Ang buong pagsunod sa mga batas ng iyong korporasyon ay nangangahulugan na dapat kang magsagawa ng mga pulong ng mga direktor ng board bilang mga batas na nagrereseta. Ang mga miyembro ay may kontrol sa mga aksyon na kinukuha ng board sa mga pagtitipon na ito, ngunit mas marami ang kanilang sinasabi tungkol sa kung paano magpatuloy ang mga pagpupulong. Ang mga minuto ng mga pagpupulong, na itinuturing ng mga korte bilang mga legal na dokumento, ay napakahalaga na, ayon sa pagkakalagay ng consultant ng negosyo na si Carter McNamara, "… kung wala sa mga minuto, hindi ito nangyari."
Alamin kung ano ang mga transpires sa isang tipikal na board of directors meeting sa pagrepaso sa isang sample agenda sa Pamamahala ng Tulong. Ipasadya ang agenda na ito upang magkasya ang kultura at layunin ng iyong kumpanya. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Magtalaga ng isang tao-kadalasang ang sekretarya ng lupon-upang tumagal ng mga minuto ng pulong. Ang mga minuto ay dapat maglaman ng impormasyon na inirerekomenda ng McNamara: pangalan ng kumpanya, petsa at oras ng pagpupulong, na tinatawag na pulong sa pagkakasunud-sunod, mga dadalo, ang mga panukala na ginawa, mga salungatan ng interes na pumipigil sa isang dadalo sa pagboto, abstentions mula sa pagboto at ang mga dahilan na ibinigay, kapag natapos ang pulong at na naghanda ng mga minuto.
Magpasiya kung ang isang korum-ang pinakamaliit na halaga ng mga miyembro na kailangan upang gumawa ng pagkilos-ay naroroon. Habang ang Chicago Lawyers 'Committee para sa mga Karapatang Sibil sa ilalim ng Handbook ng Batas ay nagmumungkahi, lagyan ng tsek ang mga batas upang malaman kung gaano karaming mga miyembro ang kinakailangan para sa isang korum. Sa karamihan ng mga korporasyon, isang simpleng mayoridad ang gagawin. Halimbawa, ang isang lupon na may sampung miyembro ay magkakaroon ng isang korum kung anim na ang naroroon.
Ipatawag ang tagapangasiwa ng lupon sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod, tulad ng sa mga sample na minuto mula sa Pamamahala ng Tulong. Ang sekretarya ay dapat kumuha ng pagdalo sa pamamagitan ng pagtawag sa mga pangalan ng mga miyembro ng board na tumugon nang malakas kung naroroon sila.
Tanungin kung sinuri ng mga miyembro ng lupon ang mga minuto mula sa nakaraang pagpupulong at kung ang mga pagbabago ay iminungkahi. Pagkatapos ay magtanong sa iba pang mga miyembro kung sumasang-ayon sila sa mga pagbabago. Tandaan ang kasunduan at hindi pagsang-ayon. Pagkatapos bumoto kung dapat gawin ang mga pagbabago. Kung ang karamihan sa mga boto ay oo, ipahayag na ang mga pagbabago ay gagawin at ipakalat sa lahat ng mga miyembro para sa pag-apruba sa susunod na pagpupulong.
Magtanong ng mga upuan ng komite upang mag-ulat sa mga pangyayari mula noong huling pulong. Pansinin kung paano ang mga halimbawang minuto na tinutukoy ni McNamara na nagpapakita ng mga miyembro na naglalarawan sa mga pagpupulong o mga kaganapan na kanilang dinaluhan.
Bumoto sa mga galaw na ginawa ng mga miyembro ng lupon upang magawa ang isang gawain. Ang mga halimbawa ng mga galaw ay pagkuha ng isang konsultant upang sumulat ng mga gawad, pag-apruba ng mga listahan ng tseke at mga pahayag sa pananalapi, at kahit pagpapadala ng mga regalo sa mga empleyado na may sakit.
Mag-ulat ng mga miyembro ng lupon ng "bagong negosyo", o mga paparating na kaganapan. Sila ba ay dumadalo sa mga komperensiya na dapat malaman ng ibang mga dadalo? O, sila ba ay nagpapayo ng payo sa isang partikular na isyu?
Itaguyod ang pulong at ipahayag ang oras na ito ay na-adjourned. Bigyan ang petsa, oras at lokasyon ng susunod na pagpupulong. Tukuyin kung magpapatuloy ang pagpupulong ng board sa "executive" session kung saan hindi pinahihintulutan ang mga miyembro ng non-board.
