Sa ilang mga pangyayari, ang mga minuto ng pulong ng organisasyon ay kumakatawan sa isang legal na dokumento na hindi mababago nang walang pagboto ng board of directors. Ang maling pag-amender ng mga minuto ay maaaring magresulta sa mga boto, kontrata, hires at iba pang mga aksyon na kinuha sa panahon ng pulong upang ma-voided o kanselahin. Gumamit ng isang simpleng pamamaraan upang matiyak mong baguhin ang iyong mga minuto ng tama.
Tukuyin kung ang mga minuto ay pormal na inaprubahan ng isang boto ng board of directors, o kung sila ay lamang na isinumite para sa pagsusuri sa isang chairman o executive committee. Ang mga draft na minuto na hindi naboto sa pamamagitan ng isang lupon ay maaaring susugan nang walang isang boto ng boto.
Kung ang mga iminungkahing pagbabago ay ginagawa sa isang tao o mga taong susuriin ang mga minuto bago pumunta ang mga minuto sa buong lupon, iminumungkahi ang mga pagbabago na gusto mo. Ihambing ang huling iminungkahing pagsasalita sa mga orihinal na naisumite na minuto. Ipaliwanag ang dahilan ng mga pagbabago. Kung ang lahat ay sumang-ayon, ayusin ang isang sekretarya na orihinal na isinumite, hindi inaprobahang mga minuto.
Kung ang mga iminungkahing pagbabago ay ginagawa para sa mga minuto na hindi pa naaprubahan ng lupon at sa isang pulong ng lupon, gamitin ang sumusunod na pamamaraan:
Pahintulutan ang chairman na aprobahan ang mga minuto ng pagpupulong. Maghintay para sa paggalaw upang maging pangalawang. Hayaang buksan ng chairman ang bagay na ito sa talakayan. Ipahiwatig na ang taong nagmumungkahi ng susog ay nagpapakita ng kanyang dahilan para sa mga pagbabago. Pagkatapos ng talakayan, ipaalam sa taong nagpapahiwatig na ang mga pagbabago ay gumawa ng paggalaw upang baguhin ang mga minuto at ibigay ang eksaktong mga salita ng mga mungkahi. Maghintay para sa paggalaw upang maging pangalawang. Ipalapit ng tagapangulo ang talakayan at tawagan ang tanong, o kunin ang boto. Itala ang boto, kabilang ang mga pangalan ng mga pabor, laban at abstaining.
Kung ang mga iminungkahing pagbabago ay ginawa para sa mga minuto na naunang inaprubahan ng board, sundin ang parehong pamamaraan para sa pag-ampon ng mga minuto na isinumite para sa pagsang-ayon sa board sa unang pagkakataon.
Ipasulat ang sekretarya o tao na nagreregalo sa pulong sa mga pagbabago sa mga minuto. Sa tuktok ng dokumento na kasama ang petsa na orihinal na kinuha, tandaan na ang mga minuto ay sinususugan ngayon minuto. Isama ang petsa ng mga pagbabago at ang pangalan ng tao na nagbabago sa mga minuto.
