Ang Batas ng Order ni Robert ay isang malawak na tinatanggap na patnubay para sa kung paano ang mga grupo ay dapat magsagawa ng mga pagpupulong at gumawa ng mga desisyon na magkakasama. Bilang opisyal na tala ng kung ano ang mangyayari sa bawat pagpupulong, ang mga minuto ay isang mahalagang mapagkukunan sa anumang proseso ng paggawa ng desisyon ng grupo. Ang mga minuto ng isang pulong ay hindi kinakailangang kapana-panabik, ngunit dapat itong maging malinaw at madaling maunawaan. Mayroong tiyak na pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga minuto ayon sa Mga Batas ni Robert; Ang pagsunod sa pormula na ito ay ginagawang mas madali para sa susunod na mga mambabasa na sumunod at maunawaan ang mga paglilitis at ang kanilang resulta.
Simula sa Mga Panuntunan ng Mga Minuto ni Robert
Ang bawat hanay ng mga pulong minuto, ayon sa Batas ng Order ni Robert, dapat isama ang parehong mga detalye, na magbibigay sa reader ng isang pangkalahatang pag-unawa sa layunin ng pulong. Laging magsimula sa unang talata na kinabibilangan ng:
- Ang uri ng pulong, kung regular man, espesyal, taunang, ay regular na idinidiinan o kung hindi man.
- Ang petsa, oras at lokasyon ng pulong. Kung ang lahat ng pagpupulong ay gaganapin sa parehong lugar, alisin ang detalye
- Ang pangalan ng samahan na nakakatugon
- Kumpirmasyon na ang presiding officer at sekretarya ng organisasyon ay naroroon sa pulong. Kung hindi sila, ibigay ang mga pangalan ng mga indibidwal na kapalit para sa bawat isa sa kanila
- Sabihin kung ang mga minuto ng nakaraang pulong ay nabasa at naaprubahan. Kung ang nakaraang pagpupulong ay hindi isang regular na pagpupulong, idagdag ang petsa ng pulong na iyon.
Ang Pangunahing Katawan ng Minuto
Ang karamihan ng natitirang rekord ay mapupuno ng mga detalye tungkol sa pulong. Maaaring irekord ng secretary taking minutes ang pulong at ihanda ang rekord sa susunod, upang masiguro ang isang makatarungan at kumpletong record ng lahat ng mga detalye ng pulong. Palaging panatilihin ang isang pangalawang paraan ng pag-record, tulad ng isang laptop o kuwaderno, kasama ang mga panulat at papel, kung sakaling nabigo ang pangunahing pamamaraan.
Isama ang lahat ng mga opisyal na punto ng talakayan sa pulong. Kumuha ng mga detalyadong tala sa:
- Anumang mga galaw na ginawa sa pulong, kasama ang pangalan ng taong gumagawa ng paggalaw.
- Ang mga galaw na nagdadala ng isang katanungan bago ang katawan sa pulong.
- Ang pangwakas na pagsasalita at pag-aayos ng lahat ng galaw.
- Ang impormasyon tungkol sa bawat boto, kabilang ang boto ng roll-call, ang nabibilang na boto o ang boto ng boto.
- Kung ang kapulungan ay nagpunta sa isang quasi-komite o komite ng kabuuan, at mga resulta ng gawaing ito.
- Lahat ng mga punto ng order at apila, kasama ang kanilang disposisyon, kasama ang anumang mga dahilan na ibinigay ng upuan para sa bawat desisyon.
- Ang isang rekord ng anumang hindi maayos na mga komento na maaaring ginawa ng isang miyembro na nagreresulta sa upisyal na nagbigay ng pangalan sa kanya bilang disorderly.
- Lahat ng iba pang opisyal na talakayan na gaganapin sa silid.
Pagwawakas ng mga Minuto ng Pulong
Ang huling talata ng iyong mga minuto ay dapat isama ang anumang pagsasara ng mga remarks na ginawa ng upuan pati na rin ang oras na ang pulong ay opisyal na adjourned. Kung mayroong anumang mga nagsasalita ng bisita sa pulong, itala ang kanilang mga pangalan at ang paksa ng kanilang mga presentasyon sa huling talata na ito. Lagdaan ang mga minuto ng pagpupulong at ipirma rin ito ng iyong tagapangulo. Ang pirma ng pag-record ng sekretarya ay legal na katibayan ng pagiging tunay ng dokumentong ito, kaya napakahalaga na mag-sign mo ito bago mag-file ito o ipasa ito sa iba.
