Ang mga minuto ng mga pagpupulong ay mahalagang mga legal na dokumento para sa mga nonprofit, mga ahensiya ng pamahalaan, mga lipunan at mga korporasyon. Nagbibigay ito ng talaan ng proseso ng paggawa ng desisyon. Ang mga minuto ay naiiba sa pagdidikta. Hindi sila isang word-for-word na transcript ng kung ano ang nangyari sa pulong; sa halip, ang mga ito ay isang rekord ng kung sino ang dumalo, kung ano ang napag-usapan, anumang mga boto na inihagis at kung ano ang napagpasyahan. Ang mga minuto ay pinananatiling ilang taon.
Maghanda upang Itala ang Tumpak na Mga Minuto
Repasuhin ang agenda ng pagpupulong. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang magplano para sa mga makabuluhang mga item sa agenda na kung saan ay kailangan mong gumawa ng mga tala. Makakakuha ka rin ng pakiramdam kung gaano karaming mga dadalo ang aasahan.
I-draft ang isang attendee sheet. Ito ay maaaring kasing simple ng isang piraso ng papel na may pamagat ng pulong at petsa sa itaas na may maraming mga bilang na linya. Ibabahagi mo ito sa simula ng pulong para mag-sign ang mga dadalo.
Tiyaking gumagana ang iyong kagamitan sa pag-record nang maayos. Maaari mong piliin na kumuha ng mga tala ng pulong sa isang laptop, o may panulat at papel, o sa pamamagitan ng pagtatala ng pulong. Kung saklaw ng pulong ang sensitibong impormasyon, talakayin ang rekord sa tagapangulo at ipaliwanag ang iyong hangarin na gamitin ang pag-record lamang upang matiyak ang katumpakan ng mga minuto.
Lumikha ng Minuto ng Mga Meeting para sa Rekord
Gumawa ng mga tala sa panahon ng pulong. Tumuon sa paksa ng bawat talakayan at iwanan ang komentaryo. Halimbawa, tinalakay na ang pagbibigay ng pondo para sa isang bagong gusali ay tinalakay, ngunit huwag tandaan na ang "talakayan ay emosyonal at pinainit." Tandaan kung sino ang iminungkahi ng bawat galaw at kung ano ang nalutas.
Gumawa ng isang dokumento na magiging opisyal na pulong ng mga minuto. Ito ay dapat na parehong format tulad ng naunang mga minuto ng pagpupulong. Isaalang-alang ang paggamit ng anim na seksyon: Tumawag sa order, roll tawag, pag-apruba ng huling minuto ng pagpupulong, bukas na mga isyu, bagong negosyo at pagtigil. Sa ilalim ng bawat isa ay nagbibigay ng maikling at neutral na buod ng talakayan o aktibidad. Kung may bilang ng boto, isama ang tally. Kung ang mga boto ay hindi binibilang, sabihin lamang na ang isang kilos ay "dinala" o "nabigo." Gumawa ng espasyo para sa mga minuto upang ma-sign sa pamamagitan ng iyong sarili bilang tagasulat ng tala at ang tagapangulo, na aprubahan ang mga minuto.
I-circulate ang mga minuto sa mga miyembro ng board sa loob ng isang linggo ng pulong at - kung ang pulong ay pampubliko - isumite ang mga ito bilang pampublikong tala. Gumawa ng mga pagbabago at pagwawasto kung kinakailangan. Sumangguni sa iyong sariling mga tala o sa iyong pag-record ng pulong kung kailangan ng paglilinaw.
Store Minuto ng Mga Meeting sa Mga File ng Kumpanya
I-file ang mga minuto ng pagpupulong kasama ang mga nakaraang pagpupulong. Maaari mong panatilihin ang mga minuto sa isang tagapagbalat ng aklat, na isinaayos ng komite o board, at nang magkakasunod. Dahil ang mga minuto ng pagpupulong ay legal na mga rekord, panatilihin ang mga ito sa head office.
Tanggalin ang rekording na ginawa mo sa pulong, maliban kung patakaran ng iyong organisasyon upang panatilihin ang rekord na ito. Kapag ang iyong mga minuto ay pangwakas ay karaniwang hindi na kailangang panatilihin ang back-up na ito, at ang mga nilalaman nito ay maaaring sensitibo o kompidensyal.
Kopyahin at ipamahagi ang mga minuto ng pagpupulong sa simula ng susunod na pagpupulong. Ang mga ito ay maaprubahan bilang unang punto ng negosyo.
Mga Tip
-
Suriin ang mga template ng pulong kung kinakailangan. Pag-aralan kung paano pinananatili ang mga lumang minuto, o maghanap sa online para sa "Mga Minuto ng Mga Template ng Meeting."
