Ang isang sistema ng payroll ay ang daluyan kung saan pinoproseso mo ang iyong payroll upang matugunan ang mga kinakailangang pederal at estado na kinakailangan. Sa partikular, hinihiling sa iyo ng Kagawaran ng Paggawa ng Estados Unidos na matugunan ang tama ng mga empleyado at sa oras; ang Internal Revenue Service ay nangangailangan ng federal payroll tax withholding; Hinihiling ka ng departamento ng paggawa ng estado na mag-aplay ng mga batas sa paggawa ng estado, at ang institusyon sa pagbubuwis ng estado ay nangangailangan ng pag-iimbak ng tax payroll ng estado. Kapag nagdidisenyo ng isang sistema ng payroll, piliin ang isa na pinakamahusay na nababagay sa iyong mga pangangailangan.
Tayahin ang iyong mga kinakailangan sa payroll upang matukoy ang angkop na sistema. Ang manwal na sistema ay nangangailangan ng pagpoproseso ng payroll sa pamamagitan ng kamay. Ito ay may mas mataas na panganib para sa error kaya gamitin lamang ito kung mayroon kang ilang mga empleyado. Ang in-house computerized system ay nangangailangan ng pagpoproseso sa pamamagitan ng payroll software. Gamitin ito upang gawing simple ang pagpoproseso ng payroll. Ang panlabas na sistema ay nangangailangan ng outsourcing payroll duties sa isang payroll service provider. Gamitin ito kung gusto mong alisin o makabuluhang bawasan ang iyong mga gawain sa pagpoproseso ng payroll.
Lumikha ng manu-manong sistema, kung iyon ang pinili mo. Bumili ng mga standard time sheet sa isang tindahan ng supply ng opisina, o gumawa ng mga ito gamit ang isang programa ng spreadsheet o opisina suite. Bumili ng mga tseke ng tseke sa payroll mula sa isang tindahan ng supply ng opisina, o gamitin ang iyong mga tseke sa bangko. Gumamit ng typewriter upang mag-print ng mga paycheck o kamay isulat ang mga ito.
Kinakailangan ng sistemang ito na manu-manong kalkulahin ang sahod at pagbawas. Manatiling magkatabi ng mga pederal na paghihintay, pag-file ng buwis at mga batas sa pagbabayad ng buwis sa IRS Circular E. Makipag-ugnay sa iyong ahensiya ng kita ng estado para sa mga alituntunin sa pagbayad sa payroll ng estado. Triple-check ang payroll bago mag-isyu ng mga paycheck. Mag-file ng mga hard copy ng mga ulat sa payroll sa isang kumpidensyal na lugar.
Gumawa ng in-house computerised system kung iyon ang pinili mo. Bumili ng software sa payroll na pinakamahusay na nakakatugon sa iyong mga pangangailangan. Ang mga maliliit na negosyo, halimbawa, ay maaaring gumamit ng QuickBooks, maaaring gamitin ng mga medium-sized na kumpanya ang Ultimate Software at ang mga malalaking kumpanya ay maaaring makapunta sa Mangrove. Maaari kang magkaroon ng iyong oras-oras na mga empleyado na sumuntok sa isang regular na oras na orasan, ngunit ang isang computerised time clock system, tulad ng Kronos, ay mas mahusay dahil pinapayagan mong i-import ang oras sa payroll software. Kinakalkula ng software ang mga sahod at pagbabawas, na nagbibigay-daan sa direktang deposito, mga pag-print ng mga paycheck at magbayad ng mga stub, ay may mga federal at estado na may-hawak ng mga talahanayan ng buwis na naka-embed sa system, at nagse-save at nag-print ng mga ulat sa payroll.
Gawin ang panlabas na sistema kung pinili mo ang rutang iyon. Kinakailangan ng karamihan sa mga tagapagbigay ng serbisyo sa payroll na i-upload ang iyong mga oras ng payroll sa pamamagitan ng Internet, o ipadala ang mga ito sa pamamagitan ng fax o email. Pinoproseso ng provider ang iyong payroll at ipinapadala sa iyo ang mga paycheck at payroll na mga ulat sa pamamagitan ng bawat payday. Pinapayagan ka ng ilang mga kumpanya na ma-access ang online sa kanilang system, na nagbibigay-daan sa iyo upang mag-print ng mga ulat at mga paycheck sa iyong sariling laser printer.
Kapag nagtatatag ng sistemang ito, ang tagapagkaloob ay dapat na pumirma sa iyo ng isang kasunduan na pinagkasunduan-ng-isa na nagdedetalye sa mga serbisyo nito at nagbibigay sa iyo ng listahan ng mga presyo nito. Para sa mga layunin ng direktang deposito, ibigay ang provider ng iyong bank account at routing number. Kung ang tagapangasiwa ay hahawak sa iyong mga gawain sa buwis at mga benepisyo, dapat na mag-sign ka ng isang dokumento ng kapangyarihan-ng-abogado na nagbibigay ng pahintulot.
Mga Tip
-
Maaari kang makakuha ng mga bayarin sa IRS para sa mga error sa buwis sa ginagawang third party. Dahil dito, palaging i-double check ang trabaho ng tagapagbigay ng serbisyo sa payroll. Gumawa ng isang flowchart para sa iyong sistema ng payroll. Ipinapakita ng tsart ang mga gawain na kasangkot sa pagproseso ng iyong payroll mula simula hanggang matapos ang napiling sistema.
