailangan at mga iskedyul ng bawat isa na ang pagkakaroon ay kinakailangan sa pulong."
Sumulat ng isang pagtaas ng ikatlong talata. Halimbawa, "Salamat nang maaga para sa iyong kooperasyon sa pagtugon sa pagbabago ng iskedyul na ito. Inaasahan ko na makita ka sa (oras at lugar ng pulong)."
Isulat ang iyong mga inisyal pagkatapos ng iyong pangalan para sa isang stroke ng idinagdag na presensya at kredibilidad. Hindi mo kailangang mag-sign sa ilalim ng memo dahil ang iyong pangalan ay nakalimbag sa itaas, sa pamagat.
Proofread and edit your memo bago mo ipalaganap ito. Huwag hayaan ang isang empleyado na mahuli ang isang error sa alinman sa iyong mga materyales sa komunikasyon.
I-disseminate ang memo ng maayos at para sa pinakamahusay na pagkakalantad. Tandaan na hindi mo nais ang mga empleyado ng absent na bumalik sa maalamat na linya ng opisina, "Sa palagay ko hindi ko makuha ang memo." Ang mga memo sa buong kumpanya ay kadalasang naka-post sa mga tanghalian at mga kuwarto ng pahinga. Para sa dagdag na "seguro," gumawa ng isang kopya ng memo para sa bawat empleyado at ilagay ito sa kanyang mailbox o sa kanyang desk.
