Humantong ang mga tao na abala sa buhay at hindi laging naaalala kung kailangan nilang gumawa ng isang bagay. Ang pagpapadala ng mga liham ng paalala tungkol sa isang deadline ay maaaring maging isang propesyonal na kagandahang-loob o maaaring ito ay bahagi ng iyong mga account system. Ang tono ng mga titik na ito ay depende sa dahilan kung bakit nagpapadala ka ng isang paalala. Halimbawa, gagamitin mo ang isang suportadong tono kung nagpapaalala ka sa mga abalang magulang tungkol sa deadline para sa pag-sign up sa kampo ng tag-init. Ang isang liham ng negosyo na nagbabantang legal na pagkilos kung ang isang bayarin ay hindi binabayaran ay nangangailangan ng ibang paraan. Ang mga epektibong mga titik ng paalala ay ipinadala nang maayos bago ang deadline upang bigyan ang oras ng tatanggap upang kumilos.
Isulat ang sulat sa isang tono ng pakikipag-usap kung ang titik ay sinadya bilang isang friendly na paalala. Para sa isang friendly na sulat, gamitin ang unang talata upang simulan ang sulat sa isang masayang-loob na paraan, tulad ng paggawa ng isang pagmamasid tungkol sa kung paano springtime ay mabilis na darating sa dulo, at iyon ay nangangahulugan na ang deadline para sa pag-sign up para sa tag-araw kampo ay mabilis na papalapit. Para sa isang mahigpit na liham ng negosyo, agad na puntahan sa pamamagitan ng pagpapahiwatig kung bakit ka sumusulat at kung bakit dapat tumugon ang tatanggap sa sulat.
Simulan ang pangalawang talata sa pamamagitan ng malinaw na pagpapahayag ng deadline. Bigyan ng malinaw, partikular na impormasyon tungkol sa deadline, tulad ng Miyerkules, Disyembre 7, sa 5 p.m. ET. Ang oras ay opsyonal, ngunit kapaki-pakinabang sa ilang mga pagkakataon.
Magbigay ng mga malinaw na tagubilin kung paano matugunan ang deadline. Mga posibilidad kabilang ang pagpapadala ng isang pagbabayad upang ito ay natanggap sa o bago ang deadline, o pag-sign up online para sa isang function bago ang deadline. Ilista ang iba pang may-katuturang impormasyon tulad ng halaga ng pagbabayad dahil, o iba pang impormasyon na kinakailangan upang makumpleto ang gawain.
Sabihin sa tagatanggap ang mga kahihinatnan para sa nawawalang deadline. Halimbawa, ituro na ang mga taong nagrerehistro matapos ang deadline ay magbabayad ng mas mataas na bayad o walang mga probisyon para sa late registration.
Magtapos na may komplimentaryong pagsasara tulad ng "Warm regards," o "Taos-puso sa iyo."
