Ang pormal na komunikasyon sa negosyo ay nasa letterhead ng kumpanya at kadalasang naglalaman ng pirma ng manunulat sa ibaba ng pagsasagot na pagbati. Ang format para sa ganitong uri ng komunikasyon sa negosyo ay tapat; gayunpaman, ang isang liham na nangangailangan ng mga pirma ng higit sa isang tao ay dapat na isulat at i-format sa isang bahagyang iba't ibang paraan upang ipaliwanag kung bakit ang sulat ay naglalaman ng maramihang mga lagda at upang magbigay ng espasyo para sa higit sa isang lagda.
Tradisyonal na I-block ang Format
Ang mga liham ng negosyo ay dapat na nasa tradisyunal na format ng bloke, ibig sabihin ang petsa ay dalawang linya ng linya sa ibaba ng sulat; Ang pangalan at address ng addressee ay dalawang linya ng linya sa ibaba ng petsa; Ang isang subject line ay dalawang linya ng linya sa ibaba ng impormasyon ng addressee at sa wakas, dalawang linya ng linya sa ibaba ng linya ng paksa ay ang pagbati. Ang mga tanggap na pagbati para sa pormal na pakikipag-ugnayan sa negosyo ay "Mahal na Ms Smith," "Mahal na G. Jones," "Mga Lalaki," o simpleng, "Pagbati." Ang huling halimbawa ay kapaki-pakinabang kapag ang iyong sulat ay para sa maraming mga addressees ng mixed gender. Ang tradisyunal na format ng block ay nangangahulugan na ang mga talata ay hindi naka-indent sa bawat linya ng flush na may kaliwang margin.
Dahilan para sa Maramihang Mga Pirma
Habang ang taong iyong tinutugunan ang iyong liham ay maaaring malaman kung bakit mayroong maraming mga signers, matalino sa maikling ulitin ang dahilan sa katawan ng iyong sulat. Mga pagkakataon, kung saan ang isang sulat ay maaaring mangailangan ng maramihang mga lagda, isama ang pakikipag-usap sa isang aksyon na nangangailangan ng pahintulot mula sa higit sa isang tao o pagpapahayag ng mga kolektibong pananaw ng maraming tao na sumusuporta sa mensahe na ipinagkakaloob ng iyong sulat. Halimbawa, maaari mong isulat, "Sa ngalan ng koponan ng pamumuno ng ABC Company, ang sulat na ito ay nagtatakda ng pinagkasunduan na naabot namin matapos talakayin ang iyong nakasulat na kahilingan upang kumuha ng karagdagang kawani ng kawani ng tao." Sa unang talata ng liham, sabihin ang dahilan ng iyong komunikasyon, at ang dahilan kung bakit naglalaman ang sulat ng maramihang mga lagda. Ang mga sumusunod na parapo ng iyong liham ay, siyempre, mapula sa kaliwang margin.
Pagtatapos ng Pagbabala at Mga Lagda ng Lagda
Ang pagsasagot na pagbati ay dapat na angkop para sa isang pormal na sulat ng negosyo, tulad ng "Tunay na tunay na iyo," "Nang gumagalang," o "Pinakamahusay na pagbati." Ang pagsasagot na pagbati ay nagsisimula sa dalawang linya ng linya sa ibaba ng huling talata.
Kung mayroon kang dalawang signers lamang, laktawan ang apat na puwang ng linya na sapat na espasyo para sa isang nakasulat na pirma, at i-type ang flush ng pangalan ng unang tagapagsignorya sa kaliwang margin. Sa linya sa ibaba ang pangalan ng tagasignor, i-type ang kanilang posisyon o titulo. Laktawan ang isa pang apat na mga puwang ng linya para sa pangalan at posisyon o titulo ng pangalawang signer. Ang pangalan at pamagat ng taong mas mataas sa organisasyon ay dapat na ang unang pirma ng lagda.
Kung mayroon kang tatlong signers, laktawan ang apat na linya ng linya at i-type ang pangalan ng Signer 1 na may flush na kaliwang margin. Tab sa ibabaw at i-type ang pangalan ng Signer 2; tab muli at i-type ang pangalan ng Signer 3. Laktawan ang isang linya ng puwang at i-type ang posisyon o pamagat ng Signer 1, tab sa ibabaw at gawin ang parehong para sa Signer 2 at Signer 3 upang ang kanilang mga pamagat ay direkta sa ilalim ng kanilang mga typewritten na mga pangalan.
Para sa apat na signers, laktawan ang apat na linya ng linya at i-type ang pangalan ng Signer 1 na may flush na kaliwang margin. Tab sa gitna ng pahina at i-type ang pangalan ng Signer 2; laktawan pababa sa susunod na linya at i-type ang posisyon o pamagat ng Signer 1 at Signer 2 nang direkta sa ilalim ng kanilang mga pangalan. Laktawan ang isa pang apat na puwang ng linya at ulitin ang format para sa Signer 3 at Signer 4.
Circulate Your Draft
Dahil ikaw ay gumagawa ng isang liham para sa higit sa isang tao, isang mahusay na kasanayan upang ipakalat ang draft bago ka humiling ng kanilang mga lagda. Sabihin sa kanila na tinatanggap mo ang kanilang input at ipadala ang draft sa pamamagitan ng email o sa pamamagitan ng pagbisita sa bawat tao nang isa-isa. Kapag ang lahat ay sumasang-ayon sa nilalaman at paghahatid ng mensahe ng sulat, ihanda ang pangwakas na bersyon at ipaalam sa lahat na personal mong ipakalat ito para sa kanilang mga lagda.
