Ang pagsagot sa isang sulat ng negosyo sa isang tao ay medyo simple. Isinulat mo ang pangalan at address ng tao gamit ang format ng U.S. Post Office, at mag-follow up sa "Dear Mr./Mrs./Ms." Kapag kailangan mong matugunan ang maraming mga tatanggap sa parehong liham ng negosyo, ang mga bagay ay nagiging mas kumplikado. Depende sa lokasyon ng mga tatanggap, maaari mong itaguyod ang bawat tatanggap nang isa-isa o gagamitin mo ang "kopya ng kopya" na notasyon - "cc" - sa ilalim ng liham.
Maramihang Tao, Same Address
Kapag tinutugunan ang maramihang mga tatanggap sa parehong samahan, hindi na kailangang ulitin ang address nang maraming beses. Isulat lamang ang pangalan at pamagat ng bawat tatanggap na sinusundan ng solong address ng kumpanya. Dapat itong magmukhang ganito:
Ms Mary Harris, CEO
Mr Robert Martinez, Direktor ng mga Pasilidad
Dr. Philippa Bennett-Presyo, Direktor ng Pananalapi
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Ang iyong pagbati ay dapat na ilista ang mga pangalan sa parehong pagkakasunud-sunod ng address, na sinusundan ng isang colon (":"), halimbawa "Dear Ms. Harris, Mr. Martinez at Dr. Bennett-Price:" Writing "Dear Mary, Robert at Philippa: "ay ganap na mainam kung ikaw ay nasa mga tuntunin sa unang pangalan. Magalang na magpadala ng hiwalay na sulat at sobre sa bawat tao, kaya mag-print at mag-sign isang orihinal na kopya para sa bawat tatanggap.
Maramihang Tao, Iba't ibang Address
Kapag ang parehong sulat ay pumunta sa maraming tatanggap sa iba't ibang mga lokasyon, ang bawat tao ay tumatanggap ng liham na tinaguriang isa-isa. Ipahiwatig na ipinadala mo ang liham sa ibang tao sa pamamagitan ng paglalagay ng "cc:" sa ilalim ng titik sa ilalim ng linya ng lagda, na sinusundan ng mga pangalan ng iba pang mga tatanggap sa alpabetikong order. Ang "CC" ay kumakatawan sa carbon copy, na tumutukoy sa carbon paper na ginamit upang gumawa ng karagdagang mga kopya ng mga dokumento bago ang pag-imbento ng photocopier - ngayon, ginagamit namin ang parirala na "courtesy copy". Siguraduhing baguhin ang linya ng "cc:" sa bawat liham upang malaman ng tagatanggap kung sino ang lahat ng iba pang mga tatanggap. Isama ang kanilang mga address kung makakatulong ito sa iyong tatanggap.
Kapag May Maraming Mga Addressees
Kapag mayroon kang maraming mga tagatanggap tulad ng mga miyembro ng isang komite, maaaring mas angkop na maghanda ng isang liham na tinutugunan sa grupo, at maglagay ng bloke ng pamamahagi sa dulo ng sulat. Ito ay katanggap-tanggap na bumati sa mas malaking grupo bilang isang grupo ng mga tao, halimbawa, "Minamahal na Relasyon sa Pamumuhunan" o "Mga Minamahal na Miyembro ng Lupon." Kung ang liham ay ipinamahagi sa loob ng iyong sariling organisasyon, maayos na gamitin ang impormal na pagbati na "Mahal na lahat."
Isang Salita ng Pag-iingat
Bagaman mayroong isang tuntunin ng magandang asal para sa pagtugon sa mga titik sa maraming mga tatanggap, walang mga patakaran sa hard-at-mabilis. Ang iyong kumpanya ay maaaring magkaroon ng sariling istilo na maaaring o hindi maaaring sundin ang mga tradisyunal na pamantayan. Ang pagkaayos ay nagbibigay ng magandang impression sa iyong brand, kaya suriin kung ang lahat ng iyong mga empleyado ay sumusunod sa parehong estilo sa bawat komunikasyon sa negosyo.
