Ang pagdisenyo ng isang sistema ng panloob na kontrol para sa iyong negosyo ay nangangailangan ng pagpaplano at pag-unawa sa mga detalyadong pagpapatakbo ng kumpanya. Ang mga panloob na kontrol ay nagsisilbi ng maraming mga layunin, ngunit ang mga pangunahing ay upang matiyak na ang negosyo ay nagpapatakbo bilang nilalayon at upang maiwasan ang mga pagkakataon para sa mga empleyado na maling magamit ang mga kalakal o pera. Ang mga panloob na kontrol ay nagpapahintulot sa isang may-ari ng negosyo na ang kapayapaan ng pag-alam ng lahat ng bagay ay gumagana nang maayos nang hindi na personal na pangasiwaan ang bawat facet ng operasyon.
Suriin ang bawat isa sa mga pangunahing proseso sa iyong negosyo: produksyon, pangangasiwa ng imbentaryo, mga account na maaaring tanggapin, mga account na pwedeng bayaran, rekonsilasyon ng bangko at anumang iba pang proseso kung saan posible na gawin ang pandaraya sa pamamagitan ng pagnanakaw o pagkatago. Ilagay ang mga pangalan o mga pamagat ng trabaho sa bawat bahagi ng proseso na responsibilidad ng isang indibidwal. Kung hindi ka sigurado kung paano gumagana ang isang proseso, gumugol ng oras "sa field" at panoorin ang proseso o magtanong ng mga may pananagutan.
Tayahin ang bawat hakbang ng bawat proseso para sa mga kahinaan sa kontrol na magpapahintulot sa isang pagkakataon na magnakaw ng mga asset ng kumpanya. Tumutok sa mga lugar kung saan ang isang indibidwal ay may parehong pag-iingat ng mga ari-arian at ang accounting para sa mga ito. Halimbawa, kung ang isang empleyado ay may kontrol sa cash register at may pananagutan din na makipagkasundo sa dulo ng gabi, ang empleyado ay may pagkakataon na magnakaw ng pera at itago ito sa pamamagitan ng pag-falsify sa pagkakasundo. Ang isa pang halimbawa ay ang pagkakaroon ng isang empleyado na may pananagutan sa pagbubukas ng papasok na koreo at pagiging responsable para sa pagtatala ng mga tseke na maaaring tanggapin ng mga account na dumating sa koreo.
Baguhin ang mga pamamaraan para sa mga lugar kung saan mo tinasa ang mga mahihinang panloob na kontrol. Paghiwalayin ang pag-iingat ng pag-iingat mula sa pag-uulat ng pag-uulat hangga't maaari. Bagaman hindi ka maaaring magkaroon ng sapat na empleyado upang magkaroon ng iba't ibang mga tao ang bawat trabaho, ang mga alternatibong pag-andar sa mga empleyado na kailangan mong ihiwalay ang mga hindi tugma na mga function hangga't maaari.
Dokumentado ang mga bagong pamamaraan nang lubusan at pakilala ang mga empleyado sa kanila. Magtanong ng feedback mula sa mga empleyado kung paano mahusay ang mga bagong pamamaraan. Mahalaga na tiyakin na ang mga pamamaraan ay may katuturan mula sa pananaw ng negosyo at pagpapatakbo at hindi lamang bilang isang kontrol. Ayusin ang mga pamamaraan ayon sa feedback ngunit laging tandaan ang layunin ng mga kontrol.
Ipatupad ang isang ipinag-uutos na patakaran sa bakasyon, kung hindi mo pa nagagawa. Ang karamihan ng mga problema sa talamak na pagnanakaw sa mga negosyo ay pinapayagan na magpatuloy sapagkat walang sinuman ang nagsasagawa ng mga tungkulin ng magnanakaw.Kapag ang mga empleyado ng pagnanakaw ay napipilitang magsagawa ng bakasyon at ang isang tao ay pumupuno para sa kanila, hindi nila maiiwasang itago ang krimen. Ang patakarang ito ay maaaring maiwasan ang pagnanakaw pati na rin ang alisan ng takip nito kung mangyayari ito.
Mga Tip
-
Suriin ang pagiging epektibo ng iyong mga panloob na kontrol ng hindi bababa sa taun-taon at pagbutihin ang mga ito kung kinakailangan.
Babala
Huwag matakot na ipatupad ang mga malakas na panloob na kontrol dahil natatakot ka sa iyong mga empleyado ay mag-iisip na hindi mo pinagkakatiwalaan ang mga ito. Nais ng mga tapat na empleyado na magtrabaho sa isang maayos na dinisenyo na kapaligiran.
