Anuman ang industriya na ikaw ay nasa o ang uri ng trabaho na ginagawa mo, hindi maiiwasan na sa isang punto kakailanganin mong lumahok sa isang pulong ng negosyo. Ang ilang mga lugar ng trabaho, lalo na sa mga setting ng opisina, ay may ilang mga pagpupulong sa isang araw, samantalang ang iba ay maaaring magkaroon ng isang beses bawat ilang linggo. Anuman, mahalaga na malaman kung anong uri ng mga paksa ang tinalakay sa mga pulong sa iyong lugar ng trabaho, kung paano dapat isagawa ang isang epektibong pulong at kung anong tuntunin sa etiketa ang dapat sundin sa isang pulong. Kung ikaw ay namamahala sa pagpapatakbo ng isang pulong, maaaring kailanganin mong makabuo ng mga icebreaker para sa mga dadalo o gumawa ng mga tala, o minuto, sa pulong.
Ano ang Isang Pulong sa Negosyo?
Sa kakanyahan, ang pulong ng negosyo ay isang pagtitipon ng dalawa o higit pang mga tao upang talakayin ang mga ideya, mga layunin at mga layunin na may kinalaman sa lugar ng trabaho. Ang mga pulong ng negosyo ay maaaring isagawa sa tao sa isang opisina o sa ibang lokasyon, o kahit sa telepono at sa pamamagitan ng video conference. Ang mga pagpupulong ay may mga empleyado, tagapamahala, tagapangasiwa, kliyente, prospect, supplier at kasosyo, at sinumang iba pa na may kinalaman sa samahan. Sa karamihan ng mga kaso, ang isang pagpupulong ay kailangang maganap kapag ang isyu na nasa kamay ay isang bagay na hindi maaaring maayos na ipinapasok sa telepono o sa pamamagitan ng email, at nangangailangan ng pakikipag-ugnayan nang harapan sa isa o higit pang mga tao.
Ang layunin ng isang pulong ng negosyo ay madalas na gumawa ng mahahalagang desisyon tungkol sa organisasyon. Kung nagpasya ito sa isang isyu sa kagawaran, tulad ng kung paano palaguin ang badyet sa pagmemerkado, o isang mas malaking pang-organisasyong bagay, tulad ng kung gaano karaming mga tao ang mag-alis sa panahon ng paglipat, isang pulong ay nakakatulong upang maihatid ang mga ideya nang malinaw. Kapag nagsasalita nang personal sa mga mahahalagang stakeholder, mas madaling makuha ang mahalagang impormasyon nang epektibo upang maabot ang desisyon na pinag-uusapan.
Kasama sa isa pang karaniwang layunin para sa mga pagpupulong ang paggawa ng mahahalagang mga anunsyo. Ang mga ito ay maaaring tungkol sa mga pagbabago sa organisasyon, mga plano sa pagpapatakbo o isang pagbabago sa direksyon ng kumpanya. Kadalasan, ang mga pagpupulong ay gaganapin kapag ang mga senior executive ay sumali o umalis sa pangkat o kapag ang kumpanya ay nagdiriwang ng isang malaking milestone o tagumpay. Ang mga ganitong uri ng mga pulong ay maaaring magtrabaho upang madagdagan ang pakikipagkita ng empleyado at pagkakaisa ng organisasyon.
Tumutulong din ang mga pulong sa negosyo upang malutas ang labanan at malutas ang mga kumplikadong problema. Ang salungatan ay maaaring isang pangkaraniwang pangyayari sa lugar ng trabaho, na may maraming iba't ibang personalidad na nagtutulungan sa isang pangkat. Habang ang ilang mga salungatan ay malusog at maaaring magsulong ng paglago, maaari din itong hindi kanais-nais at nangangailangan ng mabilis na resolusyon. Ang paghawak ng isang pagpupulong ay makatutulong sa mga hindi sumang-ayon na mga partido na maabot ang isang pang-unawa. Ang mas malaking problema na kinabibilangan ng maraming mga stakeholder ay may mas mahusay na pagkakataon na malutas sa isang pulong ng negosyo kapag ang mga mahahalagang tao na pinag-uusapan ay lahat sa isang lugar at nagtatrabaho patungo sa parehong layunin.
Ang pagsusuri sa pag-unlad ng kumpanya o proyekto ay isang karaniwang layunin ng mga pulong sa negosyo. Dito, sinusubaybayan ng samahan kung paano ginagawa ng pangkat sa isang partikular na proyekto o kung paanong ang kumpanya ay nakakatawang pangkalahatang laban sa nakaplanong mga target na kita. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng madalas na pag-check-in sa mga pagpupulong, tinitiyak ng mga organisasyon na ang lahat ng may-katuturang mga partido ay may kamalayan sa kalagayan ng mahahalagang paghahatid.
Paano Patakbuhin ang Mabisang Pulong sa Negosyo
Habang ang mga pulong sa negosyo ay tumutulong sa mga organisasyon na gumawa ng mga pagpapasya at malutas ang mga kumplikadong isyu, maaari silang minsan ay maging isang hindi epektibong paggamit ng oras kung hindi tumatakbo nang maayos. Kapag ang mga tao ay dumalo sa mga pagpupulong na hindi handa, huwag magbayad ng pansin at huwag mag-follow up sa mga bagay na aksyon, maaari itong makita bilang isang pag-aaksaya ng oras. Upang matiyak na epektibo ang paggamit ng oras, dapat na aktibong kasangkot ang organizer at ang mga kalahok ng mga pulong sa negosyo. Kung nakaorganisa ka ng pulong, maghanda ng isang agenda sa pagpupulong, na binabalangkas kung ano ang saklaw. Kung may mga bagay na dapat ihanda ng mga dadalo, siguraduhing bigyan sila ng sapat na oras upang gawin ito. Ang ilang mga pagpupulong ay gaganapin sa isang regular na batayan, tulad ng mga lingguhang touch point ng koponan. Para sa mga ganitong uri ng mga pulong, lumikha ng isang template para sa agenda at punan ang mga natatanging item bawat linggo.
Suriin ang listahan ng dadalo nang mabuti at mag-imbita lamang ng mga pangunahing stakeholder sa pulong. Kung hindi maaaring dumalo ang isang taong kailangan sa pagpupulong, maaaring kailangan mong mag-iskedyul upang matugunan ang mga ito. Kung hindi, ang pagpapatakbo ng isang pulong sa isang nawawalang stakeholder na kinakailangan para sa paggawa ng desisyon ay maaaring maging hindi epektibo.
Mahalaga ang oras, at mahalaga na igalang ang mga taong dumalo sa iyong pagpupulong ay naglalaan ng oras sa kanilang araw upang gawin ito. Bilang resulta, mahalaga na matiyak ang pagsisimula at pagtatapos ng pagpupulong. Kapag naghahanda ng agenda, magpasya kung magkano ang oras na kakailanganin mong gastusin sa bawat item at patakbuhin ang pulong sa pamamagitan ng orasan. Kung sa palagay mo ay napupunta ang pagpupulong, hinahain ito sa pamamagitan ng pagtatanong sa mga tao na manatili sa mga paksa sa agenda. Kung may mga mahahalagang isyu na lumitaw, itakda ang mga ito para sa karagdagang talakayan sa isa pang punto.
Upang masiguro na walang mga mahahalagang bagay na nagdala sa iyong pagpupulong ay napalampas, kumuha ng mga tala, na tinatawag din na mga minuto. Maaari mong isulat o i-type ang mga ito sa iyong sarili sa panahon ng pulong o magtalaga ng ibang tao sa pulong upang dalhin ang mga tala para sa iyo. Sa ganitong paraan makakapagtutuon ka sa talakayan. Pagkatapos ng pulong, siguraduhin na suriin ang mga tala, idagdag ang anumang mga nawawalang item at ipadala ang mga ito sa mga mahahalagang stakeholder. Ang pagkakaroon ng isang nakasulat na tala ng kung ano ang tinalakay sa pulong ay maaaring makatulong kung ang mga isyu ay lumitaw sa hinaharap.
Matapos makumpleto ang pulong ng negosyo, siguraduhin na mag-follow up sa anumang mga item na aksyon na napagpasyahan. Maaaring kailanganin mong magpadala ng mga paalala sa iyong mga kasamahan o pindutin ang base sa kanila upang matiyak na natapos nila ang kanilang mga gawain.Kung may mga natitirang isyu na hindi nakumpleto ng deadline, maaaring kailangan mong magkaroon ng karagdagang pag-uusap sa taong iyon.
Icebreakers Meeting ng Negosyo
Ang ilang mga pulong sa negosyo, lalo na kung saan ang mga dadalo ay hindi alam ang bawat isa nang napakahusay, nangangailangan ng mga breaker ng yelo. Ang mga tanong na masaya o maikling mga gawain sa pagtatayo ng koponan ay makakatulong upang mabawasan ang mga tensyon at ilagay ang lahat sa antas ng paglalaro. Ang isa sa mga pinakamadaling paraan upang buksan ang yelo sa isang pulong ay ang magtanong sa isang tanong na nagpapakita ng isang kakaibang o kawili-wiling pag-uusapan tungkol sa bawat tao. Ang mga sagot sa mga ganitong uri ng mga tanong ay tumutulong sa mga tao na magkaugnay sa isa't isa. Kasama sa ilang halimbawa ang:
- Kung ikaw ay isang hayop, alin ang gusto mo at bakit?
- Saan ang pinaka-kagiliw-giliw na lugar na iyong na?
- Kung maaari mong matugunan ang anumang makasaysayang figure, sino ito at kung bakit?
Ang mga tanong ng tagalabas ay hindi kailangang harapin ang paksa ng pulong. Idinisenyo ang mga ito upang makuha ang mga tao na nagsasalita at nakikinig sa isa't isa. Ang isa pang magandang icebreaker ay nagsasangkot sa bawat dumadalo na nagsasabi ng dalawang katotohanan at isang kasinungalingan, at ang iba pang mga dadalo ay hulaan kung aling item ang kasinungalingan. Ito ay isang mahusay na paraan upang makilala ang mga tao sa pulong. Ang mga Icebreakers ay maaari ring dumating sa anyo ng mga aktibidad ng grupo. Halimbawa, tanungin ang mga tao sa pulong upang makahanap ng isang tao sa pulong na may isang bagay na tiyak sa karaniwan sa kanila, tulad ng isang alagang hayop o isang tatak ng kotse. Pinipilit nito ang mga tao na umalis sa kanilang mga upuan at makipag-usap sa iba na hindi nila karaniwang nakikipag-usap.
Ang ilang mga aktibidad ng icebreaker ay may kaunting paghahanda sa bahagi ng organizer ng pulong. Kasama sa isang aktibidad ang pagsulat ng pangalan ng mga kilalang tao sa maliliit na piraso ng papel at nananatili ang isang pangalan sa likod ng bawat dadalo. Sa laro na ito, ang bawat dadalo ay kailangang humingi ng oo o walang mga tanong tungkol sa taong may pangalan sa kanilang likod, sinusubukan na hulaan kung sino ito.
Mga Pulong sa Negosyo na Etiquette
Habang ang kultura ng iyong organisasyon ay ipaalam kung paano dapat kumilos sa mga pulong sa negosyo, may ilang mga aspeto ng pulong na etika na pangkalahatan. Ang isa sa mga pinakamahusay na paraan upang dumalo sa isang pulong ay maging handa. Nangangahulugan ito na alam kung ano ang nasa agenda at nagawa ang paghahanda o pagsaliksik upang sumama sa mga bagay na iyong responsibilidad. Halimbawa, kung ang isang item sa pakay ay nagsasangkot sa pagtalakay sa isang plano sa marketing na pinagtatrabahuhan mo, mahalaga na pumunta sa pulong sa mga tala ng plano sa kamay, handa nang talakayin nang detalyado ang mga ito. Mahalaga rin na dumating sa oras.
Ang pagtuon sa pulong sa halip ng iyong smartphone o laptop ay isa pang paraan upang ipakita ang iyong propesyonalismo, kaya patayin ang iyong telepono at isara ang iyong laptop sa panahon ng pulong. Kung kailangan mong ma-access ang anumang mga file sa iyong laptop para sa pulong, siguraduhin na i-off ang iyong email upang hindi ka ginulo ng mga papasok na mensahe. Tandaan na ang pulong ay nangangailangan ng iyong pansin at paghati-hatiin ito sa pagitan ng iyong telepono o laptop ay hindi magreresulta sa isang mabisang talakayan.
Ang pagiging mabuting tagapakinig at isang aktibong kalahok ay mga pangunahing aspeto ng pagdalo sa isang pulong ng negosyo. Tiyaking sundin kasama ng sinasabi ng mga tao, magtanong kapag hindi ka sigurado sa isang bagay at magbigay ng mga sagot o pananaw sa mga bagay na iyong responsibilidad. Ang iyong sariling wika ay bahagi din ng pagiging isang aktibong kalahok; ito ay nangangahulugan na nakaupo na matangkad sa halip na yumuko sa iyong upuan at nakikipag-ugnayan sa mga tao na iyong sinasalita.
Depende sa uri ng pagpupulong na iyong dadalo, maaaring gusto mong magpadala ng pasasalamat sa tagapagtipon o sa mga taong nakilala mo. Maaaring angkop ito kung nakikipagkita ka sa isang mahalagang kliyente o prospect. Maaari mong pasalamatan ang mga ito para sa kanilang oras at ulitin ang ilang mahahalagang bagay na iyong tinalakay sa pulong upang ipakita ang iyong sigasig.
Template ng Mga Meeting ng Negosyo
Kapag binigyan ka ng record ng mga minuto ng isang pulong, maaaring mukhang tulad ng isang nakababahalang trabaho. Ang ilang mga tip ay maaaring makatulong sa iyo na tandaan ang lahat ng mga mahalagang mga punto sa isang pulong nang hindi nawawala ang anumang bagay. Mahalagang maunawaan ang layunin ng mga minuto. Ang mga tala na kinuha sa isang pulong ay sinadya upang maging isang nakasulat na tala kung ano ang nangyari doon. Ang mga talang ito ay maaaring makatulong para sa mga dadalo na matandaan kung ano ang sinabi o maaari silang magbigay ng pagkasira ng pulong para sa mga hindi nakadalo. Bilang resulta, mahalaga na alisin ang lahat ng mga pangunahing bagay na tinalakay sa panahon ng pulong, kabilang ang mga desisyon na ginawa, mga gawain o mga susunod na hakbang na nakaplanong at nakamit ang mga resolusyon.
Bago pumasok sa isang pulong, isulat ang isang simpleng template na maaari mong punan habang nag-uulat. Kumuha ng isang kopya ng adyenda para sa pulong at gamitin ito bilang gabay. Sa tuktok ng adyenda, magdagdag ng espasyo para sa pagpuna sa mga pangalan ng lahat ng dadalo ng pulong. Kung nawala ang mga pangunahing stakeholder, nais mong tandaan na pati na rin kung sakaling kailangan mong mag-follow up sa kanila sa ibang pagkakataon. Depende sa uri ng pulong at mga paksa na tatalakayin, may ilang mga item na maaari mong idagdag sa template na minuto:
- Petsa at oras ng pulong.
- Petsa at oras ng susunod na pagpupulong, kung naka-iskedyul ang isa.
- Mga pangalan ng mga dadalo at mga pangalan ng anumang mga nawawalang stakeholder.
- Ang mga desisyon na ginawa o mga pagpipilian na tinalakay para sa bawat item sa agenda.
- Mga susunod na hakbang para sa bawat item sa adyenda.
- Mga item sa agenda na hindi tinalakay sa pulong, ngunit dadalhin sa susunod na pagpupulong.
- Ang anumang bagong negosyo na hindi ipinahiwatig sa orihinal na adyenda.
- Gawain o mga bagay na aksyon at ang mga indibidwal na itinalaga sa kanila, kasama ang mga takdang petsa kung tinukoy.
Sa pamamagitan ng pagbuo ng isang template para sa mga minuto ng pagpupulong, ikaw ay nasa isang mas mahusay na posisyon upang i-record ang mga mahalagang takeaways at follow up sa anumang kinakailangang negosyo pagkatapos ng pulong.
